DUPAK ARSIPARIS

Hal yang banyak dibincangkan dalam masa transformasi Jabatan administratator ke fungsional tertentu ialah apa dan bagaimana penilaian prestasi kinerja dengan sistem kredit poin. Arsiparis sebagai satu diantara ratusan jabatan fungsional tertentu, tentu memiliki skema pengaturan kredit poin. 

Berikut ini merupakan rangkuman informasi terkait penilaian kinerja arsiparis yang diangkat dengan penyetaraan jabatan. Informasi yang bersumber dari surat Deputi Pembinaan Kearsipan, ANRI pada tanggal 8 Januari 2021. 

  1. Terhitung mulai tanggal pengangkatan sebagai arsiparis wajib menyusun Sasaran Kinerja Pegawai atau SKP
  2. SKP terdiri tugas teknis dan tugas manajerial
  3. Tugas Teknis didasarkan pada Perka ANRI 4 tahun 2017 tentang pelaksanaan tugas JF Arsiparis 
  4. Tugas manajerial didasarkan pada uraian tugas dalam analisis jabatan pada setiap Kementerian dan lembaga
  5. Mengusulkan Daftar Usulan Penetapan Nilai Kinerja atau DUPNK yang telah ditetapkan oleh Atasan Langsung (Pejabat Penilai) 
  6. Pengusulan DUPNK kepada Tim Penilai sesuai dengan tata aturan waktu kepada Tim Penilai Instansi masing2 (sampai dengan jenjang arsiparis muda), dan kepada Tim Penilai Instansi Pembina (ANRI) bagi jenjang ahli madya
  7. DUPNK melampirkan Bukti kerja sesuai Standar Kualitas Hasil Kerja (SKHK) yang termuat dalam Perka ANRI No. 23 tahun 2017
  8. Lampiran Surat Pernyataan Melaksanakan Pekerjaan (SPMK) ditandatangani oleh pimpinan unit kerja
  9. melampirkan SK Jabatan dan pangkat terakhir yang terautentikasi atau legalisir

Rupiah dalam arsip

Jumat, 8 Januari 2020. Saat melakukan pemilahan arsip, aku menemukan dua lembar uang pada berkas tahun 80an. Berada pada amplop putih bertuliskan Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Kejadian penemuan uang pada berkas kerja, bukan pertama kali. Saat pemilahan berkas pada Direktur Pembinaan Program Migas yang teringat pada dua taun lalu pun sempat bertemu dengan rupiah pecahan 50 ribuan.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi pengingatku saat nanti bertemu kembali dengan uang dalam arsip.

Koor & Sub, Atasan Langsung

Penunjukan Koordinator dan sub koordinator untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi di Lingkungan Kementerian ESDM, ditetapkan melalui surat Keputusan Menteri ESDM Nomor 241 tanggal 8 Desember 2020. Kemudian pada tanggal 6 Januari 2021, Direktur Jenderal Migas telah menunjuk nama sebagai koordinator dan sub koordinator di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. 

Syah… Peran manajerial dan koordinasi yang selama ini berada di pundak pejabat administrator bertransformasi ke jabatan koordinator dan sub koordinator. Lingkup peran yang telah disebutkan dalam penetapan pimpinan tinggi Ditjen Migas tersebut, ialah mengkoordinasi pengelolaan sekelompok pejabat fungsional dan atau pejabat pelaksana dalam melaksanakan tugas fungsi organisasi sesuai peraturan perundangan. 

Akhirnya, staf pelaksana yang selama ini merasa kehilangan induknya sudah dapat bernafas lega. Dengan kata lain dapat dimaknai bahwa sub koordinator bertindak sebagai atasan langsung yang turut mengelola kelompok pekerjaan fungsional. Sub koordinator tetap difungsikan sebagai kepala sub bagian atau kepala seksi. 

Tentu penting bagi pelaksana atawa staf seperti halnya arsiparis. Sistem penilaian kinerja arsiparis yang berlaku saat ini telah menetapkan atasan langsung sebagai pejabat penilai kinerja. Setidaknya sampai dengan diperbaharuinya sistem penilaian kinerja arsiparis yang ditetapkan melalui Peraturan Kepala ANRI sebagai instansi Pembina JF Arsiparis. 

Admin Unit dan Ttd QR Jabatan Koordinator

“brur..mo nanya, untuk disposisi nadine, udah ga bisa ya yang plt akuntansi..kalo sipeg masih di gw yang akuntansi..tapi nadine udah ga bisa disposisi..mulai hari ini, kmren msh bisa” pena ke gawaiku dari sub koordinator kekayaan negara yang juga menjalankan peran pelaksana tugas sub koordinator akutansi pada Sekretariat Direktorat Jenderal pada 30/12/2020 jam 12.48 WIB. 

Aku pun segera menghubungi peran admin unit yang ditetapkan dalam pengaturan manajemen pengguna nadine.ESDM. Peran ini dijalankan oleh Pranata komputer pada unit IT dan petugas pada unit ketatausahaan. Dengan sedikit perubahan pengaturan pengguna yang bersifat multi user, maka keluhan seorang sub koordinator akutansi terselesaikan. 

Hal tersebut di atas menunjukkan bahwa data Plt lebih cepat terimplementasi tatkala sering terjadinya permasalahan integrasi antara aplikasi SIPEG dengan Nadine. Artinya peran admin unit pada nadine dapat menjadi alternatif demi kecepatan layanan persuratan elektronik. Meski penunjukan Plt merupakan ranah kepegawaian, namun rilisnya surat perintah pimpinan unit organisasi tentang Plt Koordinator dan sub koordinator memantik kecepatan proses persuratan.  

Terjadinya Ambiguitas proses bisnis disposisi surat masuk yang berjenjang melalui koordinator (eks. Pejabat administrator) dan sub koordinator (eks. Pejabat pengawas) disebabkan dengan hilangnya kewenangan penandatanganan nota dinas. Seorang koordinator yang menerima penugasan dari pimpinan tinggi pratama, tentu mendapatkan hak dalam penyampaian laporan yang dituangkan dalmm format nota dinas. 

Hilangnya kewenangan seorang koordinator dalam menandatangani nota dinas tentu memantik penentuan petunjuk teknis pada unit organisasi yang berbeda beda. Suatu nota dinas dalam jabatan tambahan seorang koordinator lebih menggambarkan informasi internal yang tidak termuat dalam surat yang akan ditandatangani pimpinan tinggi pratama.

Penulis mencoba mengemukakan dua hal yakni perhatian pada peran admin unit organisasi (selain admin pusat pada pusdatin) dan kewenangan pada jabatan koordinator untuk dapat menandatangani nota dinas (meski berwujud QR). Perlunya menghidupkan forum admin pusat dan unit organisasi demi menjawab perubahan proses bisnis sebagai dampak transformasi Jabatan. 

Sharing with CPNS Ditjen Migas 2019

7 Januari 2021, aku berkesempatan menemani diskusi dengan generasi penerus Ditjen Migas jalur rekruitmen CPNS 2019. Persis dengan tahun sebelumnya, kebutuhan unit kepegawaian untuk menemani ajang pengenalan atawa orientasi internal bagi calon Pegawai Negeri Sipil di Direktorat Jenderal Migas KESDM. 

Lima dari total enam orang diantara mereka merupakan generasi 90an. Di pundak merekalah laju organisasi kemigasan Indonesia dimasa mendatang. Bukan tanpa alasan, tergambar seperti pertanyaan Rizqi, Calon Analis Kebijakan yang diutarakan di forum yang berdurasi kurang lebih dua jam. “Apa bedanya Lemigas dengan SKK Migas?” tanya rizqi setelah ceritaku terkait tunjangan pegawai Badan Layanan Umum atau BLU yang bisa jadi lebih besar dari pada yang diterima oleh pegawai Ditjen Migas. 

“SERU” Pikirku,  memancing diskusi dari motif bekerja untuk kesejahteraan. Penghasilan PNS yang salah satunya ialah Tunjangan Kinerja yang berbeda sesuai dengan jenis instansi. Pancingan itu tentu akan membuka tanya mereka akan keberadaan institusi kemigasan yakni SKK Migas, Ditjen Migas, BPH Migas, Lemigas, dan BUMN Migas. 

Tentu hal diatas hanyalah intermezo. Topik yang diberikan unit kepegawaian Ditjen Migas kepadaku terkait NASKAH dinas elektronik atau akhir akhir ini tenar dengan sebutan “NADINE.ESDM”. 

Aku pun mengawali dengan mengenalkan Kode Jabatan seperti DJM untuk Direktur Jenderal Migas, DMB untuk Direktur Pembinaan Program Migas, DME untuk Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas, DMO untuk Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas dan DMI untuk Direktur Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas. 

Kemudian seterusnya sampai dengan beberapa kode untuk jabatan administratator yang telah bertransformasi ke Jabatan Fungsional. Kemudian lanjut dengan membuka aplikasi naskah dinas elektronik dengan username dan pasword yang telah mereka /CPNS terima. 

Single User ID untuk beberapa aplikasi perkantoran di Kementerian ESDM yang ditetapkan oleh Pusdatin telah mempermudah bagi berjalannya administrasi perkantoran secara elektronik. Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi dokumentasi dua jam berdiskusi antara arsiparis dan CPNS 2019 di Ditjen Migas. 

Terlihat dari raut muka baru pegawai Ditjen Migas, kepuasan dalam berdiskusi. Hingga tak terasa bunyi adzan Dzuhur menyudahi diskusi sesuai target waktu yang telah ditetapkan oleh unit Kepegawaian. 

Timbal Balik & Budaya

“Pengaturan dan pengelolaan arsip berdasarkan azas timbal balik” yang tertulis dalam tujuan memorandum kersajama menjadi menarik bagiku. Redaksi naskah memorandum kerjasama internasional yang berlatar KEMLU terkait azas timbal balik, telah membuka wawasanku.

Selain itu, bidang dokumentasi perkembangan budaya dengan pertukaran profesional tentu membuka cakrawala tersendiri. Bahkan kearsipan lekat dengan kebudayaan. 

18 Mei 2016, ditandatangani Memorandum tentang Kerjasama bidang kearsipan antara Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Badan Kearsipan federal Rusia di Sochi. 

Dengan merujuk pada Persetujuan bersama antara Pemerintah Republik Indonesia dan Pemerintah Federasi Rusia di bidang Kebudayaan 14 November 1998, memorandum tersebut mempertimbangkan kerjasama dalam bidang dokumentasi bagi perkembangan budaya, dan pertukaran akademis. 

Memorandum kerjasama berlaku sejak tanggal penandatanganan sampai dengan enam bulan sejak tanggal penerimaan pernyataan tertulis dari salah satu pihak yang menyatakan keinginan untuk mengakhiri pelaksanaan kerjasama. 

Naskah Serah Terima Muesum Migas

Pada Selasa,18 April 1989 Menteri Pertambangan dan Energi selaku penanggung jawab pembangunan museum dan Pusat Ilmiah Minyak dan Gas Bumi “Graha Widya Patra” TMII menyerahkan kepada Ketua Yayasan Harapan Kita, BP3 Taman Mini Indonesia Indah. 

Museum yang diserahkan dalam rangka melengkapi pembangunan TMII di Jakarta ini dengan isi dan fasilitasnya. Naskah Serah Terima tersebut memiliki tingkat perkembangan “copy” (bukan asli) ditandatangani oleh Bapak Ginandjar Kartasasmita dan Ibu Tien Soeharto. 

Sepedaan Situ Asih

21 (dua puluh satu) Situ yang tersebar di 7 (tujuh) kecamatan pada Kota Depok menjadi tema menarik untuk bersepeda. Seperti Minggu, 3 Januari 2021 aku bersama tim Roda Vit menyambangi Situ Asih Pulo. Dengan luas kurang lebih delapan hektare, Situ Asih Pulo berada di Kecamatan Pancoran Mas Depok Jawa Barat.

Sepanjang 16 (enam belas) kilo meter memakan waktu kurang dari dua jam cukup memicu peregangan otot otot kaki. Kaki yang kesepuluh, aku menjalani gowes tipis tipis menjelajah sudut kota Depok. Depok yang memiliki kedekatan secara wilayah dengan Ibukota Negara Indonesia tentu memiliki kepadatan pemukiman. 

Setidaknya, dengan bersepeda bertambah wawasanku mengenai wilayah penyangga Ibukota. Terlebih dengan menyambangi Situ sebagai area resapan air permukaan, pemaknaan daerah penyangga Ibukota bukan hanya sebagai wilayah bermukim para pekerja. Keberadaan Situ pada daerah penyangga menjadi bagian dari lingkungan hidup air yang menjadi isu menarik tatkala bencana banjir melanda Ibukota Indonesia.