Nurul Muhamad

Naskah perizinan, Bentuk Khusus?

Apakah naskah dinas “perizinan” memiliki kategori tersendiri? Pertanyaan tersebut muncul setelah seorang analis pengembangan investasi yang berkolaborasi dengan pranata komputer akan melakukan integrasi aplikasi. Pemanfaatan TIK pada urusan perizinan terkait erat dengan urusan persuratan dinas.

Satu bahan diskusi menarik tatkala naskah perizinan menjadi bagian dari naskah korespondensi. Fakta lain bahwa naskah perizinan dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan. Tak hanya pada ketegori korespondensi dan naskah pengaturan (SK), nyatanya naskah yang ditengarai sebagai naskah perizinan pun dituangkan dalam bentuk “keterangan” atau bentuk sertifikat.

Pada tata naskah dinas yg berlaku umum di instansi pemerintah, terdapat tiga kategori naskah dinas yakni korespondensi, pengaturan dan bentuk khusus.

Kemudian dari tinjauan tingkat pertambahan naskah yang ditengarai perizinan bersamaan dengan kedudukannya memunculkan suatu pendapat bahwa bahwa naskah perizinan memiliki karakteristik unik yang perlu diusulkan menjadi satu naskah bentuk khusus.

Sampai disini, nalarku menjadi tergugah untuk mengilustrasikan kembali terkait kategori naskah bentuk khusus.

Dalam Peraturan Menteri ESDM RI Nomor 02 Tahun 2020 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, Lampiran I : Tata Naskah Dinas, tersurat kategori naskah dinas antara lain adalah Bentuk Khusus

Naskah Dinas Bentuk Khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan yang diatur secara khusus. Naskah dinas khusus merupakan naskah dinas yang mempunyai bentuk khusus baik karena permasalahannya maupun karena peraturan dari instansi pemegang kewenangan fungsional.

Jenis naskah dinas khusus antara lain adalah:

Surat Perjanjian : naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama mengenai objek mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
Surat Kuasa : naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hkum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan, dengan rentang kendali baik vertikal maupun horizontal.
Berita Acara : naskah dinas yang berisi urutan mengenai proses pelaksaaan suatu kegiatan dan harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.
Surat Keterangan : naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan
Pengumuman, memuat pemberitahuan atau penjelasan mengenai suatu hal atau berlaku umum untuk waktu 1 (satu) kali atau untuk waktu terbatas/tertentu, yaitu sampai isi pengumuman itu diketahui dan dilaksanakan oleh seluruh/sebagian unit organisasi yang bersangkutan.
Surat Penyerahan Tugas : naskah dinas bersifat penyerahan tugas kepada pejabat yang ditunjuk untuk melakukan tugas sehari-hari pejabat yang menyerahkan tugas untuk jangka waktu kurang dari 7 hari kerja. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Surat Penyerahan Tugas adalah pejabat yang berwenang.
Siaran Pers : sebuah tulisan ataupun rekaman yang ditujukan langsung pada media massa dan masyarajat dengan tujuan untuk mengumumkan sesuatu yang memiliki nilai berita agar terpublikasi.
Sertifikat/Tanda Penghargaan : keterangan atau pernyataan tertulisa atau tercetak sebagai tanda bukti atas keikutsertaan/kelulusan/pengakuan atas prestasi atau kompetensi tertentu dari pejabat yang berwenang.
Piagam Penghargaan : keterangan atau pernyataan tertulis atau tercetak yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. Wewenang pembuatan dan penandatanganan Piagam Penghargaan adalah Menteri.
Naskah Dinas khusus bidang Administrasi Keuangan, Kepegawaian, dan Pengelolaan Barang Milik Negara mengacu pada peraturan dari instansi pemegang wewenag fungsional misalnya Kementerian Keuangan, Badan Kepegawaian Negara, atau instansi lain yang terkait.
Surat Pengantar : naskah dinas yang digunakan untuk mengantar dan menyampaikan barang atau dokumen.

Akhirnya, sesuai produk hukum terkait naskah dinas, tersebut diatas, naskah perizinan tidak berada pada kategori bentuk khusus. Namun demikian, naskah perizinan mempergunakan satu diantara kategori naskah bentuk khusus.

Pertanyaan selanjutnya, apakah naskah perizinan tidak dapat dikategorikan sebagai bentuk khusus?

75 th Pertambangan untuk Indonesia Maju

Bangkit untuk Indonesia Maju, 75 tahun pertambangan Indonesia. Momentum bersejarah dari kelahiran Kementerian yang mensuport pemerintah dalam menangani urusan sumberdaya mineral di Indonesia. “Sebesar besarnya untuk kemakmuran rakyat” sebagaimana diksi dalam Dasar Negara, UUD 1945 merupakan tantangan berbangsa dan bernegara termasuk Kementerian ESDM.

Sebagaimana video singkat dari Menteri ESDM,Bapak Arifin Tasrif, tantangan global dan nasional sebagai dampak pandemi COVID 19 menuntut insan pertambangan agar lebih kreatif dan inovatif. Pun aku, sebagai satu diantara ribuan PNS dan ASN yang menjadi bagian dari sumberdaya manusia di Kementerian ESDM.

Akhirnya, dalam jabatan penjaga memori kolektif organisasi dan mengawal sampai kepada memori kolektif bangsa, arsiparis turut mengucapkan selamat hari pertambangan ke 75. Ucapan yang turut memaknai semangat peringatan momentum Pertambangan di Indonesia, yang tepat pada tanggal 28 September. Bangkit untuk Indonesia Maju

Anak, Sisi insan Sosial

Sejak jumat, 18 September, anak anaku sudah tidak lagi bermain di luar rumah. Kondisi lingkungan sosial dalam bencana nasional non alam semakin mendekati rumah tinggal. Dalam rangka memberi kenyamanan kepada tetangga lain, aku dan istri pun berusaha mengkondisikan untuk tidak meninggalkan rumah.

Maksimal, ketiga anaku hanya bisa keluar sampai depan rumah saja. Persis di pelataran rumah, itu pun dalam pengawasanku dan ibunya dan nyaris tidak lebih dari satu jam.

Kebetulan, aku dan istri mendapatkan kesempatan yang hampir sama untuk bekerja dari rumah. Kembalinya penerapan pembatasan sosial secara ketat oleh otoritas pemerintahan di Ibukota Negara Jakarta, menjadi kebijakan yang menyulut pengamatan lebih dekat terhadap kebiasaan anak di rumah.

Seperti ilustrasi tulisan ini, aku jadikan dokumentasi pengamatan sempitku atas pembiasaan saling berinteraksi. Sebagai pendamping anak, tentu banyak orang tua yang berangan angan, dipunyainya oleh anak akan kecerdasan emosional dan kecerdasan sosial.

Kita pun hanya bisa menyikapi kondisi kehidupan pasca kedatangan virus Corona Disease COVID 19 di Indonesia. Dampak nya sudah terasa, pun tidak terlepas dari pembiasaan interaksi antar anak. Namun yang masih melegakanku adalah, dari ketiga anakku berselisih usia yang tidak begitu jauh. Jadi, meski mengalami pengkondisian di dalam rumah, mereka tak kehilangan suasana interaksi antar sesama anak.

Selisih usia dua tahun, menjadi tantangan bagi ketiga anaku untuk melatih emosi saat berinteraksi. Misalnya saat Nasywa (7 th) yang dibuatnya menangis oleh Dipta (5 th). Tangisan Nasywa harus meledak saat berebut kesempatan untuk memilih channel hiburan dengan kedua adiknya. Begitu juga tangisan Dipta yang tak jarang membuat aku dan istriku kehilangan kesabaran, saat berebutan mainan dengan Rara (2 th)

Selama sepuluh hari terakhir ini, ketiga anaku pun nampak mulai menikmati kondisi di dalam rumah. Bahkan, sudah tidak terlihat lagi kebiasaan Dipta yang senantiasa nyusul bapaknya ke Mushola. Dipta semakin tenggelam bermain dan berinteraksi dengan Kak Nasywa dan adek Rara.

Diakhir tulisan ini, perenunganku sampai atas akan dampak pembatasan sosial kepada tumbuh kembang anak. Kondisi sosial apa yang akan terbentuk dari pembatasan sosial ini?

Arsip, Transisi Konvensional ke Digital

Catatan Della Yuliana Ningsih ini mengusung judul presentasi “Arsip dalam Transisi Konvensional ke Digital” . Presentasi Bapak Ida Fajar Priyanto pada tanggal 22 September 2020. Penyelenggaraan webinar nasional kearsipan adalah komunitas arsiparis UGM Yogyakarta atawa disingkat FORSIPAGAMA.

Ephemera sebagai koleksi arsip antara lain KTP, Buku Tamu Perpustakaan, peta dan poster,
Best Praktik Arsip dan perkembangannya:
- Koleksi Dinasti Ching dan Ming abad 12-13 masih tersimpan rapi di Arsip Univesitas Peking. Koleksi tesis dan disertasi cetak Universitas Hong Kong masuk ke koleksi arsip universitas.
- Preservasi koleksi cetak dengan peralatan yang medern: Preserving the original and digitizing it.
- Pengelolaan arsip di Amerika Serikat berada di bawah tanah, menggunakan teknik RFI dalam penemuan arsip. Penggunaan peralatan forklift untuk mencapai arsip dibawah tanah. Hal ini untuk mendukung kenyamanan dan keamanan arsip yang disimpan.
- Digitalisasi : proses sebuah kantor dalam mengubah menggunakan peralatan digital dalam penciptaan arsip. Sedangkan digitasi : proses memindai (scan) bahan cetak.
- Lembaga arsip terus mengelola arsip cetak dan fokus pada preservasinya.
- Setelah ada program digitasi, preservasi membutuhkan peralatan yang sangat banyak karena bukan pekerjaan sederhana, butuh pengetahuan dan keterampilan, butuh penyimpanan yang baik dan membutuhkan temu kembali yang mudah.
Realitas dan gagasan dalam Penyimpanan dan Temu Kembali antara lain:
- Transisi cetak ke analog. Arsip dalam bentuk piringan hitam (record), kaset audio, kaset video, dan microform (slides, film mikro), arsip dalam bentuk harddisk, diskette, dan compact disk. Perlu penyediaan sparepart yang baik.
- Di masa awal era digital, terjadi digitasi besar-besaran. Semua arsip cetak, diusahakan untuk dialih media ke digital (aslinya tetap disimpan).
- Alih media (mikro ke digital, kaset audio/video ke digital).
- Arsip cetak (digital surrogates) dan digital (born-digital) harus disimpan pada tempat berbeda.
- Terdapat dua alat penyimpanan arsip yaitu, manual compact shelves dan electric compact shelves (menggunakan tombol). Kedua alat penyimpanan ini menghemat tempat
- Dalam temu kembali arsip di AS menggunakan RFID, berkembang ke sistem mobile, robotic, dan full automation (paling canggih, tidak perlu mendatangi ruang simpan).
- Tahun 90-an arsip born-digital, dalam berbagai format seperti ms word, excel, ppt, online archives (website, google form). Namun, format lama tetap dipertahankan.
- Era digital terbagi dalam tiga masa yaitu : Prehistory (belum ada TIK), History (individu hanya menggunakan, tidak membutuhkan teknologi), dan Hyperhistory (individu sangat bergantung dengan teknologi).
- Peran Arsiparis dalam stewardship (membantu pengguna), discovery (menemukan arsip), dan preservation (melestarikan arsip) dengan melibatkan media sosial.
- Digital Archiving perlu kontribusi organisasi dan masyarakat.
Arsip di era digital online
- Arsip yang accessible secara online, memerlukan keterampilan dalam bidang teknologi informasi, memerlukan pengetahuan arsip digital dan retensinya, membutuhkan perangkat keras, lunak, dan seni.
- Terbagi menjadi dua sisi : Frontend (tampilan penuh daya tarik, mudah digunakan, mengikuti kaidah UX, harus kuat, selalu terjaga dan updated secara berkala) dan Backend (perlu desain yang bagus)
- Arsip juga bisa didesain dalam kemasan virtual reality dengan memberi daya tarik, pengalaman, dan informasi yang dikemas lebih baik.
- Maslow’s Hierarchy for Data : Tingkat 1 : Saved (stored and preserved), Tingkat 2 : Shared (accesible, discoverable, citable)Tingkat 3 : Trusted (comprehensible, reviewed, reproducible, reusable)
Ekspansi definisi arsip perlu dilakukan agar kita berkembang. Contohnya, arsip universitas di Hong Kong menyimpan tesis dan disertasi dalam bentuk cetak, yang semestinya disimpan oleh perpustakaan, namun arsip universitas juga bisa menyimpannya. Selain itu, kantor arsip di Jerman menyimpan mumi yang semestinya berada di museum. Batu yang tertera tulisan yunani juga masuk ke arsip. Oleh karena itu, kita perlu memperluas definisi dari arsip agar terus berkembang.
Pengelolaan arsip hasil dari media sosial sudah berkembang di luar negeri. Ide tersebut muncul saat peristiwa demonstrasi tahun 2016. Foto-foto, email, twitter, dan bukti lain dari kegiatan demo tersebut dikumpulkan untuk di koleksi.
Pengelolaan dan pemeliharaan arsip membutuhkan storage yang besar, hardware dan software yang terjaga, dan membutuhkan biaya yang besar. Storage yang besar diperlukan untuk fisik arsip maupun arsip born-digital. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah lokasi penyimpanan, preservasi software, security dan safety, serta pengetahuan SDM dalam bidang kearsipan dan teknologi informasi. Secara prosedural pengelolaan arsip eletronik sama dengan arsip cetak, namun membutuhkan keterampilan teknologi.
Makna arsip dikaitkan dengan cultural heritage sehingga pemaknaannya menjadi luas. Maka muncul ephemera, kartu pos, dokumen korporil, dsb.

Arsip dan Pemindahan Ibukota

Sosialisasi SE Menteri PAN dan RB 1/2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019. Ringkasan oleh Tastsa Intan Paramitha yang telah mengikuti secara daring pada Selasa, 22 September 2020.

Menurut data terkini milik ANRI, lembaga negara yang menyerahkan arsip statisnya ke ANRI baru sebanyak 28% yaitu 48 Lembaga Negara. Sedangkan 72% atau 124 Lembaga Negara belum melakukan penyerahan arsip statis ke ANRI. Arsip statis yang diserahkan adalah periode Kabinet Kerja (2014-2019) dan periode sebelumnya
Penyelenggaraan kearsipan meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
Penyelenggaraan kearsipan nasional menjadi tanggung jawab ANRI. Sedangkan pada kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintah daerah provinsi, penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi.
Maksud dan tujuan ditetapkan Surat Edaran MenPAN-RB Nomor 1 Tahun 2020 adalah untuk menggerakkan pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyelamatkan dan melestarikan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasayarakat, berbangsa, dan bernegara serta identitas dan memori kolektif bangsa.
Bagi pencipta arsip, kegiatan yang dilaksanakan yaitu identifikasi arsip yang tercipta, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyusunan daftar arsip inaktif, dan penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Bagi lembaga kearsipan yaitu penilaian dan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.
Penyelamatan arsip negara berada pada area pengelolaan(dinamis) tanggung jawab instansi pencipta, sedangkan pelestarian pada pengelolaan arsip statis.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Pemberkasan arsip aktif yang meliputi:
- Pemeriksaan kelengkapan arsip, memastikan bahwa arsip sudah siap untuk diberkaskan.
- Pengindeksan, yaitu menentukan kata tangkap dari berkas.
- Pemberian kode berdasarkan klasifikasi arsip dan kode tunjuk silang apabila arsip memiliki lampiran yang berbeda jenis fisik arsipnya atau bekaitan dengan arsip lainnya.
- Pelabelan dengan menuliskan indeks dan kode klasifikasi arsip.
- Penataan berkas, yaitu dengan memasukkan arsip ke dalam folder dan disimpan dalam filing cabinet.
- Membuat daftar arsip aktif yang meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas.
Pengelolaan arsip inaktif, meliputi:
- Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.
- Penataan arsip yang diterima oleh unit kearsipan dengan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli.
- Setelah penataan fisik dilaksanakan, yaitu menyusun daftar arsip inaktif yang sekurang-kurangnya memuat informasi terkait pencipta arsip, unit pengolah arsip, nomor arsip, kode klasifikasi, urain informasi arsip, kurun waktu, lokasi simpan, jumlah, dan keterangan.
Penyusutan arsip dilaksanakan melalui kegiatan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan, dan pemusanahan arsip. Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan adalah arsip yang telah habis masa retensinya, berketarangan permanen menurut JRA, dan memiliki nilai guna kesejarahan. Pemusnahan arsip dilaksanakan pada arsip yang tidak memiki nilai guna primer dan sekunder, telah habis masa retensinya, berketerangan musnah menurutu JRA, tidak ada peraturan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.
Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung lembaga kearsipan. Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 53, lembaga negara, SKPD, Satker PTN, dan perusahaan wajib menyerahkan arsip statisnya kepada lembaga kearsipan. Kegiatan pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan public dalam suatu system kearsipan nasional.
Rencana Pemindahan Ibukota Negara (IKN), memiliki konsekuensi dalam pengelolaan arsip diantaranya yaitu:
- Arsip lembaga negara tidak mungkin dibawa semua ke IKN baru
- Penanganan arsip seringkali terabaikan ketika terjadi perpindahan lembaga
- Keberadaan arsip dinamis yang ditinggal di IKN lama berisiko terjadi pencurian fisik dan informasi karena kurangnya pengawasan.
Untuk itu sebagai langkah persiapan, dapat dilakukan:
- Pengamanan arsip inaktif di IKN lama, yaitu dengan menunjuk petugas khusus untuk menjaga keamanan fisik dan informasi arsip. Selain itu juga meminimalisir volume arsip inaktif di IKN lama.
- Percepatan penyusutan arsip, hal ini untuk meminimalisir volume arsip yang akan ditinggal di IKN lama dan arsip yang akan dibawa ke IKN baru. Penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan.
- Arsip yang akan dibawa ke IKN baru, untuk arsip aktif, arsip vital, dan arsip inaktif. Arsip aktif dan arsip vital dapat dibawa seluruhnya atau sebagian dan dalam bentuk alih media. Arsip inaktif apabila beberapa perlu dibawa ke IKN makan disarankan dalam bentuk alih media.

PCR/Swab Test di Gedung Ibnu Sutowo

Jumat, 25 September 2020, berlangsung pelaksanaan PCR/Swab Test yang menyasar ASN, TAD, Pegawai KPDM, dan Pekerja Renovasi Gedung, yang berada di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. Pengukuran dan pemeriksaan tersebut direncanakan selama 3 (tiga) hari kerja, terhitung mulai tanggal 25 s.d 28 dan 29 September 2020, pukul 07.30 – 12.00 WIB.

Berada pada lobby Utama Gedung Ibnu Sutowo Ditjen Migas, PCR/Swab Test sebagai tindak lanjut arahan Pimpinan Kementerian ESDM atas laporan tim gugus tugas COVID Kementerian ESDM. Dimana diperlukan pengukuran kepada pegawai yang akan menjalani WFO setelah melakukan perjalanan dinas luar kota.

Meskipun tidak 100 %, metode pengukuran dan pemeriksaan tersebut memiliki sensitivitas dan spesifisitas paling tinggi saat ini. Gelaran ini dapat pula dimaknai sebagai bentuk diinisisasi Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi pada Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dalam merespon tingginya angka paparan COVID 19 pada kluster perkantoran.

Diklat Self Assement

Senagnya hatiku, turut menjadi bagian dalam inisiasi peningkatan Indeks Profesionalisme ASN Ditjen Migas melalui diklat metode daring. Keikutsertaanku pada diklat Self Assesment di 23-25 September 2020 adalah kali kedua. Baca juga ilustrasi diklat daring ke-1 di tanggal 11-13 Mei 2020 pada tautan 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/13/arsip-digital-video/?preview=true

Melalui acara tersebut, aku pun berkesempatan bersilaturahmi tatap wajah PNS Ditjen Migas yang memiliki masa kerja 5-10 tahun. Tidak seberapa dari total 600 orag pegawai, namun kesempatan sangat jarang bisa kulakukan di lima tahun terakhir di Gedung Ibnu Sutowo.

“Nurul, Sibuk tak…… Iya ini sekalian ada assesment kriteria 5 sd 10 tahun di migas, aku mau liat potensi pegawai jadi perlu assesment, Krn ada yg tak bisa nurul aja, aku buat data base juga kedepan” terang pejabat pengawas urusan kepegawaian, bu Hening melalui gawai sehari sebelum pelaksanaan.

Tanpa pikir panjang, aku pun mengiyakan tawaran tersebut meski laptop di rumah masih terasa jadul. Alhasil dipaginya, dengan sedikit ribet saat proses instalasi aplikasi zoom, aku berhasil join. Namun sayang hanya mendapati kalimat akhir dari sambutan pembukaan Kabag Umum Kepegawaian dan Organisasi, Bapak Mukti Yunarso.

Melibas hari pertama diklat, tersisa rasa bahagia dari serunya canda riang dinamika kelompok dalam berdiskusi. Terlebih mendapat hal baru terkait metodologi penilaian karakter serta kondisi kepribadian atau sifat seseorang melalui analisa tulisan tangan.

Grafologi, satu pendekatan ilmiah dan keilmuan dari bangsa barat. Sejak ratusan tahun lalu, disiplin grafologi telah berkembang di eropa. Dan menurut pengasuh Grafologi asal Bandung yang dipanggilnya Kang Boku (Yasino Milyard), grafologi menjadi satu diantara banyak tools untuk assesment pembinaan sumber daya manusia.

“Seni othak athik gathuk iki sih🤪, lhayo padha ro maca betaljemur🤣, luwih sekti timbang 🤭ustad danu” komentar mas arief via japri kepadaku. Sepakat dengan seniorku, alumnus perminyakan ITB, mas arief. Bahwa kesan pertamaku mendapati pendekatan ilmiah pembacaan karakter dan kepribadian seseorang melalui analisa tulisan tangan(Grafologi), seperti seorang guru spiritual jawa yang menafsirkan primbon. Satu diantara primbon itu BetalJemur.

Perenunganku dari sepertiga diklat self assement, apapun pendekatan atau metodologi baik yang disebut ilmiah maupun klenik, potensi manusia itu berada pada diri manusia itu sendiri (menjadi diri sendiri). Meski akhirnya direspon oleh pelaku klinis psikologi, kang santos sekaligus moderator diklat.

“tidak semudah yang dikatakan, untuk menjadi diri sendiri bersamaan dinamika kondisi serta tantangan pekerjaan“

Setelah Grafologi sebagai tools yang bersifat subyektif. di hari kedua, sajian diklat mengajak para peserta untuk mempergunakan pendekatan DISC untuk memetakan kararter kepribadian seseorang. Dengan pendekatan DISC diharapkab mampu secara obyektif memetakan karakter dab kepribadian orang.

Sesi tanya jawab, aku utarakan simpulanku bahwa Nyatanya otak bawah sadar menuntun seseorang untuk menunjukkan kepribadian tertentu. Bahkan ternyata, kondisi lingkungan pun sangat berpengaruh terhadap kepribadian seseorang. Yang kemudian aku simpulkan hanya terkait dengan cara dalam bersikap dan mengambil pressisi setepat mungkin dalam menyikapi kondisi.

Diluar perkiraanku, simpulan keduakupun terpatahkan kembali dan dibahasakan oleh medoretor, kang Santos yg fasih memantik diskusi dengan kalimat kalimat provikatifnya. Bahwa yang menjadi tantangan adalah terbangunnya willingnes untuk mengkonfirmasi berbagai pihak atau berbagai kondisi atas profesionalitas dalam peran pada institusi.

Akhirnya, lepas hari kedua, sampailah perenunganku pada simpulan logika yang terlalu mudah diChalange atau dipatahkan oleh pelaku klinis psikolog. Dari sinilah semakin terkuak bahwa diklat self assessment yang berjudul “Pengembangan Self Knowledge untuk Meningkatkan Profesionalisme” bersama partnerinc, dapat menjadi satu pijakan untuk menerabas pemetaan potensi kecenderungan seseorang dalam peran masing2 di Institusi, termasuk pengisian jabatan.

Pun dengan pengisian 19 lembar pertanyaan dengan pendekatan Orpheus. Tools dalam mengukur kepribadian dan Integritas karakter individu dan mengungkap preferensi dan sikap individu saat ini terhadap aspek aspek tempat kerja.

Daftar Arsip, dulunya Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

“Assalamu’alaikum Pak Nurul… Maaf Pak, mohon ijin konsultasi pembuatan daftar arsip keuangan SPTJB seperti apa?” pena Bu Rina, Biro Umum Kementerian Kesehatan. Sharing antar arsiparis lintas Kementerian pun terlaksana dari buah aktivitas tulis menulis, pikirku di hari Rabu 23/9 09.24 WIB.

Ya, prasangkaku cukup mendasar. Sejak tulisan sederhana yang aku unggah di blog itu, kejutan kejutan datang dari arsiparis yang belum pernah bertatap muka. Respon tulisan yang memantik diskusi teknis kearsipan, cukup melegakan diri. Setidaknya, bolehlah aku beranggapan bahwa aku telah menjadi bagian dari perkembangan kearsipan.

Meski demikian, kita tidak perlu menganggap bahwa suatu “tulisan” menjadi tugas utama arsiparis ya…. Tulisan hanyalah tugas tambahan yang maksimal hanya bisa 13 poin saja. Padahal untuk menghasilkan tulisan yang bisa dinikmati orang, aku perlu konsisten dan harus mengunggah lebih 600 artikel terlebih dahulu loooo…

Kini, melalui ratusan artikel, aku sering mendapat ajakan diskusi, sharing pemahaman teknis kearsipan via gawai. Seperti testimoni bu Rina “Iya saya suka simak tulisannya di wordpress yang dishare malalui WA Grup AAI”

Pun di hari ini, diskusiku bersama bu Rina terkait penyusun daftar arsip. “penulisan deskripsi/uraian arsip di daftar arsip baik aktif maupun inaktif, menjadi bahasan yang ditekankan saat pembinaan ke unit kearsipan dan unit pengolah di lingkungan Kementerian Kesehatan” pungkasnya mengakhiri diskusi.

Tulisan ini hanya menjadi dokumentasi penghargaan kepada rekan rekan arsiparis yang berkenan mengajakku berbagi pemahaman teknis kearsipan. Termasuk bu Rina, dalam kapasitas arsiparis yang mensuport pelaksanaan Unit Kearsipan I (sebagai muara kearsipan Kementerian /lembaga). Bu Rina mengawali diskusi penyusunan daftar arsip berujung pada pembahasan redaksi uraian atau dekrepsi arsip.

Menurutku redaksi uraian informasi arsip atau deskrepsi itu terdiri dari beberapa unit informasi yang dapat distandarisasi, sehingga memudahkan dalam penginputan data. Dengan kata lain, memerlukan analisa awal oleh arsiparis tingkat keahlian. Hasil analisis atas unit informasi /kolom pada daftar arsip, diwujudkan pada lembar deskrepsi (dapat berupa tabel format MS excel)

Contohnya, kolom yg berjudul “jenis/seri arsip”. Kemudian contoh lain ialah kolom yang berjudul “uraian informasi arsip”. Pada ulasan ku yang berjudul daftar berkas, kasus penelusuran arsip untuk layanan pimpinan, sering kandas karena ketiadaan daftar. Pun terdapat daftar, ternyata arsip yang ditemukan tidak sesuai dengan bentuk arsip yang dipinta. Alhasil seolah daftar arsip tiada guna karena hasil penelusuran atau Bentuk arsipnya tidak sesuai permintaan pimpinan.

Saya pun sependapat dengan Bu Rina. “Tapi kan sebenarnya kalau sudah terdapat daftar aktif (daftar isi berkas maupun daftar berkas), ketika inaktif tinggal pemindahan fisik bersamaan dengan daftarnya?” balasnya.

Diskusi menjadi menarik kan??? Menurutku sih, kegagalan memaknai judul daftar berkas yang dianggapnya sama dengan daftar arsip, menjadi pangkal liarnya persepsi. Seingetku, dulu masih disebut daftar pertelaan arsip atau yang disingkat dengan DPA. Penyusunan DPA adalah penuangan ringkasan informasi dari beberapa berkas yang sudah dikelompokkan berdasarkan jenis dan seri kegiatan .

Akhirnya diskusiku berujung pada hipotesa bahwa perlu menterjemahkan uraian informasi arsip ke dalam unit unit informasi sejak penyusunan daftar isi berkas (unit kerja/unit pengolah). Hal tersebut akan lebih menggambarkan uraian uraian informasi arsip pada daftar berkas.

Bahkan jika memungkinkan, dalam penentuan redaksi uraian informasi arsip pada daftar isi berkas, perlu memperhatikan standar ISO terkait metadata. Sehingga menunjukkan struktur kontek dan konten saat menjadi judul uraian /deskrepsi pada daftar berkas. Kemudian tatkala memasuki masa inaktif, daftar berkas pun akan dilakukan pengolahan kembali untuk disebut sebagai daftar arsip inaktif.

Yang harus perlu diingat adalah, referensi atau jejak jejak perubahan redaksi uraian informasi arsip dari daftar isi berkas ke daftar berkas. Pun saat menjadi uraian informasi arskm pada daftar arsip inaktif yang dipindahkan ke unit kearsipan. Jejak 🐾 ini akan membantu dalam penelusuran kembali.

Semoga berguna.

Konsultasi Digitasi Arsip

Analis Kepegawaian pada PEM Akamigas Cepu, Mbak Migumi melayangkan pena via gawai kepadaku. Pasalnya, arahan pimpinan untuk mendigitalisasi arsip kepegawaian, keuangan, dan kemahasiswaan harus ia laksanakan.

“Mas nyuwun Sewu tentang digitalisasi arsip itu apa ya? kebetulan saya diberikan tugas bos, padahal saya Analis Kepegawaian” tulisnya melalui pesan singkat Whatsapp.

Arahan pimpinan untuk menyusun program digitalisasi arsip, memerlukan pendapat dari seorang arsiparis. Dan tanpa basa basi, aku pun membalas pertanyaannya ” Digitalisasi atau digitasi itu ada dua mbak, yang pertama implementasi sistem otomasi atawa dengan pembacaan dan penangkapan arsip melalui perangkat elektronik /komputer. Yang kedua ialah penyimpanan hasil penangkapan arsip dalam format digital (pdf) untuk disimpan pada aplikasi database dan server”.

Lepas terbaca dan mungkin dipahami, Mbak Migumi pun melanjutkan dengan pertanyaan pertanyaan yang mengarahkan ke teknis pelaksanaan digitasi.

“Trs caranya gimana mas? Aplikasi nya apa mas? Trs butuh alat scan sama apa aja mas? Kalau yang scan siapa mas?” lanjut Mbak Migumi

Sederhananya, dengan kita menscan arsip, sudah disebut digitasi. Ratusan bahkan ribuan file yang tercipta dari hasil scan, tentu akan menjadi kendala dalam pengelolaannya. Untuk itu diperlukan aplikasi database sebagai sarana pengelolaan sekaligus media simpan file pdf hasil scan sebelum nantinya diletakkan di server.

Digitasi tidak dapat dilepaskan dengan pemanfaatan teknologi informasi komputer (TIK). Sebaiknya, dalam penyusunan program digitasi arsip perlu diawali dengan koordinasi atau pendekatan ke unit IT atawa pranata komputer pada PEM Akamigas.

Oleh karena tugas dan fungsi unit IT lah yang melaksanakan tata kelola ruang penyimpanan data berupa server, dan jaringan internet atau intranet (lokal). Pun terkait lisensi sistem operasi komputer, aplikasi perkantoran sampai dengan anti virus, program komputer seperti pembaca file pdf merupakan wilayah tugas unit IT.

Tatkala analis kepegawaian atau arsiparis mendapatkan arahan pimpinan untuk menyusun program digitasi arsip, menurutku perlu duduk bareng dengan jabatan fungsional lain yang memiliki Kompetensi ICT atau Teknologi Informasi Komputer (TIK).

Memang di tahun yang telah berlalu, pembangunan sarana kerja yang mendukung pelaksanaan fungsi unit kerja seperti pembangunan aplikasi kearsipan, aplikasi surat, dan mungkin digitasi arsip, dapat dilaksanakan oleh unit kerja masing masing melalui mekanisme RKAKL.

Selaku fungsional kita dapat mengusulkan program kepada Penanggung Jawab kinerja sampai nanti kita mengawal proses pelaksanaan kegiatan anggaran. Tentu diperlukan penguasaan mekanisme pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan dan pelaksanaan pencarian anggaran.

Namun demikian, pada tahap implementasi setelah terbangun sistem otomasi (program digitasi) sebagai sarana kerja perkantoran, terkait erat dengan tatakelola ICT atawa TIK di masing masing unit organisasi.

” Kalo sudah siap infrastruktur nya (aplikasi, server, jaringan, alat scan, Software scan) maka menjadi tugas arsiparis untuk melakukan pengarsipan sistem digitasi” pungkasku untuk menutup konsultasi terkait ranah tugas kearsipan.

Meski pengarsipan (baik konvensional maupun sistem digitasi) menjadi ranah arsiparis, namun tidak menutup kemungkinan bagi analis kepegawaian atau fungsional lainnya menguatkan ketersediaan data dan perbaikan aksesibilitas atas rekaman kegiatan (arsip) demi tujuan kinerja unit.

Salah satunya dengan penyusunan program kerja anggaran “digitasi arsip kepegawaian dan arsip kemahasiswaan. Ranah fungsional selain arsiparis berada pada arsip dinamis aktif (dalam proses atau masih sering dipergunakan) sedangkan ranah arsiparis berada di arsip dinamis inaktif (selesai proses administrasi dan bersifat endapan bernilai sekunder)

Akhirnya, selamat datang di era kolaborasi antar jabatan fungsional demi mencapai layanan publik yang prima. Kalimat terakhir dari Mbak Migumi “Jadi tau susahnya Arsiparis yang bener bener bekerja buat membangun sebauh sistem” (22 September 2020)

Layanan via Daftar Arsip

Pada 17 September 2020, via telepon Risris satu diantara PPK Infrastruktur tahun ini mengabarkan kepadaku akan kebutuhan arsip yang tercipta di tahun 2011 dan 2012. Tidak lama setelah saling berbincang sebagai pendalaman keberadaan dan kepentingan arsip pembangunan SPBG, Risris mengirim tangkapan gambar dari daftar arsip berformat MS Excel.

Terbaca judul “Daftar Arsip Subdit Keselamatan Hulu Migas status 18 Oktober tahun 2013” pada gambar di gawai mengejutkanku. Betapa tidak, usia daftar arsip yang seumuran bocah SD kelas 1 atawa tujuh tahun masih dipegangnya.

Bertambah keterkejutanku, keberhasilan layanan penelusuran arsip perencanaan infrastruktur SPBG 2011-2012 mempergunakan daftar arsip sebagai hasil layanan kearsipan pada tujuh tahun yang lalu. Itupun melalui daftar yang belum berubah sejak aku kirim via email kepadanya.

Sampai disini, nalarku berkesimpulan bahwa pekerjaan kearsipan adalah pekerjaan untuk layanan di masa depan. Dari kasus layanan arsip diatas menunjukkan bahwa daftar arsip menjadi salah satu sarana penemuan kembali. Pun daftar arsip yang pernah aku susun sebagai bentuk layanan penataan kepada unit kerja pada tujuh tahun yang lalu.

Catatan lain dari layanan arsip tersebut bahwa, meski daftar arsip termaksud telah terjadi pembaharuan seiring dengan berpindahnya arsip dari unit kerja(Subdit Keselamatan Hulu Migas) ke Unit Kearsipan (Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi), namun dapat memberikan gambaran kepastian judul dan keberadaan arsip.

Diakhir testimoni keberhasilan layanan arsip ini, terantuk pada hipotesa bahwa kebutuhan arsip yang disampaikan kepada arsiparis dapat dilakukan analisa terlebih dahulu melalui daftar arsip yang ada. Daftar arsip yang telah dihasilkan dari layanan penataan akan membantu dalam penyampaian judul arsip yang diperlukan.

Tatkala kebutuhan arsip telah bertemu dengan kepastian judul arsip, maka mempercepat layanan kearsipan. Terlebih kebutuhan arsip yang berasal bukan dari unit kerja pencipta, diperlukan analisis awal untuk membantu penelusuran arsip.

Semoga berguna