Nurul Muhamad

“Berapa jumlah boks yang dapat diusulkan musnah dan pindah? ” tanya Mas Eko kepadaku. Pertanyaan dari seorang auditor, jabatan fungsional tertentu pada urusan pengawasan operasional perkantoran kepemerintahan.

Pertanyaan tersebut serasa mudah untuk dijawab. Namun sulit terjawab, tatkala arsiparis dan pejabat struktural urusan kearsipan berada pada sistem kearsipan yang belum terintegrasi. Regulasi internal kearsipan yang ditetapkan kurang mampu menjawab tantangan atau permasalahan kearsipan. 

Menurutku, sejak terbitnya UU No. 43 tahun 2009 yang kemudian disusul Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012, dapat ditangkap dan dimaknai untuk mengurai beban penyimpanan arsip kertas pada instansi.

Tulisan ini hanya akan menjadi sudut pandangku, pasca diskusi bersama auditor saat berlangsungnya pemeriksaan operasional rutin. Selasa, 6 Oktober 2020, perenunganku kembali kepada pertanyaan Mas Eko siang itu. Berapa ratus boks dari koleksi arsip Ditjen Migas yang saat ini mencapai lebih dari 8.600 boks yang dapat diusulkan musnah, dan berapa boks arsip yang dapat diusulkan pindah ke Pusat Arsip Kementerian ESDM? 

Sampai disini, nalarku pun sampai pada usaha pengendalian resiko internal organisasi sebagaimana fungsi audit yang aku pahami. Diperlukan mitigasi resiko atas beban penyimpanan arsip. Arsip kertas memiliki dimensi fisik, meneriakkan ongkos operasional perkantoran yang semakin membengkak. 

ARSIP secara alami tercipta bersamaan laju kegiatan instansi nyaris melalap ruang perkantoran. Sebagaian besar arsip masih bermediakan kertas membutuhkan ruangan khusus dan lemari atau roll opeck. Tatkala ruang simpan arsip telah penuh, maka mendesak pengurangan arsip.

Nah, di kearsipan diistilahkan dengan “fase penyusutan arsip” sebagai bagian dari siklus daur hidup arsip. Fase ini telah dituangkan di Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 

Diskusiku bersama auditor dengan terkait pertanyaan  diatas, sampai pada Peraturan Menteri ESDM No. 2 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM. Mendasarkan regulasi internal kearsipan KESDM tersebut, dapat membantu menjawab pertanyaan Mas Eko. 

Kenapa? Karena diperlukan korelasi antara klasifikasi arsip dengan jadwal Retensi Arsip (JRA). Meski Regulasi kearsipan KESDM tahun 2020 tersebut mencabut peraturan menteri sebelumnya yang diterbitkan di tahun 2006. Namun ternyata, klasifikasi arsip masih belum dicabut, atau masih berlali sebagai acuan bagi penataan arsip. 

Mengapa perlu Korelasi klasifikasi arsip dan Jadwal Retensi Arsip? Padahal, sejak tahun 2011 telah terbit aturan teknis tentang JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi? Seolah permen ESDM tentang JRA menimbulkan keriuhan tersendiri. Arsip yang ditata sesuai klasifikasi arsip perlu dirombak sesuai jenis dan seri pada JRA.

Dengan kata lain, arsip aktif yang tersimpan sesuai klasifikasi arsip, tidak menggambarkan volume berdasarkan usia atau waktu simpan. Pengelompokkan data dan fisik arsip saat masa aktif (asumsi sesuai klasifikasi arsip), berbeda dengan kelompok jenis dan seri pada Jadwal Retensi Arsip. 

Konsekuensisinya, arsiparis harus merubah penataan arsip di masa aktif saat masuk masa inaktif. Arsip yang sudah ditata oleh unit kerja(ruang arsip aktif), harus diolah kembali saat di unit kearsipan (ruang arsip inaktif). Penataan kembali disesuaikan berdasarkan kelompok dan jenis arsip yang tercantum pada Jadwal Retensi Arsip.

Akhirnya, gambaran diatas menjadi justifikasi jawabanku atas pertanyaan Mas Eko selaku auditor. Hanya sekitar 700 boks yang dapat kita usulkan untuk dapat dimintakan Persetujuan Biro Umum agar dapat dipindahkan ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. 

Serasa belum berarti, selisih jumlah dari total 8.600 boks yang dapat diusulkan pindah ke Pondok Ranji (Pusat Arsip Kementerian ESDM). Sebenarnya masih dapat bertambah, namun perlu usaha penataan kembali agar mendapatkan gambaran jumlah boks terhadap arsip berketerangan permanen.

Setidaknya ada 3 peraturan Menteri ESDM yang berbeda terkait JRA yakni JRA Fasilitatif non keuangan dan kepegawaian, JRA Arsip Keuangan, dan JRA Substantif Minyak dan Gas Bumi, yang harus dirujuk oleh arsiparis untuk mendapatkan keterangan permanen.

Kuantitas dalam satuan boks, menjadi catatan perbaikan auditor agar dapat memenuhi perjanjian kerjasama dan pertanggungjawaban keuangan. Begitu juga kedudukan ruang simpan arsip yang perlu intervensi pemindahan arsip ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. 

“pemindahan arsip ke Pusat Arsip bukan semata memindahkan fisik melainkan beserta kewenangan pengelolaan” tuturku kepada Mas Eko selaku Auditor. Dalam hal pelestarian arsip memerlukan tindakan pemindahan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. 

“Meski demikian, temu balik atas arsip yang telah dipindahkan, tidak mengalami kesulitan” tambahan penjelasanku atas perdalaman auditor. Biro Umum menangkap arsip pindah dari unit organisasi seperti Ditjen Migas dalam kerangka memori organisasi. 

Sebagaimana peraturan Menteri ESDM No. 18 tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Minyak dan Gas Bumi, terdapat kolom keterangan untuk tiap jenis/seri arsip sebagai penggambaran kondisi arsip (nasib akhir). 

Pada keterangan “permanen“, tiap jenis dan seri arsip dapat diusulkan untuk dipindahkan ke Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM. Sedangkan pada keterangan “musnah“, dapat diusulkan pada panitia penilaian arsip agar dibuatkan berita acara. 

Berdasarkan berita acara penilaian arsip yang telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, akan mendasari permohonan persetujuan pemusnahan kepada lembaga yang ditunjuk oleh Undang Undang.

Gambaran di atas merupakan ilustrasi setelah empat hari berada di Yogyakarta bersamaan dengan rapat koordinasi konkit nelayan 2020. Aku pun kembali ke habitat rutinku dari Di stasiun 🚉 gambir Jakarta

Senin, 5 Oktober 2020,5:47 WIB,  kembali tiba di Jakarta via Kereta Api BIMA. Hawa sejuk jakarta, tercium dari samping monas. Pun sesampai di Gedung Ibnu Sutowo, air yang masih menempel di muka, mengundang sejuknya udara di lantai 5, area parkir. 

Kedatanganku di kantor atas janji kerja dengan auditor. Obyek kearsipan menjadi satu diantara sampel auditi. Setelah berkoordinasi via pesan singkat dan telepon, sampailah pada ruang yang menjadi obyek perikatan kerjasama penyimpanan arsip. Kerjasama antara Ditjen Migas dan Pusat Jasa Kearsipan ANRI melalui mekanisme pengadaan barang dan jasa.