Nurul Muhamad

Layanan penelusuran arsip yang dilaksanakan oleh Tim Arsip Ditjen Migas hanya bersifat back office. Tim arsip sesuai kedudukan di records center, mulai diuji dengan permintaan arsip oleh beberapa pejabat dan pegawai di lingkungan internal.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/

Misalnya pada tanggal 3 Oktober 2019, dalam dukungan unit Sekretariat Ditjen Migas tim arsip berhasil menyampaikan hasil penelusuran terkait penetapan oleh Dirjen Migas tentang spesifikasi bahan bakar gas elpiji untuk keperluan dalam negeri.

Dari info staf pengelolaan informasi yang menyampaikan permintaan penelusuran, informasi jenis elpiji Propana, elpiji butana dan elpiji campuran(Propana dan butana) yang diterbitkan tahun 1990 diperlukan oleh masyarakat.

Penetapan oleh Bapak Suyitno Patmo Sukismo selaku Dirjen Migas pada 29 tahun yang lampau tersebut didasari dengan pertimbangan bahwa gas elpiji sebagai bahan bakar alternatif disamping bahan bakar minyak, baik untuk keperluan rumah tangga, industri maupun keperluan khusus lainnya.

Bagaimana dengan sekarang y gaes…. Gas elpiji bukan lagi bahan bakar alternatif, namun telah menjadi bahan bakar yang harus ada di dapur kita.

Contoh penelusuran arsip di atas, bisa jadi menjadi ladang kesempatan beramal y gaes.. Selain memang sudah menjadi tugas pokok arsiparis.

Meski searching di mbah google yang diyakini beberapa pihak sebagai jurus ampuh mendapatkan bahan rujukan, namun bisa juga terpentok karena keterbatasan laman online.

Pun pada tanggal 5 November 2019. Tim arsip telah berhasil memberikan layanan penelusuran arsip jadul. Meski beberapa kasus penelusuran kurang berhasil, namun tidak mematahkan semangat untuk pelaksanaan tupoksi arsiparis sekaligus menjadikan hasil pekerjaan arsip bermanfaat.

Melalui kasubag Informasi Hukum Ditjen Migas, yang mengcapture ringkasan surat pembaca pada web Migas, kebutuhan rujukan pada penetapan oleh Direktur Jenderal Migas terkait pedoman tata cara pemeriksaan keselamatan kerja atas instalasi, peralatan dan teknik yang dipergunakan dalam usaha pertambangan minyak dan gas bumi dan pengusaha panas bumi masih saja terjadi.

Ternyata y gaes… Arsip tersebut berguna lo sebagai rujukan dalam Penyusunan dokumen teknis pada salah satu badan usaha Migas. Si penyusun memerlukan secercah sinar dari endapan informasi terkait persiapan untuk pelaksanaan pemeriksaan keselamatan kerja.

Pemeriksaan keselamatan kerja dilakukan terhadap instalasi dan peralatan Migas sebelum didirikan, sedang dipasang dan siap dipergunakan.

Pemeriksaan dilakukan oleh pelaksana inspeksi tambang dan perusahaan jasa inspeksi tambang. Terhadap instalasi peralatan yang telah dilakukan pemeriksaan maka akan diterbitkan Surat Kelayakan Pengguna instalasi atau SKPI dan Surat Kelayakan Penggunaan Peralatan (SKPP)

Kalo dilihat dari tahun terbitnya, penetapan pedoman termaksud sudah berumur dewasa dan sudah terdapat generasi pedoman yang terbaru. Yakni pada tahun 1998 atau 21 tahun dengan pemangku jabatan Dirjen Migas saat itu Almarhum Bapak Soeprapto Soelaiman.

Meski sebagai aturan teknik pelaksanaan Peraturan Menteri pertambangan dan energi tahun 1991 yang saat ini telah diperbaharui, namun masih saja ada orang yang mencari untuk menjadi rujukan.

Pemeriksaan keselamatan kerja termaksud dengan objek instalasi meliputi penilaian perencanaan dengan menelaah data terkait peralatan proses, utilitas dan pengolah limbah, sistem perpipaan, sistem instrumentasi, piranti pengaman, tangki rimbun, sistem pencegahan dan penanggulangan kebakaran, sistem pencegahan dan pemantauan pencemaran lingkungan, peralatan lain, diagram alir proses dan diagram pipa, gambar tata letak peralatan, pekerjaan sipil, Klasifikasi daerah berbahaya, electrical online diagram, gambar tata letak pentanahan, diagram cause dan effect, prosedur kerja pengoperasian peralatan, prosedur evakuasi darat, rekomendasi dari instansi badan lingkungan hidup.

Wooww.. Banyak sekali y, data yang harus ditelaah sebelum dilakukan pemeriksaan fisik. Jika proses administrasi berada di suatu kantor, gk bisa bayangin kecepatan pertumbuhan arsip yang tercipta y… Palagi basic arsip kertas, waduh….

Dari kesembilan belas data tersebut bersama dengan klasifikasi lapangan, tertangkap dalam suatu format arsip pelaporan yang diserahkan ke Direktur Teknik pertambangan Migas sebagai bahan evaluasi untuk penerbitan Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi(SKPI)

Akhir nya, melalui tulisan ini diri ini terbersit penjagaan semangat kerja. Bahwa hasil kerja arsiparis dapat membantu penyelesaian tugas unit kerja internal dan dapat menjadi secercah cahaya pembuka informasi bagi masyarakat luas.

Selanjutnya dengan menuliskan kembali sebagian isi ketentuan teknis pembinaan dan pengawasan kemigasan yang termuat dalam naskah penetapan oleh Dirjen Migas, arsiparis dapat melakukan identifikasi penangkapan rekaman kegiatan yang lebih valid.

Validitas arsip yang dimaksud adalah, dapat memilah mana data pendukung dan mana dokumen hasil sehingga mengantisipasi penggunaan kapasitas ruang penyimpanan fisik kertas yang semakin hari berasa sempit.

Semoga bermanfaat

12 November 2019
Tiba tiba merasa sedih, saat seorang temen yang membutuhkan arsip laporan tugas belajar tahun 2017, urung ditemukan. Ada saja alibi diotaku saat tidak dapat menemukan arsip. Misalnya kesatu ialah perbandingan kuantitas arsip yang tidak sebanding dengan ketersediaan petugas arsip. Kemudian kedua keterbatasan ruang penyimpanan arsip.

Dua alasan tersebut menyebabkan sebagian besar arsip belum terdaftar secara rigit. Al hasil, sarana temu balik berupa daftar berbentuk aplikasi database, tidak menunjukkan data arsip termaksud.

Aku harus mengakui meski totalitas seluruh hari kerja telah berusaha dicurahkan untuk aktivitas kearsipan, namun masih saja kehandalan pelayanan arsip belum dapat maksimal.

Pantas saja, saat kulirik informasi kinerja di tahun 2020 pada unit kerjaku, menetapkan nilai 76% saja. Masih banyak perbaikan yang harus dijalani untuk mendapat nilai 100%.

Kehadiran tim yang selama ini aku bentuk masih harus berfokus pada maintenance ruang penyimpanan yang berasa sangat tidak memadai. Belum lagi limpahan arsip karena dampak renovasi gedung yang membanjiri ruang pengolahan.

Jika ditilik dari kelengkapan Norma dan Standar Prosedur Ketentuan (NSPK) Kearsipan yang berlaku, masih belum menjawab permasalahan pengelolaan arsip. Misalnya saja, pelaksanaan penyimpanan arsip aktif yang seharusnya berada di ruang central file harus berada di ruang records center.

Namun demikian, tidak dapat dikatakan salah mutlak bagi unit pengolah saat program kerja anggaran yang belum memberikan atensi urusan kearsipan. Contohnya, Ditjen anggaran Kementerian Keuangan menolak pengajuan program pengelolaan arsip infrastruktur di unit kerja Direktorat.

Penyusunan anggaran berbasis tugas pokok fungsi menjadi dalih penolakan meski justifikasi keterbatasan alokasi pada sekretariat telah berusaha disampaikan. Atau mungkin kurang dalam memperjuangkan nilai penting kearsipan.

Kearsipan sangat bernilai di saat dibutuhkan seperti permintaan salah satu temenku diatas. Kebutuhan laporan penyelesaian tugas belajar untuk memenuhi tindak lanjut temuan auditor menjadi tekanan seorang arsiparis.

Padahal keberadaan arsiparis di records center. Tatkala central file yang berada di Direktorat mengalami penolakan program anggaran, bagaimana dapat terwujud kehandalan kearsipan.

Kehandalan layanan kearsipan itu dapat terwujud kala central file berjalan baik dan di tangkap oleh records center.

Semoga bermanfaat

#TataNaskahDinas
Sebelum lupa dan sebagai isian buku kerja arsiparis, ilustrasi pelayanan standar tata naskah dinas yang terlaksana di bulan Agustus 2019 sebagaimana kutipan pesan petugas Sekretariat Dirjen
[8/8 09.31] Maulana: Asslm pak nurul, mau tanya, klo surat pakai bahasa inggris, itu di cap ga ya ? Di kita ga ada cap yg bahasa inggris
[8/8 09.47] Maulana: Ok pak mksh

Sebagai arsiparis harus siap siaga melayani pertanyaan seputar tata naskah dinas. Beberapa kejadian yang penulis alami misalnya saja pada tautan 👇 yang menjadi potret masih diperlukan pembinaan tata naskah dinas
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/09/penandatanganan-surat/

Pelaksanaan tugas substantif pada unit kerja yang begitu padat dan kecepatan penyelesaian proses lintas unit kerja, terkadang masih mengubur perhatian atas tata naskah dinas.

Contoh kasus kali ini adalah penggunaan cap atau stempel. Menarik jika ditengok lebih jauh terkait stempel yang berbentuk garuda dan berbentuk logo instansi. Pembubuhan stempel mengikuti numenkelatur jabatan dan sesuai dengan bentuk naskah.

Semua itu telah ditentukan di dalam tata naskah dinas yang ditetapkan pada setiap instansi atau Kementerian. Bisa jadi tiap instansi mempunyai karekteristik dan keunikan masing masing.

Pun, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah mempunyai Peraturan terkait tata naskah dinas dimana versi terbaru dirilis pada tahun 2015. Sudah empat tahun nangkring sebagai pedoman pelaksanaan urusan persuratan, Permen ESDM nomor 42 tentang Pedoman tata naskah dinas di lingkungan KESDM sebagai panduan kerja bagi para konseptor naskah kedinasan.

Diakhir tulisan singkat ini, memori kita diingatkan lagi bahwa sesuai dengan Tata Naskah Dinas yang berlaku di Kementerian ESDM, surat berbahasa 🏴󠁧󠁢󠁥󠁮󠁧󠁿 Inggris yang telah ditandatangani oleh pimpinan tidak memerlukan cap atau stempel.

Semoga bermanfaat

“Pak, aku pengen menulis, tapi tidak punya ide” kata Nasywa yang sudah membawa pulpen dan buku tulis kosong. Aku pun menjawab untuk menuliskan kata kata itu. Dia pun menimpali “aku tidak mau menulis yang tidak ada idenya”

Penggalan perbincangan dengan anak pertamaku yang saat ini sudah mulai 📝 belajar menulis. “aku pengen buat novel” kata Nasywa lagi.

Lah, dari mana ini anak mengenal Novel? Ternyata kulihat salah satu bacaan nya, Novel Komik. Aku pun menanyakan ke dia, siapa yang buat novel. Biasanya sih, si anak meniru temennya.

“mbak Nay aja bikin novel” jawab Nasywa. Tetangga depan rumah yang sekolah standar mutu kategori puluhan juta untuk bisa masuk, memang lebih mewarnai Nasywa ketimbang bapak ibunya.

Kita bisa pahami kondisi masa pra sekolah, sangat tergantung dan terpengaruh dari teman sepermainan. Kebetulan Nasywa yang belum masuk SD punya temen seusai kelas 3 SD.

Hal itu ditunjukkan Nasywa saat kusampaikan untuk menulis yang sederhana sesuai dengan kejadian yang dialami. Menulis tentang kedua adiknya yang sering merecoki saat nasywa bermain. Menulis tentang apa yang ada di pikiran, misalnya saat tidak ada ide, maka tulis saja sedang tidak ada ide.

Nasywa menolak kata kata bapaknya. Akhirnya dia pun menyimpan pulpen dan buku tulis untuk beranjak tidur.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/30/nasywa-calon-penulis-ternama/

10 November 2019
Memaknai Hari Pahlawan
Halo teman teman semua….di akhir pekan kali ini , bisa jadi berasa bukan hari libur y… Itu karena pada Sabtu nya bertepatan dengan Maulid Nabi Muhammad dengan undangan peringatan(pengajian). Kemudian Minggu nya bertepatan dengan Hari Pahlawan, dimana ada agenda Upacara Bendera.

Meski bukan keharusan banget layaknya hari kerja sih, namun demikian tuntutan kondisi mengajar kan kita untuk menghadiri pengajian dan upacara bendera(bagi yg memang telah menjalani).

Apa yang terbersit di pikiran temen2 terkait kedua peringatan tersebut. Momentum kenabian atau kelahiran manusia suci yang diyakini sebagai pembawa misi keselamatan? Apapun itu, pastinya bernilai kebaikan tatkala mengikuti peringatan Maulid Nabi Muhammad.

Dalam sosok Nabi Akhir Zaman tersebut, riwayat dan kisah Muhammad semenjak kecil pun sangat layak untuk menjadi rujukan. Bermula dari kondisi tidak beruntung dengan kepergian sosok orang tua sebagai pengasuh secara fisik.

Otaku jadi berfikir, kenapa y… jalan hidup orang termulia seluruh masa, kok diawali kondisi yang kurang beruntung y…. Bisa jadi berbalik dengan era saat ini tatkala kondisi ketidakberuntungan menjadi buah bibir pemikiran miring.

Meski berangkat dari takdir kehidupan yang kurang beruntung, meninggalkan masa remaja, dan memasuki masa pernikahan, Muhammad pun tak sepi dengan prestasi. Luar biasa….

Hingga memasuki masa kenabian, sosok santun dari berbagai riwayat kok ketangkap otaku sebagai profil lebih dapat menunjukkan karakter Jawa, ketimbang karakter Arab di kelompok masyarakat Quraisy.

Karakter lemah lembut, menghharmonisasi permasalahan kehidupan kala itu. Bahkan ebih dari sekedar musikalisasi yang begitu konplek dengan beribu aliran musik maupun hasil 🎼, terdapat gambaran kepahlawanan yang tercermin nilai kuat dan tegas. Misalnya saja saat mengancam anak nya sendiri Fatimah yg akan dipotong tangan, jika kedapatan mencuri.

Perspektif kepahlawanan bisa berbeda beda, misalnya nilai berani berkorban mempertaruhkan jiwa dan raga. Bukan hanya berkorban yang tak luput dari Sosok Nabi Muhammad. Betapa tidak, kondisi kekurangan untuk Diri dan keluarganya lebih dipilih demi perjuangan sang juru selamat.

Hal itu penulis kaitkan dimana 10 November menjadi hari nasional untuk memperingati momentum kepahlawanan. Dengan tidak menafikan peri kehidupan yang semakin komplek, memaknai hari pahlawan pun dapat dimulai dari hal hal sederhana.

Sisi kehidupan yang menjadi area kekuasaan diri pribadi dengan merujuk kisah kenabian Salallahu’alaihi Wassalam. Misalnya di Sabtu dan Minggu ini tatkala bercengkrama dengan keluarga sampai dengan memposisikan dalam komunitas warga dalam peran sederhana.

Akhirnya memaknai kepahlawanan pastinya akan multi persepsi sesuai dengan kondisi pribadi masing masing. Semoga kita semua dapat menjadi pahlawan di hati keluarga dan di mata warga sekitar kita dengan hal hal yang sederhana.

Semoga bermanfaat

Pernahkah para pembaca memberikan Konsultasi tata naskah dinas kepada ASN baik dari level staf, pejabat pengawas, pejabat administrator hingga level pimpinan tinggi pratama?

Apakah terkait penomoran naskah kedinasan , ataukah tentang penggunaan stempel?

Tautan berikut merupakan ilustrasi dari pengalaman penulis melayani konsultasi penomoran naskah 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

Pada Kamis, 7 November 2019, salah seorang pengadministrasi di Subdit Niaga Migas, Jaka Wuryanta bertanya kepadaku. “kang, kalo surat dari Pejabat Eselon Tiga dikirim keluar, stempel atau tidak?

Pertanyaan penggunaan stempel tersebut ditambahkan keterangan gambar/foto naskah bentuk surat yang telah ditandatangani oleh seorang pejabat administrator di salah satu unit kerja Ditjen Migas meski belum diberikan nomor naskah.

Sedikit info, bahwa tugas pengadministrasi di kantorku adalah memberikan naskah dinas, pembunuhan stempel pada naskah dan menyampaikan ke kurir atau caraka.

Apa yang sebaiknya dijelaskan kepada seorang pengadministrasi tersebut? Bagaimana mengawali penjelasan pembuatan naskah kedinasan yang harus berpedoman pada tata naskah dinas?

Aku pun mengawali dengan menyampaikan screen shoot terkait kewenangan penandatanganan surat yang tertulis pada Peraturan Menteri ESDM nomor 42 tahun 2015 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.

Bahwa terkait pertanyaan dari pengadministrasi tersebut tentang penggunaan stempel pada naskah kedinasan berbentuk surat ditandatangani pejabat eselon tiga dikirim ke luar kantor, tidak terdapat rujukan dan tidak sesuai dengan pedoman.

Pejabat Eselon tiga yang bukan kepala UPT atau pimpinan pada kantor yang terpisah dari satuan kerja, tidak memiliki kewenangan langsung untuk menandatangani surat keluar.

Untuk itu, sayapun memberikan saran kepada pengadministrasi tersebut untuk memperbaiki surat dengan penggunaan format pelimpahan kewenangan sesuai dengan tugas dan fungsi terkait.

Jika kita tengok lebih dalam, penetapan Tata Naskah kedinasan oleh pimpinan instansi bertujuan untuk memenuhi standar sesuai Pasal 32 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Kearsipan 2009.

Untuk apa sih, Tata Naskah Dinas????
Penerimaan dan pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (pasal 32 ayat 2).
Itu artinya tata naskah dinas dipergunakan sebagai acuan penerimaan dan pembuatan arsip.

Apa sih maksud penerimaan dan pembuatan arsip itu???
Pencipta arsip meliputi kegiatan penerimaan dan pembuatan(pasal 31 ayat 1). Ooh ternyata mencipta arsip bukan hanya urusan membuat y, tapi juga menerima.

Kenapa harus memperhatikan “penciptaan arsip”???
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip (Pasal 31). Jadi salah satu kegiatan pengelola arsip dinamis itu adalah penciptaan arsip y..

Apakah setiap instansi wajib melaksanakan pengelolaan arsip dinamis?
Di pasal 30, dituliskan sih,bahwa wajib dilakukan oleh lembaga negara, BUMN, BUMD, Pemerintah Daerah, bahkan pihak ketiga yang diberikan pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan pemerintah sebagai pemberi kerja.

Dari hal hal tersebut diatas maka dapat kita sederhana bahwa Tat naskah dinas itu wajib dilaksanakan sebagai pedoman dalam penciptaan(penerimaan dan pembuatan) oleh lembaga negara.

Semoga bermanfaat

Apel dan Arema adalah dua kata yang melekat di otaku untuk memaknai Kota Malang. Sejak mendarat di Bandara Abdurahman Saleh pada Rabu 6 November 2019, tak ada tempat lain selain The Lobby Hotel di Kota Batu sebagai tempat berlangsung nya Diklat. Kelar sesi diklat, saya pun kembali ke Bandara ini, untuk meninggalkan Kota Malang.

Oleh oleh apa yang bisa dibawa dari kota Malang?

Ongkos transportasi dari Bandara ke Hotel dengan jarak kurang lebih 20 KM adalah 155 ribu yang dapat diisi oleh empat orang. Dan ongkos dari Hotel ke Bandara dengan penyedia transportasi Online sekitar 104 s.d. 113 ribu.

Perkembangan bandara Abdurahman Saleh pun menambah wawasanku. Sembilan tahun yang lalu, hanya ada dua maskapai yang mendarat disini. Kini melalui layar jadwal penerbangan pada gate keberangkatan terdapat penambahan.

Dari dua maskapai Garuda dan Sriwijaya, kini bertambah dengan kehadiran citilink, batik dan lion. Jadwal penerbangan pertama pada jam 9.35 yakni maskapai Citilink dengan tujuan Jakarta Halim.

Kekhawatiran terlambat chek in, membawaku penolakan masuk area chek in. “jam 7.30 ya pak” kata petugas pemeriksaan yang masih duduk duduk di belakang pintu. Yang terlihat masuk adalah orang2 mengenakan baju seragam atau berkartu identitas di kalungkan.

Menunggu waktu chekin, kusempatkan duduk di area foodcort dengan memesan teh panas seharga tujuh ribu rupiah.

Riuhperbincangan para pegawai bandara menjelang tugasnya, mengiringi hisapanku untuk beberapa batang rokok. Kekhasan logat Jawatimuran dan suara dangdut koplo dari warung menambah keakraban. Maklum, diri ini yang berasal dari kampung di tengah pulau Jawa merasa dekat dengan suara suara tersebut.

Sejuk nya angin pagi ini, membuatku betah untuk hanya sekedar duduk dengan merangkai kata kata di Bandara Abdurahman Saleh.

Di Fasilitas publik ini, kucoba sarana umum berupa toilet yang berada di kedua ujung bangunan bandara. Seukuran kota besar kedua setelah Surabaya di Jawa Timur ini, fasilitas umum sebagai gerbang para pelancong masuk ke Kota Malang cukup memenuhi standar.

Foudcort dengan berjajar rapi di ujung pintu keluar menjajakan makanan dan minuman. Bagiku sebagai perokok, sangat menarik untuk mendatangi dengan adanya asbak di meja meja depan warung.

Mendekati jam terbang, aku pun segera beranjak dari duduk dan langkah kaki terhenti di depan petugas Chek In dengan menunjukkan ID card dan Tiket bentuk pdf. “lantai dua ya pak, terima kasih” kata petugas Chek In sembari menyerahkan print out bording pass.

Tidak ada keterlambatan kedatangan Airbus 320-200 dan 9.30 sudah duduk di Kursi 8D. “Waktu penerbangan, 1.40 Menit setelah keberangkatan, cuaca bagus namun terdapat keadaan angin kencang pada 36 ribu kaki, meski demikian namun kondusif” kata Pilot sebelum lepas landas pada jam 9.45 WIB.

Terimakasih Malang

Dalam kerangka peningkatan kompetensi pegawai dan pemenuhan prasyarat 20 jam pelajaran pada setiap tahunnya, menjadi latar belakang terlaksana Diklat Multimedia With Info grafis.

Manfaat yang dapat dipetik dari diklat tersebut untuk peserta yang tidak lebih dari 15 adalah meningkatkan nya wawasan guna penyediaan bahan presentasi.

Dengan latihan presentasi format PPT atau lebih dikenal dengan PowerPoint, peserta digembleng untuk dapat memvisualisasi data yang mampu menyampaikan informasi kompleks kepada para pembaca agar dapat dipahami dengan mudah dan cepat.

Instruktur diklat menyampaikan bahwa konsep paparan yang menarik adalah menerjemahkan kata kata kedalam simbol maupun info grafis. Untuk itu diperlukan kejelian dalam pembacaan data dan penuangan konsep imajiner.

Realitas kondisi era digital dengan keterbatasan ruang, waktu dan fokus yang dimiliki para pembaca akibat membludaknya informasi bahkan terjadi fenomena distraction/pengalihan pikiran, infografis menjadi bentuk yang sering dipilih dalam penyampaian Informasi.

Kampanye pemasaran digital melalui infographic sangat berkembang dan menjamur dengan pencampuran komponen skill desain, analisis informasi dan story telling.

Rabu, 6 November 2019
Siapakah dia?? Yang sedang membangun kepuasan diri dengan melayani?? Tebar pesona dengan memposisikan jabatan untuk lebih bermanfaat. Seorang arsiparis merasa bisa tersenyum di sore hari tatkala berhasil memberikan pelayanan. Setidaknya tercatat empat orang sekaligus telah mendapat layanan pada hari Selasa, 5 November 2019
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/31/kinerja-arsiparis-itu-melayani/

1. Kepala Seksi di Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri menerima manfaat konsultasi penomoran naskah dinas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/06/analisa-naskah-kedinasan/

2. Kasubag Informasi Hukum
Menindaklanjuti rapat pengelolaan dokumen kontrak KKKS, Pak Fauzi didampingi Maria dan Shinta menyambangi ruang arsip untuk memastikan kembali pelimpahan penyimpanan Arsip KKKS dari Direktorat Hulu Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

3. Kasubag Rumah Tangga dan Perlengkapan
“dengan versi android, akan lebih sering baca surat” kata Pak Zainul setelah mendapatkan tutorial download aplikasi persuratan Ditjen Migas melalui Playstrore.

Meski telah lama aplikasi persuratan berbasis Web nangkring sebagai sarana perkantoran, namun kendala kecepatan akses menjadikan pengguna enggan dan tidak menciptakan ketertarikan untuk memanfaatkan aplikasi.

Pada hari ini, saat bersama salah seorang staf dari pak Zainul, saya bisa mendapatkan bukti, bahwa selaku pejabat pengawas lebih sering mendisposisi surat.

Inovasi aplikasi persuratan berbasis Android menjadi terobosan agar sarana perkantoran semakin berdaya guna untuk penyelarasan pekerjaan.

“terakhir buka aplikasi surat, di Bulan April, dan sekarang sudah ada 13 surat masuk” kata Ryan selaku Pengelola BMN yang menjadi staf dari pak Zainul.

Saya bersama Ryan sedang asyik ngobrol lepas mendarat di Bandara Abdurrahman Saleh Malang, untuk mengikuti diklat Info grafis.

Tepat di sebelah Ryan, seorang teman analis wilayah kerja, Farhan, yang juga sebagai pengguna aplikasi persuratan Ditjen Migas,kusarankan untuk mengunduh versi android dari playstrore.

4. Kepala Seksi di Subdit Penerimaan Negara Migas
Merasa membutuhkan data sebagai bahan rapat dengan Direktorat Jenderal di Kementerian Keuangan, Pak Supriyadi menyambangi ruang arsip untuk mendapatkan file surat tertanggal desember 2018.

Pasalnya, filling di aplikasi persuratan sudah tidak dapat menampilkan file Pdf. Berbekal data surat yang dicetak dari aplikasi tersebut, pak supriyadi mendapatkan layanan penelusuran file Pdf.

Demi pemeliharaan kecepatan akses, arsiparis melaksanakan kewenangan untuk menutup akses file Pdf dan hanya menampilkan data surat saja. Penutupan diberlakukan untuk file Pdf lebih dari tiga bulan silam.
Namun demikian, kebutuhan dari pengguna masih dapat terlayani dengan baik oleh tim kerja arsip Ditjen Migas.

Akhir ilustrasi diatas, kiranya kiprah arsiparis menjadi catatan karir dalam membangun kepuasan sebagai pelayan. Pelayanan berdasarkan kompetensi.

Semoga bermanfaat

Disebut sebagai pakar tata persuratan oleh salah satu pejabat pengawas di lingkungan Direktorat Pembinaan Program Migas melalui pesan singkat 👇 👇
[5/11 15.27] Iin Dmbd: Sore mas Nurul. Boleh minta waktunya besok ke DMBD. Terserah waktunya mas Nurul. Sebagai pakar tata persuratan banyak yg mau kita tunjukan ke mas mengenai tata persuratan kita yang kita rasa perlu perbaikan
[5/11 15.27] Iin Dmbd: Terima kasih ditunggu waktunya
[5/11 15.45] Iin Dmbd: Kalau hari ini mas nurul dimana
[5/11 16.09] Iin Dmbd: Makasih pencerahannya mas Nurul

Mengejutkan bukan????
Seorang arsiparis dipercaya sebagai pakar tata naskah dinas di instansi pemerintah.
Tak berapa lama, setelah meninggalkan ruangan pak Aco selaku atasanku di ruang yang berada di Lantai 15, langkah kaki terhenti di lantai 10 subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri.

Bu Iin dan Kak Evalyn yang telah mengharap kedatangan ku segera menyampaikan kejanggalan yang dialami oleh unit tersebut terkait penomoran naskah dinas. Penomoran Surat Kemampuan Usaha Penunjang Migas (SKUP) dengan masa berlaku seumur hidup, dimaknai dengan register tunggal.

Meski seumur hidup, salah satu lisensi kemigasan tersebut memerlukan updating atau penyesuaian pada lampiran naskah. Penyesuaian yang hanya terdapat pada lampiran dimaknai tidak merubah naskah utama sehingga tidak memunculkan nomor register baru.

Selaku konseptor lisensi kemigasan yang mengukur apresiasi penggunaan Produk Dalam Negeri, mereka mengkonfirmasi kembali kepadaku yang pada waktu sebelumnya telah kuberikan pandangan melalui saluran telepon bahwa:
1. Prinsip registrasi naskah kedinasan berada pada pelaksanaan kinerja dan wewenang dalam jabatan (penandatanganan)
2. Registrasi menunjukkan keterangan urutan/nomor, waktu/tanggal serta nama pejabat yang menduduki jabatan.
3. Ketika pembaharuan informasi berupa database maka registrasi akan secara otomatis atau bukan berupa penomoran surat.

Kejanggalan yang di rasakan bu Iin dan Kak Evalyn masih menyelimuti terkait keabsahan naskah kedinasan. Tatkala nomor SKUP tidak berubah, namun terjadi pembaharuan pada lampiran. Sedangkan proses pembaruan ditangkap dengan waktu dan tanggal yang berbeda dengan lisensi SKUP nya.

Dan aku pun menyarankan
1. Isi lampiran merupakan bagian dari substansi SKUP untuk itu perlu penerbitan SKUP dengan nomor baru dengan merujuk nomor SKUP sebelumnya
2. Penerbitan kembali SKUP termaksud, tanpa bermaksud merubah esensi masa berlaku SKUP sesuai ketentuan peraturan penerbitan lisensi SKUP, namun perubahan isi lampiran menunjukkan wewenang jabatan direktur sesuai waktu dan tanggal

Akhir dari konsultasi arsiparis terkait tata naskah dinas tersebut menjadi kebutuhan organisasi Ditjen Migas agar tersedia analis naskah kedinasan.

Tanpa menafikan jabatan perancang perundang-undangan yang memiliki kompetensi legal drafting, namun realitasnya monitoring penerbitan naskah dinas akan menjaga keabsahan dokumen yang diterbitkan Ditjen Migas

Semoga bermanfaat