Pola klasifikasi pada pembinaan usaha hilir migas(MG.05) dihadapkan pada kompleksitas industri hilir migas. Industri hilir dan penyesuaian Sturktur Organisasi dan Tata Laksana (SOTK) level kasubdit/pokja nyatanya menciptakan rekaman kegiatan dengan subyek baru yang semakin beragam. Contohnya, subyek tersier “kebijakan hilir migas” terkait pengawasan usaha pengolahan, pengangkutan, penyimpanan, niaga, harga, dan subsidi migas bukan saja terkait perizinan.
Kondisi tersebut menyebabkan hambatan dalam penentuan kode klasifikasi arsip oleh para pegawai sebagai tataran mengorganisasi informasi yang selaras dengan prinsip kearsipan. Belum lagi jebakan intuitif para pegawai yang hanya menyandarkan pada pembacaan kosa kata yang tersurat pada naskah dinas. Kosa kata ditengarai sebagai konten arsip yang surat perlu diikuti dengan perubahan pola klasifikasi terutama pada level tersier sehingga dapat meminimalisir prosentasi terjadinya inkonsistensi pelabelan informasi.
Yang tidak kalah penting untuk diperhatikan ialah pergeseran pegawai dalam operasional kearsipan yang semula dipundak pengadministrasi/sekretaris/arsiaris ke staf teknis(analisis usaha hilir dan analis kebijakan hilir migas) terkait. Penggunaan aplikasi berbasis web (seperti NADINE) untuk menerbitkan arsip telah memutus rantai pemberian kode klasifikasi yang menjadi salah satu aktivitas operasional kearsipan.
Kita akan sepakat bahwa operasional kearsipan bukan beban beaya dan bukan pula beban kerja. Hambatan penentuan kode klasifikasi dan pergeseran implementask dikarenakan teknologi pembuat arsip ini perlu segera diatasi guna mendukung capaian efisiensi operasional kearsipan.
Arsip substansi hilir migas MG.05 pada kategori subyek tersier yang lebih aplikatif dan mendukung efisiensi operasional kearsipan (penentuan kode klasifikasi masalah) perlu analisis melalui hal hal berikut:
- membandingkan subjek kategori tersier pada klasifikasi MG.05 dengan numenkelatur kasubdit/pokja saat ini
- mengidentifikasi kebutuhan klasifikasi arsip MG.05 pada kategori subyek tersier dari para pegawai di direktorat pembinaan usaha hilir migas
- Menyusun matrik klasifikasi arsip berbasis proses bisnis direktorat jenderal migas pada level 3 dan 4
Dalam konteks literatur ilmiah para pakar, mendefiniskan informasi akan terdistribusi sebagaimana alur kerjanya. (William saffady :2022). untuk itu informasi perlu klasifikasi yang berlogika sistem informasi intar organ penerbit arsip( Frank Upward: 2023).
Akhirnya, tulisan ini menjadi analisis teknis urgensi penyesuaian kode klasifikasi MG.05 pada kategori tersier. Peta Proses bisnis Direktorat Jenderal Migas terbitan 2025 (kep 61.K) perlu diformatkan ke dalam pola klasifikasi arsip yang kemudian diverifikasikan melalui surat ke unit kerja direktorat pembinaan usaha hilir migas.
Nurul Muhamad 