Nurul Muhamad

Untung kebijakan WFH terjadi bukan pada 10 tahun yang lalu. Tak bisa bayangin, repotnya mendatangi warung Internet hanya untuk absen online. Satu dekade telah terlewati, Kini bukan hanya Internet yang terjangkau dan terdapat dimana saja, tapi HP layar sentuh dengan kategori telepon pintar pun bukan barang mewah berharga selangit yak hehehe 😂 😂. 

So, bisa dong jika pagi ini adalah pagi WFH. Aku pun mengambil 📱 HP atau istilah kerennya “gawai”. Aku membuka link kiriman temen kantor yang terlebih dahulu mendapat giliran WFH. Link yang dikirim via Whatsapp,  aku sentuh.

Berbeda dengan kerja menuju kantor, aku harus berburu dengan waktu, segera gas motor 🛵, cari jalan tikus karena lalu lintas padet. Sebelum jam delapan harus menempelkan sidik jari pada mesin absensi yang berada di lobby kantor.

Berbeda dengan WFH, tak harus buru buru bahkan hanya kepentingan sangat mendesak saja untuk datang ke kantor. Kebiasaan menempelkan sidik jari di kantor dapat diganti dengan absensi online Kementerian ESDM dengan alamat link tautan👇 

https://sipeg.esdm.go.id/app_absen_online/

Untuk absen online, pastikan y HP temen temen tersedia paket data . 😄 😄. Aku mencoba sentuh link diatas. Setelah memasukkan kata sandi, aku pun mencoba absen dengan menyentuh layar smartphone tanda sidik jari (absen) yang berada di tengah. Alhamdulillah lega…. aku telah berhasil melakukan absensi, 19 Maret 2020 jam 06.13 WIB. 

Satu jam perjalanan motor atau 1,5 jam perjalanan busway hanya demi absen pagi hari, telah tergantikan dengan 2 menit saja. Luar biasa kebijakan WFH. Dan luar biasa keadaan ini, hingga pimpinan memperbolehkan absen secara online. Dan luar biasa, aplikasi sipeg yang selama ini kembangkan, dapat menjadi manfaat bagi pengguna 👏👏👏👍👍

Hari kamis 19 Maret 2020 adalah hari keempat kebijakan WFH untuk ASN dapat bekerja dari kediaman masing masing. Bagiku, kebijakan tersebut meninggalkan tantangan untuk dicoba. Karena selama kurun waktu dasawarsa terakhir, baru kali ini terjadi keadaan luar biasa yang menyebabkan kebijakan langka tersebut. 

Meski perasaan “sayang” meninggalkan ruang kerja di perkantoran 🏢 Gedung Ibnu Sutowo. Begitu sayang kepada kantor adalah hasil dari kebiasaan tiap pagi selama 5 kali dalam seminggu senantiasa berjibaku dan bercanda di ruang pengolahan arsip unit kearsipan Ditjen Migas (rasa sayang yang tumbuh di antara kesedihan jarang Naik Pesawat ✈ 🤣🤣🤣🤣🤗😭) 

Bukan hanya sampai di perasaan sayang, tersisa perasaan “bersalah” jika tidak menyentuh objek kerja yang berada di ruangan tersebut. Pertambahan arsip yang begitu pesat, perlu diimbangi kecepatan dalam pengolahan arsip. Aku sering terhimpit perasaan bersalah tatkala kehilangan sehari atau dua hari dalam mengolah arsip. Hari pengolahan arsip kesempatan untuk mengimbangi kecepatan pertambahan arsip. 

Namun demikian, aku pun sampai pada kegelisahan. “barang kali kebijakan WFH ini memperkaya sudut pandang atas pekerjaanku“. Karena sebetulnya tidak mutlak berasa kesulitan dengan dalih keberadaan obyek pekerjaan yang memang wajib berada di kantor. 

Sudut pandang atas kearsipan yang identik dengan gedung 🏢 perkantoran pun dituntut luwes menerima perubahan kebijakan. Kebijakan untuk romote Working atau bekerja dari rumah menjadi tantangan kearsipan.

Diakhir tulisan ini, aku pun mencoba keseruan WFH. Agar tidak dibilang terlalu eksklusif atau terlalu ngoyo dalam bekerja di kantor. Semoga pula dapat berkontribusi untuk kemaslahatan, kebaikan bersama. Semoga Pandemi COVID 19 dapat segera terlewat. 

Semoga berguna 

Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi atau Ditjen Migas merupakan unsur pelaksana Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Dipimpin oleh pejabat tinggi madya, Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Selain itu juga terdapat lima direktorat yaitu Direktorat Pembinaan Program Migas, Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas, Direktur Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas, dan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. 

Ditjen Migas mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang migas, pembinaan, pengendalian dan pengawasan kegiatan minyak dan gas bumi.

🌟 Perumusan Kebijakan
Dibidang pembinaan pengendalian, dan pengawasan kegiatan perusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu, serta pengelolaan Penerimaan Negara  Bukan Pajak sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

🌟 Pelaksanaan Kebijakan
Dibidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu, serta pengelolan Penerimaan Negara Bukan Pajak sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

🌟 Penyusunan NPSK
Penyusunan Norma, Standar, prosedur dan kriterika di bidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan pengusahaan, keteknikan keselamatan kerja, lingkugan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu,  serta pengelolan Penerimaan Negara Bukan Pajak sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

🌟 Pelaksanaan Pemberian Bimbingan Teknis dan Supervisi
dibidang pembinaan,pengendalian, dan pengawasan kegiatan pengisahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu,  serta pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

🌟 Pelaksanaan Evaluasi dan Pelaporan
dibidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan sarana dan prasarana tertentu,  serta pengelolan Penerimaan Negara Bukan Pajak sektor minyak dan gas bumi sesuai dengan perundang-undangan.

🌟 Pelaksanaan Tugas Lainnya
pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi; dan pelaksanaan fungsi lain oleh Menteri.

Pelaksana Tugas (Plt.) Direktur Jenderal Migas periode ini yaitu Dr. IR. Ego Syahrial, M.Sc., menggantikan Dr. Ir. Djoko Siswanto, MBA. dibantu oleh Sekretariat Direktorat Jenderal Migas, Iwan Prasetya Adhi, S.E., Direktur Pembinaan Program Migas, Dra. Soerjaningsih, M.K.K.K., Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas, Ir. Mustafid Gunawan, M.E., Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas, Ir. Mohammad Hidayat, Direktur Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas Alimuddin Baso, ST, M.B.A., Direktur Teknik dan Lingkungan Migas yaitu Dr. IR. Adhi Wibowo, M.Sc.

Sampai dengan November 2019 Saat ini jumlah pegawasi Ditjen Migas terhitung mulai  adalah 494 orang yang terbagi dalam tiga kelompok jabatan, yaitu terdapat 291 orang menempati Jabatan Fungsional Umum, 119 orang menduduki Jabatan Fungsional Tertentu, dan 85 Jabatan Struktural Eselon I, II, III dan IV.  

 Jabatan fungsional umum di lingkungan Ditjen Migas yaitu: Analis Barang Milik Negara, Analis hukum, Analis harga dan subsidi BBM, Penyusun Rencana dan Program Pengembangan Migas, Analis Pengembangan Investasi Migas, Analis Penerimaan Negara Migas, Analis Penggunaan Barang Operasi Migas, Analis Kebijakan, Analis Kegiatan Eksplorasi dan Eksploitasi Migas, Analis Kegiatan Eksplorasi Migas, Analis Kegiatan Usaha Hilir Migas, Analis Kelaikan Teknik Migas, Analis Kerjasama, Analis Kerjasama Bilateral dan Dalam Negeri, Analis Keselamatan Migas, Analis Kontrak Kerjasama Migas, Analis Pembangunan Infrastruktur Minyak dan Gas Bumi, Analis Pengembangan Infrastruktur, Analis Pengembangan Investasi Hilir Migas, Analis Pengembangan Investasi Migas, Analis Pengembangan Usaha Hulu, Analis Penggunaan Tenaga Kerja Migas, Analis Standardisasi Migas, Analis Tenaga Kerja, Analis Usaha Penunjang Migas, Analis Wilayah Kerja Migas, Dokter Umum, Pengadministrasi Data, Pengadministrasi Kepegawaian, Pengadministrasi Keuangan, Pengadministrasi Umum, Pengelola Barang Milik Negara, Pengelola Data dan Informasi, Pengelola Kepegawaian, Pengelola Perbendaharaan, Pengelola Teknologi dan Informasi, Pengemudi, Pengolah Data, Penyelenggara Hubungan Masyarakat, Penyiap Rencana Program Pengembangan Migas, Penyusun Laporan Keuangan, Penyusun Peraturan Perundang-undangan, Penyusun Program dan Evaluasi, Penyusun Program Migas, Penyusun Rencana dan Laporan, Penyusun Rencana Program Minyak dan Gas Bumi, Perancang Peraturan Perundang-undangan, dan Teknisi.

Jabatan fungsional tertentu di Lingkungan Ditjen Migas yaitu: Analis Kebijakan, Arsiparis, Dokter Gigi, Inspektur Migas, Penerjemah, Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, Perancang Peraturan Perundangan-Undangan, Perawat Gigi, Perencana, Pranata Hubungan Masyarakat, Pranata Komputer, Pustakawan dan Statistisi. 

Kedudukan aplikasi persuratan secara online menjadi sangat strategis dikala kebijakan Work From Home (WFH) masih diterapkan oleh Instansi Pemerintah untuk penanggulangan COVID 19.

Dengan kedudukan tersebut, pastilah akan menuntut usaha penguatan aplikasi. Selain suprastruktur yang masih perlu diperbaiki, infrastruktur nya pun menjadi sangat penting untuk diperhatikan. 

Tulisan ini tidak akan membahas suprastruktur aplikasi yang sampai dengan minggu ketiga bulan Maret (7 minggu sejak launching), masih terlihat banyak terjadi kesalahan sana dan sini. Yang saya maksud kategori suprastruktur disini adalah kebiasaan/kompetensi /ketelitian para pengguna pada level operator, pengawas dan sekretaris. 

Kesalahan oleh operator adalah kurang cermat dalam melihat tujuan serta tembusan surat sehingga rekaman data surat tidak lengkap. Kesalahan fatal tatkala salah dalam memasukkan tujuan, namun tidak disadari oleh pengguna operator.

Kesalahan oleh pengawas yakni kurang cermat dalam memverifikasi data surat sesuai tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian ESDM. Dampak dari kesalahan tersebut data surat “melipir/salah tujuann. Akhirnya beberapa pengguna tingkat pejabat menyampaikan komplain kepadaku. 

Misalnya pejabat pengawas urusan informasi Hukum, pak Fauzi menyampaikan bahwa banyak surat Ditjen minerba yang melipir ke akun Kabag Hukum Ditjen Migas. 

Sampai disini, dari uraian di atas, aku pun sepakat bahwa masih tingginya kendala di kategori suprastruktur. Kondisi perbedaan kompetensi para pegawai KESDM sebagai pengguna “operator” haruslah didukung oleh infrastruktur aplikasi persuratan yang baik. 

Untuk itu pada kategori infrastruktur yang salah satunya terkait kehandalan database atau sistem komputer, saya kira perlu diperhatikan kembali. Pada apakah kehandalan sistem komputer? 

Yul kita urai sedikit 

Satu temuan atas melipirnya data surat Ditjen Minerba ke Ditjen Migas adalah bentuk Nota Dinas. Beberapa nota dinas yang diterima Bagian Hukum Migas berasal dari unit kerja Pada Ditjen Minerba.

Atas temuan tersebut, komentar dari salah satu pranata komputer Pusdatin “kemungkinan dalam input/register data surat dengan pengetikan bagian hukum”, tuturnya.

Dengan menunjukkan tabel kode unit kerja, ditengarai saat pengguna “operator” di Ditjen Minerba memasukkan data tujuan hanya mengetikan kata “bagian hukum”, namun tidak memperhatikan kode unit bagian hukum Ditjen Minerba. 

Dari daftar unit kerja ditemukan numenkelatur yang sama. Numenkelatur Bagian Hukum berada di Ditjen Migas dengan kode SDMH, bagian hukum Ditjen minerba kode SDB.H, bagian hukum Ditjen Listrik dengan kode unit SDL.3 dan seterusnya. 

Kejadian melipirnya data nota dinas pun bersifat masif (terjadi berulang kali). Hingga hari ini, seorang staf Bagian Hukum Migas mengirimkan capture daftar surat pada akun Kepala Bagian Hukum Migas kepadaku. 

Tindakan pencegahan yang aku lakukan adalah menyampaikan kepada user pengawas agar lebih cermat dalam melakukan verifikasi data surat sebelum diteruskan kepada tujuan surat. 

Namun demikian, tindakan pencegahan tersebut tidak bersifat komputerisasi. Kendala komputerisasi haruslah dicegah dengan pembatasan sistem komputer. Lebih parahnya adalah, alur aplikasi telah melanggar norma tata naskah dinas. Untuk itu perlu pengaturan pembatasan alur nota dinas.

Pembatasan sistem komputer yang dapat membatasi alur disposisi surat dari satu user pejabat administrator ke pengguna “staf” pada unit kerja lain dapat ter kondisi dengan baik.

Misalnya disposisi dari kepala Bagian Hukum ke staf bagian umum. Pasti secara sistem komputer alur disposisi tersebut telah ditolak sebagaimana aturan larangan dari tata naskah dinas yang berlaku 

Nah.. Bagaimana dengan alur registrasi nota dinas pada aplikasi persuratan online di Kementerian ESDM pada tahun 2020???

Tata naskah dinas yang berlaku di instansi pemerintah telah menggariskan bahwa penggunaan jenis naskah “nota dinas” hanya berlaku untuk internal unit organisasi.

Bagaimana pun aplikasi persuratan secara online harus dapat memperhatikan tata naskah dinas yang berlaku. Alur data nota dinas hanya bersifat internal unit organisasi saja.

Sampai disini, dapat aku simpulkan bahwa kehandalan infrastruktur dalam bentuk perbaikan sistem diimplementasikan dengan pengkondisian alur bentuk nota dinas yang hanya dapat terinput atau teregister untuk internal unit organisasi. 

Dengan demikian, tatkala operator manapun memasukkan data tujuan surat pada aplikasi persuratan online, secara otomatis data surat akan tertuju pada kode unit bagian hukum intern unit organisasi. 

CONTOH : operator di Ditjen Migas melakukan registrasi data nota dinas dengan mengetikkan kepala Bagian Hukum, maka dengan pembatasan tersebut, data surat akan otomatis tertuju kepada kepala Bagian Hukum Ditjen Migas dengan kode unit “SDMH” bukan bagian hukum di Ditjen lainnya. 

NB: perlu diperhatikan untuk nota dinas level asal pejabat eselon 1 kepada Menteri. Contohnya nota dinas kepala badan kepada Menteri ESDM

Semoga berguna 

 

Kebijakan yang diambil pemerintah dalam menyikapi mewabahnya penularan virus COVID 19 salah satunya dengan memperbolehkan pegawai untuk bekerja dari kediaman masing masing tanpa harus berangkat ke kantor. 

Instansi pemerintah telah mengeluarkan edaran resminya terkait Working From Home atau yang bisa kita singkat dengan WFH.

Bagaimana dengan pekerjaan Kearsipan? Apakah kearsipan dapat terlaksana dengan sistem WFH? Kita tau bersama bahwa obyek pekerjaan adalah arsip negara, jika dibawa pulang, bisa menjadi masalah bukan?

.

Ternyata Unit Kearsipan Ditjen Migas pun menerapkan WFH untuk satu petugas arsip yang terkategorikan. Salah seorang petugas di unit kearsipan Ditjen Migas yang setiap harinya mempergunakan moda transport umum yakni KRL. 

Kepada petugas tersebut, bernama Tsatsa kebetulan mempunyai laptop di rumah dan Smartphone dapat menerima email. Tugas yang dilaksanakan oleh Tsatsa adalah mengolah dan manuver data sebagai dasar manuver berkas fisik. 

Data berkas pembayaran yang berada di kantor yang sebelumnya dipegang oleh petugas lainnya, dikirimkan via email. Tentu saja data berkas pembayaran sudah bersifat inaktif yakni pembayaran infrastruktur tahun 2016 dan 2017.

Catur mengirimkan data SPM lelang tahun 2017 kepada Tsatsa. Dinda mengirimkan data SPM Lelang tahun 2006 s.d. 2015. Della mengirimkan data SPM Infrastruktur 2005 s.d. 2015 yang sebelumnya dikerjakan Tsatsa saat bekerja di Kantor. 

Melalui instruksi dan arahan via Whatsapp, maka selesai melakukan manuver data SPM Infrastruktur tahun 2016, Tsatsa pun mengirimkan data file Excel untuk di cetak di kantor, sebagai dasar manuver fisik berkas inaktif. 

Petugas arsip yang lain, Gondo yang berada di kantor pun melaksanakan penomoran kembali sesuai hasil manuver data yang dikerjakan oleh Tsatsa dari rumah. 

Diakhir tulisan ini, aku pun dapat menyaksikan bahwa kearsipan pun masih dapat menyesuaikan dengan kebijakan WFH. Obyek pekerjaan yang harus berada di kantor pun dapat di suport dengan Remote Working. Hari ini terlaksana juga WFH untuk pekerjaan kearsipan di Unit Kearsipan Ditjen Migas. 

Semoga berguna

Keutuhan dan kedaulatan rakyat atas wilayah dan pemerintahan, serta pengakuan dari negara lain menjadi alur logika “TERJAGA”. Ada keterhubungan secara logis antara pemilihan istilah “terjaga” dengan inisiasi penyelamatan fisik informasi sejak dini.

Tantangan bangsa Indonesia atas permasalahan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya dan permasalahan pemerintah yang strategis merupakan muara dari inisiasi muncul kategori arsip terjaga. 

Sebelum 2009, kearsipan dikatergorikan kedalam klaster dinamis, statis dan vital. Perubahan UU RI tentang pokok pokok Kearsipan tahun 1971 dengan UU No. 43 Tahun 2009 membawa paradigma baru kearsipan. Selama 38 tahun berjalan, tergambar satu metodologi baru salah satunya memunculkan klaster terjaga. 

Melalui agenda setting yang dituangkan dalam konsensus berbentuk Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Klaster terjaga disematkan ke dalam pasal 34 dan 43 pada UU terkait esensi fisik dan informasi yang harus dijaga keutuhan dan keamanan dan keselamatan sejak dini. 

Hal- hal tersebut diatas, merupakan ilustrasi dan pandanganku sebagai arsiparis dalam meneliti latar belakang kemunculan klaster baru dimana sebelumnya hanya ada arsip dinamis (aktif & inaktif), statis dan vital. 

Kita tahu bersama bahwa telah berada pada satu dasawarsa umur konsensus nasional tersebut. Pun penentuan klaster “arsip terjaga” pada Undang Undang RI 43/2009, PerANRI 18/2011, PP no. 28/2012, Per ANRI No. 41/2015. 

Meski demikian, patutkah jika muncul pertanyaan. “berasal dari manakah ide dan gagasan klaster anyar “arsip terjaga”? Jika untuk kepentingan Bangsa dan Negara, bukankah klaster arsip yang telah ada yakni “dinamis”, “statis” dan vital” sejak puluhan tahun dimaknai dalam pelaksanaan  kehidupan berbangsa dan bernegara? 

Adakah kajian akademis yang melibatkan lintas sektoral untuk mendalami jenis jenis arsip terjaga sebelum dituangkan dalam konsensus nasional berupa Undang Undang? 

Yuk kita analisis sedikit. Meski kita tahu bersama bahwa alur norma perundangan yang umum, tidak mungkin UU dapat dilaksanakan tanpa adanya petunjuk laksana berupa Peraturan Pemerintah, namun kemunculan Peraturan ANRI no 18 tahun 2011 dapat dimaknai sebagai petunjuk teknis arsip terjaga. 

Tiga tahun selepas ditetapkan Undang Undang Kearsipan tahun 2009, Juknis pengelolaan klaster anyar “arsip terjaga” secara teknis memberikan panduan terkait pemberkasan, pembuatan daftar, pelaporan melalui jaringan sistem kearsipan nasional serta tata cara penyerahan fisik arsip kepada Lembaga Kearsipan ANRI dengan batasan waktu tertentu. 

Jika temen2 penasaran dapat membaca file Pdf termaksud dengan mendowload pada website JDIH ANRI. Pada juknis versi 2011 tersebut kita dapat memahami alur logika arsip terjaga dan beberapa pendalaman informasi yg tertuang dalam struktur naskah. 

Aku yang mendonwload pada tanggal 11 Maret 2020, mendapatkan pemahaman baru terkait arsip terjaga. Kubaca salah satu jenis arsip terjaga yakni “kontrak karya”. 

Secara tekstual, persepsiku pun mengira bahwa tahun 2011 terjadi pendalaman materi klaster anyar dalam kearsipan. Masih terdapat perbedaan redaksi pada bab pertama poin D dengan Bab ketiga poin F terkait definisi kontrak karya dan jenis arsip kontrak karya. 

Tertulis pada Bab pertama poin D tentang definisi “kontrak karya” adalah suatu perjanjian pengusahaan antara Pemerintah Indonesia dengan pihak……untuk melaksanakan usaha pertambangan di luar minyak dan gas bumi. Kontrak karya yang dikecualikan adalah Migas. 

Sedangkan pada Bab ketiga lampiran tertulis contoh beberapa jenis arsip terjaga yang harus diberkaskan. Pada Poin F bab ketiga dimana termasuk kontrak karya antara lain bidang listrik, migas, panas bumi dan Batubara.

Terjadi perbedaan antar Bab (kesatu dan Ketiga) menjadi penguat dugaanku bahwa pendalaman materi substansi tidak melibatkan instansi yang menangani langsung urusan pengelolaan sumber daya alam.

Hal tersebut ditunjukkan pula dari contoh item yang termasuk arsip kontrak karya bidang migas adalah penetapan wilayah kerja gas metana Batubara. 

Pada perkembangannya di tahun 2012 dengan disyahkan Peraturan Pemerintah terkait pelaksana UU No. 43 Tahun 2009, ketentuan pasal 51 menegaskan kembali terkait “arsip terjaga”. Hal tersebut menegasikan Petunjuk Teknis Arsip terjaga 2011 dan terbitlah Petunjuk Teknis arsip terjaga tahun 2015.

Melalui Peraturan ANRI No. 41/2015, yang termasuk bagian dari jenis arsip terjaga antara lain kontrak bagi hasil pengusahaan migas. Sebagai catatanku saja bahwa Juknis arsip terjaga versi 2015 tidak menyebutkan bidang panas bumi yang sebetulnya telah tertulis pada versi 2011.

Diakhir ilustrasi ini, keterbatasan analisa ini hanya menjadi seiprit bahan pendalaman klaster arsip terjaga. Meski dibilang baru, agenda setting penyelamatan fisik dan informasi arsip negara pada klaster arsip terjaga telah memasuki satu dasawarsa. 

Akhirnya, sebagai arsiparis pada Ditjen Migas, melalui tulisan ini berusaha memaknai konsensus nasional kearsipan terkait penjagaan fisik dan informasi yang dikelompokkan pada klaster khusus yakni arsip terjaga. 

Sifat kekhususan tersebut dengan dengan pendekatan hasil konsensus berupa UU dan PP masih berada pada tahap wacana. Untuk itu masih perlu diikuti inisiasi dengan sharing knowledge, Forum Grup Discussion, rapat dengan pendapat dan seterusnya untuk memperjelas definisi dan jenis arsip terjaga wabil khusus arsip kontrak karya (versi 2011) dan kontrak bagi hasil Migas (versi 2015).

Hal tersebut juga akan menangkap Perubahan kondisi perjanjian pada pengusahaan Sumber Daya alam Indonesia terus berkembang sesuai tantangannya. Bukan hanya terbatas pada istilah “kontrak karya”, dan Kontrak Bagi Hasil Migas, namun dapat menangkap perkembangan istilah seperti Ijin Usaha Pertambangan Khusus (IUPK) dan perjanjian Migas Skema Gros Split. 

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

Semoga bermanfaat 

Virus Corona telah meliburkan anak anak dari sekolah di DKI dan Depok Jawa Barat. Informasi Keadaan darurat wabah menular virus COVID 19 menghiasi akhir pekan ini. Bahkan menjadi dasar kebijakan dua kepala daerah di sekitar wilayah tempat domisiliku.

Sabtu 14 Maret 2020 melalui media gubernur DKI Anis Baswedan dan Walikota Depok dan Muhammad Idris secara tertulis meliburkan kegiatan belajar mengajar untuk sekolah selama dua minggu. Sontak meramaikan media sosial seperti Whatsapp Grup. 

Keadaan bencana wabah menular ini pertama diumumkan langsung oleh Presiden Indonesia, Joko Widodo melalui media pada 2 Maret 2020. Serangan virus Corona atau COVID 19, melanda di diverbagau belahan dunia. Dua orang warga negara Indonesia yang berdomisili di Depok Jawa Barat, dinyatakan positif mengidap Virus yang konon mematikan itu. 

Badan kesehatan dunia atau WHO telah menyatakan bahwa COVID 19 menjadi Pandemi dan perkembangan yang menyebar.

Dua minggu berselang dari pengumuman presiden RI, kurang lebih 27 orang dan dua meninggal dari virus Corona atau COVID 19. Pada 13 Maret 2020, melalui Keputusan Presiden telah membentuk gugus tugas dengan pelaksana Kepala Badan Nasional Penanggulangan bencana.

Kontijensi keadaan darurat Virus Corona begitu masif dilakukan termasuk di kantor instansi pemerintah pusat. Kementerian pertahanan, Kementerian BUMN, Kementerian Sekretariat Negara telah merilis edaran yang viral melalui media sosial. Pada kategori pegawai negeri tertentu dapat melakukan kerja tanpa harus mendatangi kantor. 

Munculah istilah baru untuk Aparatur Sipil Negara yang boleh bekerja dari rumah. Istilah Work From Home versi Kementerian BUMN, dan Remote Working versi Kementerian Sekretariat Negara. 

Konon, virus ini mulai terdengar dari Woohan China. DiIndonesia terdengar berita tentang isolasi Natuna. WNI yang berdatangan dari China ditempatkan di Natuna. 

Terendus Sosialisasi Virus Corona baik berupa forum maupun informasi grafis. Tiap kantor menyediakan sabun sanitizer. Tiap orang menjaga kontak secara fisik. Perhelatan apapun yang mengumpulkan orang banyak pun diundur pelaksanaannya. Pergunakan masker 😷. Mengukur suhu badan sebelum masuk kantor. Kembali kepada minuman herbal empon empon, atau jamu gendong. Isolasi dini. Dan masih banyak lagi informasi sebagai pencegahan penularan wabah virus Corona. 

Day to Day di triwulan pertama 2020, unit kearsipan Ditjen Migas terus mengolah informasi inaktif yang mengendap pada berkas pengembangan investasi migas, kerjasama, Infrastruktur Migas, keselamatan Migas, dan pelelangan Umum. 

Meski berasa nyampah diantara kemegahan industri migas Indonesia, dalam kesederhanaan hati arsiparis menjadi karya terbaik sebagai tabungan warisan untuk anak cucu bangsa. 

🌟 Senin, 9 Maret 2020

1. Dinda melakukan manuver berkas keselamatan Hilir migas
2. Tstasa dan Catur melakukan manuver berkas investasi migas
3. Della mendeskrepsi berkas kerjasama migas 2012 s.d 2015
4. Avis dan gondo serta pak Jhon , melaksanakan stock opname berkas pengadaan pelelangan Umum sebanyak 55 boks, berkas keuangan 92 boks dan berkas pembayaran infrastruktur 2015 sebanyak 34 boks
5. Penyiangan berkas manuver investasi Migas oleh nisa, Soraya dan Haji Mikun
6. Perapian bahan non arsip sebanyak 2 karung oleh Haji Tatang

🌟 Selasa, 10 Maret 2020

1. Merapikan dan pengurutan berkas investasi Migas hasil manuver berkas inaktif oleh avis, Jhon, Soraya, nisa, H. Mikun
2. Merubah nomor definifif berkas investasi migas oleh Tsatsa
3. Penomoran kembali berkas pembayaran pembangunan infrastruktur tahun 2015 oleh teguh
4. Penomoran kembali berkas keselamatan Hilir migas oleh Dinda
5. Olah data berkas keselamatan Hulu Migas oleh catur
6. Deskrepsi arsip laporan jasa konsultansi (laporan hasil pelelangan Umum) oleh kasmari
7. Input data berkas kerjasama migas oleh Della
8. Perapian bahan bahan non arsip oleh Haji Tatang 

🌟 Rabu, 11 Maret 2020

1. memisahkan bahan non kertas (CD dan USB yg melekat pada berkas SKUP) oleh nisa dan soraya
2. Penomoran definifif seri standarisasi oleh Jhon
3. Pembungkusan dan Mengikat berkas standarisasi oleh Haji mikun 
4. Penomoran definifif berkas keselamatan Hilir oleh catur, dinda, avis dan gondo
5. Pengurutan berkas keselamatan Hilir oleh teguh 
6. Mensortir arsip fasilitatif yang berasal dari kelompok standarisasi, keselamatan Hilir 
7. Penomoran definitif kedua dari berkas investasi migas oleh Tsatsa

🌟 Kamis, 12 Maret 2020

1. Memasukkan berkas pembayaran pembangunan infrastruktur Migas tahun 2015 oleh Tsatsa
2. Rekon data arsip dari aplikasi arsip digital ke format Excel oleh Della
3. Deskrepsi arsip SPM Lelang tahun 2015 oleh Dinda 
4. Pengurutan dan pengecekan folder berkas keselamatan Hilir migas oleh Catur dan Avis
5. Memasukkan boks arsip Pembayaran infrastruktur oleh gondo 
6. Penomoran definifif kedua dan perapian berkas investasi migas oleh soraya dan nisa
7. Pengurutan dan pengecekan folder berkas investasi migas oleh teguh
8. Pembungkusan dan mengikat berkas oleh Haji Mikun
9. Perapian bahan non arsip oleh Haji Tatang

🌟 Jumat, 13 Maret 2020

1. Memasukan berkas investasi migas hasil penomoran defintif kedua dan penomoran final oleh Tsatsa
2. Input data indeks atau koding pada pengolahan berkas keuangan dengan membagi menjadi tiga kelompok yakni perbendaharaan, akutansi dan BMN oleh Della
3. Pemilahan berdasarkan peralatan Hilir Migas dan dilanjut dengan input data oleh Dinda
4. Mempersiapkan boks berkas keselamatan Hulu dari rol opek dan memasukkan boks arsip pembayaran infrastruktur oleh gondo, avis dan teguh 
5. Penomoran definifif berkas keselamatan Hulu Migas oleh catur
6. Pengecekan berkas manuver investasi Migas oleh pak Jhon, Soraya dan nisa
7. Perapian tali rafia dan pembungkusan serta mengikat berkas oleh Haji Mikun 
8. Perapian bahan non arsip oleh Haji Tatang

Gagal Paham nya pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) adalah mis dalam memahami konsep otomasi. Sejak awal taun dua ribuan, konsep otomasi telah menjadi hit sebagai sarana menggapai efektif proses bisnis. 

Pun pada kearsipan Cq. Persuratan, otomasi dimanfaatkan sebagai sarana untuk membantu dalam pengendalian surat (Mail Handling). Beban kerja persuratan yang ditangani beberapa orang dapat ditangani dengan satu petugas yang dilengkapi sarana otomasi.

Sarana otomasi akan mereduksi beban pencatatan surat masuk pada surat yang begitu banyak. Pun dengan kontrol sistem komputer, pencatatan surat keluar pun lebih mudah teratur.

Yang patut menjadi perhatian dari otomasi adalah dokumentasi persuratan yang selama ini mengandalkan buku agenda sebagai metode konvensional dapat lebih berjalan lebih lengkap. 

Dokumentasi persuratan via sarana otomasi, mempermudah dalam penelusuran surat. Untuk kepentingan filling pun, lebih memudahkan. Filling yang bertujuan kecepatan akses, bukan filling sebagai usaha pelaksanaan kearsipan konvensional. 

Sebetulnya, apa sih otomasi itu????  Dan apa beda dengannya dengan persuratan elektronik?. Proses bisnis surat elektronik secara total tidak menggunakan media konvensional berupa kertas dan tinta pulpen (sebagai pengesahan surat). 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam proses persuratan yang belum secara total meninggalkan media konvensional berupa kertas, dapat disebut otomasi. 

Akhirnya, tulisan ini mengantarkan pemahaman pribadi bahwa konsep otomasi berbeda dengan persuratan elektronik atau naskah dinas elektronik. Apapun sebutan aplikasi persuratan jika masih mempergunakan metode konvensional, sepatutnya untuk memperhatikan Norma Standar Prosedur dan Ketentuan (NSPK) persuratan atau tata naskah dinas yang berlaku. 

Toh otomasi hanya suatu pendekatan dan bukan menjadi proses bisnis yang baru dimana sebelumnya belum pernah ada. 

Semoga berguna