Persuratan Elektronik

[12/11 11.39] doni: “Assalamualaikum mas..Maaf mas, mas arif tanya, adakah SOP nadine / penggunaan Nadine, Atau surat edaran untuk menggunakan Nadine?” 

Tak terbayang, jika penyimpanan arsip surat yang belum terhubung dengan TIK. Yang terjadi adalah ketergantungan fisik seseorang di dalam kantor demi pertemuan layanan arsip surat. Seperti hari ini, pena dari Doni kedalam gawai ku, seorang petugas Sekretariat Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas yang menanyakan dasar pelaksanaan persuratan elektronik. 

Terjadinya percepatan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, tidak lain tidak bukan karena keadaan darurat kesehatan COVID 19. Seolah momentum masa pandemi, memaksa berucap terima kasih. Jika tanpa adanya kondisi darurat luar biasa, mungkin menunggu beberapa tahun lagi untuk dapat menerapkan persuratan berbasis TIK (online). 

Pembatasan sosial yang masih berasa sampai hari ini, telah merubah wajah persuratan dari yang identik dengan metode konvensional (media kertas) menjadi transformasi digital (media elektronik). Bisa jadi para pejabat penandatanganan surat merasa kaku untuk mengoreskan tinta di atas kertas sebagai wujud tanda tangan. 

Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik akan menjadi tonggak perubahan wajah kearsipan dari semula yang bersifat materialistik fisik kertas yang mengarah ke artifisial intelegencia. Penelusuran surat tidak membutuhkan waktu yang lama, karena terbantu oleh mesin pencari dan media penyimpanan yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun. 

Tak seberapa lama dari permintaan arsip tersebut diatas, aku pun segera mengakses nadine sebagai sarana mail handling elektronik. Pada nadine, sebagai satu dari wujud artifisial intelegencia sangat bermanfaat sebagai mesin penyimpanan dan pencarian Arsip. Tentu dengan dukungan jaringan internet, pemanfaatan teknologi dan komunikasi mampu menggantikan fisik petugas pengarsipan surat yang selama ini identik berada di gedung perkantoran. 

Secara otomatis, surat yang telah tertangkap melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi itu menyediakan pertemuan layanan kebutuhan arsip. Aku pun segera menyampaikan file pdf kepada doni. Berikut autentikasi prosedur Layanan persuratan KESDM selama masa tanggap darurat COVID 19 sebagai berikut:

  1. Bentuk naskah : Surat Edaran  
  2. Isi ringkas : Pelaksanaan seluruh persuratan antar unit di lingkungan KESDM menggunakan persuratan elektronik melalui aplikasi Nadine
  3. Nomor: 3.E/04/SJU.I/2020 
  4. Tanggal registrasi : 30 Maret 2020
  5. Bentuk : file pdf
  6. Pejabat penandatanganan : Kepala Biro Umum KESDM 
  7. Konteks Hubungan dengan Kejadian 
    • Work From Home untuk mencegah penyebaran virus COVID 19 (SE MenPAN dan RB 19/2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja ASN) 
    • Mengoptimalkan penggunaan email untuk pengiriman dan penerimaan surat dari luar instansi Kementerian ESDM 

Korespondensi Elektronik

Pada tahun 2020, 3.587 tampilan untuk beberapa tulisanku terkait tata naskah dinas, memantik perlunya lebih sederhana, lebih umum, lebih familiar dan terstandarisasi lintas instansi. Tata naskah dinas yang mudah dimengerti dalam proses komunikasi kedinasan. Terlebih memasuki babak baru yakni sistem pemerintahan berbasis elektronik /SPBE.

Sejak dahulu, kegiatan kepemerintahan memang identik dengan produk administrasi negara yang kemudian terejawantahkan pada konsepsi naskah yang dibuat dan diterima. Namun, penggunaan kata “naskah” bisa jadi kurang familiar jika tanpa kata “surat atau korespondensi” Buktinya, sebanyak 1394 pembaca lebih memilih artikel dengan naskah korespondensi https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/09/naskah-korespondensi/

Selisih jauh, pun dengan dua tulisan sejenis. Kurang dari seribu pembaca untuk dua tulisan dengan kata “naskah” yaitu judul Tata Naskah Dinas dengan 439 tampilan dan judul Naskah Asli dan Tembusan pada angka 499 tampilan. https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/21/naskah-asli-tembusan/ https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/11/15/tata-naskah-dinas/

Dahulu, boleh saja setiap instansi mempertahankan ciri khas masing masing terkait tata naskah dinas. Namun itu menjadi perlu pemikiran lebih lanjut, terkait implementasi pada SPBE. Tatkala Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi /SRIKANDI telah ditetapkan sebagai aplikasi umum pada SPBE, maka tiada lagi tata naskah dinas yang berbeda pada tiap instansi. Tata naskah dinas hanya akan terimpmelentasi di aplikasi umum pada SPBE. 

Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/27/srikandi/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/22/aubkd-e-arsip-terintegrasi/

Memasuki babak baru sistem pemerintahan yang berbasis elektronik, Tata naskah dinas bukan lagi suatu petunjuk pelaksanaan persuratan atawa korespondensi. Tata naskah dinas tentu bukan bahan bacaan, namun  terimpelementasi sarana persuratan elektronik.

Best praktis, di Kementerian ESDM yang telah menerapkan persuratan elektronik selama masa pandemi. Seluruh ASN tidak perlu semata mata berdebat terkait perbedaan sudut pandang dalam penafsiran kesepakatan tata naskah dinas. Ukuran ketepatan penerapan tata naskah dinas adalah ketersediaan fitur fitur yang terdapat dalam aplikasi persuratan elektronik. https://nadine.esdm.go.id/index.html

Akhirnya, tantangan di era industri 4.0 adalah merubah pandangan tata naskah dinas, bukan semata mata satu pisau dalam penerapan standar kearsipan yang baik. Tata naskah dinas diuji sebagai pintu percepatan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Untuk itu, Tata naskah dinas perlu lebih umum dan lebih sederhana serta lebih familiar. Termasuk standarisasi bisnis proses korespondensi bukan hanya mencirikan instansi namun meluas pada tiap urusan kepemerintahan. Semoga berguna. 

Membuat Kompos

Minimal dibutuhkan tiga bulan. Bisa jadi di akhir Januari 2021, aku akan melihat hasil pengomposan. Setelah berhasil mendatangkan mesin pencacah daun, kemudian terdampar pada online store. Natalovera store menjual Compact Bag Easy Grow sebagai tempat untuk mengompos.

Lepas 225 ribu sebagai tebusan sampai di Mushola Al Ukhuwah VTB, aku pun memasukkan hasil cacahan daun. Meski tidak sesuai dengan tata cara mengompos pada kertas yang disertakan bersama compact Bag, namun berharap berhasil mengompos. 

Rencana awal akan membuat pupuk organik cair, namun lebih satu tong cacahan daun telah mendesak rasa penasaran mengompos dedaunan. Dua Bag berhasil dimasukkan dengan semprotan larutan kimia M4. Sampai tulisan ini dibuat, terlupa alas yang dapat menyerap air. 

Campuran pupuk kandang yang sudah jadi dan tanah sebagai bahan dasar pun dilewati. Bahan dasar tersebut pun perlu didiamkan 3 hari sampai terasa hangat. 

Tak lupa organik coklat seperti daun kering menjadi perlu untuk dicampur ke bahan dasar. Selain itu, air cucian beras yang disudah diinapkan dua hari, berkedudukan sebagai bioaktivator. 

Bahan dasar, organik coklat, bioaktivator plus pengadukan tiga kali sehari, menjadi empat hal yang mungkin sangat susah untuk dijalani. Terlebih rasa penasaran mengompos ini telah bercampur dengan ketidaksabaran menuai pupuk kompos. 

. 

Arsip Terjaga, Pertambangan Migas

Nyaris, 600 pembaca artikel arsip terjaga menyulutku untuk menambahkan  informasi terkait klaster anyar dari arsip selain dinamis dan statis. Klaster yang menurutku berada ada kategori arsip dinamis. Baca juga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/03/15/arsip-terjaga/

Kemudian di tambang Batubara, aku pun mengilustrasikan kembalinya istilah perjanjian karya dan kontrak karya sebagaimana tertuang dalam UU 3/2020 untuk menangkap klaster arsip terjaga https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/07/05/terjaga-kontrak-karya-mineral-perjanjian-karya-batubara/?preview=true

Dua tulisan diatas, mengantarku menuliskan catatan yang tersimpan di ruang arsip Ditjen Migas. Catatan terkait perjanjian karya dan perjanjian bagi hasil sebelum datangnya Undang Undang tentang Migas tahun 2001.

Dalam rangka operasi pertambangan minyak dan gas bumi oleh Perusahaan Negara, disamping melaksanakan sendiri operasi pertambangan tersebut, juga diterapkan suatu sistem kerja sama antara Perusahaan Negara dengan Perusahaan Asing yang memiliki teknologi dan permodalan yang cukup. Oleh undang-undang nomor 44 Prp Tahun 1960 sistem kerjasama ini disebut Perjanjian Karya.

Sisitim Perjanjian Karya mulai berlaku setelah disyahkan dengan Undang-undang tersendiri. Pada tahun 1963 telah disyahkan dua undang-undang yang mengesyahkan lima buat Kontrak Kerja. Dari lima buah Kontrak Karya tersebut, saat ini tinggal dua yang berlaku sampai dengan tahun 1993.

Beberapa hal yang prinsip dalam kontrak karya adalah sebagai berikut:

  1. Manajemen operasi pertambangan minyak dan gas bumi sepenuhnya dilaksanakn oleh Kontraktor
  2. Hak milik atas peralatan pertambangan minyak dan gas bumi yang dibeli oleh kontraktor, sepenuhnya menjadi milik kontraktor
  3. Pembagian keuntungan didasarkan atas hasil penjualan minyak mentah dengan perbandingan 60% untuk pemerintah/Pertamina dan 40% untuk kontraktor
  4. Pemerintah mendapat jaminan untuk mengambil bagian minyak mentah inkind (minimum guarantee) sebesar 20%
  5. Perjanjian Karya berlaku setelah disyahkan dengan Undang-undang.

Kontrak Production Sharing mulai diperkenalkan pada tahun 1964. Kontrak Production Sharing yang ditandatangani sejak tahun 1964 s/d tahun 1971 menggunakan Dasar Hukum Pasal 6 ayat (1) Undang-undang N0. 44 Prp Tahun 1960. Pada masa itu ditanda tangani Kontrak.

Selanjutnya sejak tahun 1971 dasar hukum yang digunakan adalah Pasal 12 Undang-undang No. 8 tahun 1971. Sejak berlakunya undang-undang No. 8 Tahun 1971 sampai saat ini telah ditanda tangani Kontrak. Semua Kontrak Production Sharing mulai berlaku setelah disetujui Presiden

Prinsip-prinsip Kontrak Production Sharing adalah :

  1. Manajemen Operasi pertambangan minyak dan gas bumi dilaksanakan oleh Perusahaan Negara
  2. Peralatan yang dibeli oleh Kontraktor selama masa kontrak, menjadi milik Perusahaan Negara setelah tiba di Pelabuhan Indonesia
  3. Pembagian keuntungan atas hasil produksi minyak mentah adalah dengan perbandingan 65% untuk Perushaan Negara dan 35% untuk Kontraktor. Kontraktor dikenai tanggung jawab membayar pajak atas penghasilannya 
  4. Kontrak Production Sharing mulai berlaku setelah disetujui oleh Presiden.

Akhirnya, perlunya penyelaman atas klaster arsip terjaga terkait Migas bukan hanya analisa tugas dan fungsi instansi pemerintah melainkan pada landasan peraturan perundangan yang berlaku pada masanya. 

Ruang Arsip

Terbayang, jika arsiparis harus terpisah dari arsip?. Dan bayangkan jika arsip tanpa adanya ruang penyimpanan. Dari dua pembayanganan itu, muncul pertanyaan “bagaimana jika pengadaan arsiparis tidak mendasarkan keberadaan ruang arsip? Dan apa bedanya ruang arsip dengan ruang penyimpanan arsip?

Tulisan ini menjadi penyelaman keterhubungan antara ruang arsip dan arsiparis serta ruang penyimpanan arsip. Pengadaan arsiparis tentu diawali dari analisa kebutuhan, paling gampang jika dikaitkan dengan keberadaan ruang arsip. 

Beranjak dari sinilah tulisan ini akan menunjukkan bahwa ruang arsip bukan sekedar ruang penyimpanan arsip, namun juga posisi duduk arsiparis dalam hal ini boleh kita sebut dan ruang kerja. Hipotesa sementaraku bahwa yang dimaksud ruang arsip terdiri atas ruang kerja arsiparis dan ruang penyimpanan. 

Tidak jarang, keluhan para arsiparis atas kondisi ruang penyimpanan. Penggambaran keluhan itu bisa jadi bukan dari ketiadaan ruang penyimpanan arsip. Namun pada kondisi ruang arsip. 

Desakan pertambahan arsip tahun demi tahun meneriakkan keterhubungan baru antara arsiparis dan ruang penyimpanan. Satu diantara keterhubungan adalah kedekatan posisi duduk arsiparis (ruang kerja kearsipan). Dadi sini, nalar kita ditunjukkan bahwa kearsipan terkait erat antara ruang kerja arsiparis dan ruang penyimpanan arsip. 

Nyatanya, tidak semua instansi pemerintah memberikan perhatian pada ruang arsip. Disini bukan sekedar ruang penyimpanan namun posisi duduk arsiparis pada keseharian waktu kerja. Idealnya, ruang arsip akan terdiri beberapa bilik antara lain bilik tempat duduk arsiparis, bilik pengolahan arsip, bilik penyimpanan transit, bilik penyimpanan arsip tertata dan bilik display hasil pekerjaan kearsipan (sirkulasi arsip).

Sedemikian Njlimet ya kah ruang arsip? Pengalaman empiris penulis selaku arsiparis, saat pertama kali bergabung di Ditjen Migas, aku berada di Ruang kerja yang  jauh dari ruang penyimpanan arsip. Saat itu ruang kerja di lantai 15 dan ruang penyimpanan arsip inaktif berada di lantai 8. Kondisi perbedaan lantai itu menjadi tantanganku dalam meniti pekerjaan kearsipan.

Kemudian datanglah suatu masa dimana pelebaran ruang perkantoran. Gedung perkantoran yang sebelumnya dikuasakan kepada Sekretariat Jenderal KESDM harus berpindah ke Kuasa Pengguna Barang Ditjen Migas. Sejak saat itulah perjodohan lantai 10 dengan kearsipan. Ruang kerja arsiparis harus melekat pada ruang penyimpanan arsip. 

Setelah mendapatkan dua bilik yakni sebagai tempat duduk arsiparis dan ruang penyimpanan. Kadang disitu masih terlihat bukan pekerja kantoran. Perlu ada bilik pengolahan arsip yang terdiri meja dan kursi.

Namun, tak berapa lama setelah dua unit roll opeck terpasang, terjadilah gegamangan pengelola gedung. Beban kearsipan memerlukan struktur lantai pada Gedung yang lebih kokoh. Maka bertemulah lantai 4 dengan kearsipan. Saat mulai yakin atas kekuatan lantai, penambahan dua unit menggenapi menjadi empat roll opeck (@600) dengan total kapasitas 2.400 boks ukuran 20×40 cm. 

Ruang arsip di lantai 4 memiliki dua ruang. Satu sebagai tempat duduk dan satu sebagai ruang simpan (baik hasil penataan maupun ruang transit). Kemudian demi percepatan penataan arsip, tempat duduk arsiparis berada pada ruang penyimpanan.

Separo dari space ruang penyimpanan yang seharusnya diisi dengan penambahan 4 unit rol opek, dipergunakan sebagai ruang pengolahan plus ruang duduk arsiparis dan petugas arsip. 

Perjalanan ruang arsip sejak lantai 8, kemudian ke lantai 10 dan saat ini mengisi lantai 4 Gedung Ibnu Sutowo merupakan pencarian kondisi ideal. Tempat duduk arsiparis tidak seharusnya berada di ruangan pengolahan. Begitu juga ruang pengolahan tidak bercampur dengan ruang penyimpanan. Namun itu semua butuh proses.

Perlu penjagaan yang kokoh dengan eksistensi arsiparis demi menuju kondisi ideal mewujudkan ruang arsip. Cerita tersebut menjadi episode selaku seorang PNS dalam jabatan arsiparis. Setelah mendapat tempat di satu dari banyak instansi pemerintah, maka kesimpulan sampai hari ini adalah perlunya menjaga eksistensi fisik dalam berkearsipan. 

Kondisi apapun yang menghadang, seperti perpindahan ruang penyimpanan arsip tentu menjadi perjalanan dalam jabatan arsiparis. Pemaknaan ruang arsip tentu menjadi narasi yang harus diperjelas tatkala berkearsipan. Karena dari situlah akan tergambar pola kearsipan,seperti halnya pengadaan ruang arsip. 

Obyek pekerjaan yang berbentuk fisik material kertas akan sangat bergantung pada ruang arsip. Kebutuhan ruang penyimpanan tidak serta merta menjadi dalih dalam berkearsipan. Masih ada kebutuhan pengolahan arsip, tempat duduk arsiparis yang menjadi bagian penting dari ruang arsip.

Inisiasi fisik bertahan tahun dalam berkearsipan, dengan menarasikan ruang arsip masih perlu waktu yang panjang. Belum lagi kondisi ruang penyimpanan yang tidak lagi mampu menampung fisik arsip

Sepedaan Alun Alun Depok

Minggu, 8 November 2020. 13 kilometer dalam keriangan. Tak hanya otot kaki, urat tawa pun ketarik saat saling gojlok satu sama lain. Sepedaan VTB kali kelima bagiku menepis ancaman kesehatan (Covid-19) dengan ruang membahagiakan. Selipan canda tawa lepas dipinggir jalan merengkuh keakraban. 

Sebelum, di cerita 14,5 KM bulan lalu 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/25/sepedaan-kubah-mas/?preview=true

Meskipun patahnya pegangan rel perpindahan gigi rantai telah menunda bertemunya spot Alun Alun Depok, namun mengisi ruang kekompakkan. Begitu pula saat telepon itu diterima, seolah daya kayuh pada kaki meningkat 100 persen. 1 jam 14 menit bersama dalam sepedaan menjadi inisiasi demi peningkatan tingkat kebahagiaan. 

Arsip Hukum KESDM

BERAT BRO!!! …. Kerja fisik di masa pembatasan sosial. Tumpukan arsip hukum hampir menyentuh plafon ruangan pemilahan. Seberkas demi berkas yang telah aku pisahkan sesuai dengan jenisnya, aku ikat dengan bungkusan map atau folder. Semakin hari, dari beberapa berkas menjadi ratusan berkas seiring berlalunya hari hari proses pemilahan arsip hukum.

Selain berasal dari unit kerja bagian hukum, aku menemukan arsip hukum yang tersebar ke seluruh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas. Wajar, sesuai tugas fungsi Direktorat Jenderal Migas selaku unit regulator, melekat nuansa rekaman kegiatan yang menghasilkan produk peraturan perundangan. 

Arsip hukum bukan hanya berada di Bagian Hukum pada Sekretariat Ditjen Migas, namun juga berada pada subdit di lingkungan Direktorat program, Hulu, Hilir, dan Teknik pada Ditjen Migas. Unit kerja selaku konseptor atawa inisiator produk hukum berdasarkan tata urutan perundangan. 

Meski akhirnya bermuara pada bagian hukum, nyatanya fisik arsip pun menghinggapi tumpukan arsip pada unit konseptor atau inisiator. Kedudukan Bagian Hukum pada sekretariat Ditjen tidak ubahnya sebagai tukang jahit atau kompilator dengan asistensi tenaga profesional perancang peraturan perundangan serta pemangku otoritas urusan hukum pada suatu organisasi. 

BERAT BRO…. Nyaris berlalunya tahun 2020, ratusan berkas arsip hukum hasil pemilahan belum juga mendapat giliran untuk diproses pendeskrepsian. Kenapa? Karena, lima orang dari Tim Arsip Ditjen Migas masih perlu waktu untuk penyelesaian pendeskrepsian jenis arsip lainnya, sedangkan empat anggota lainnya masih dalam peran helper. 

Sembari terus memonitor dan mengevaluasi serta mengarahkan semua anggota tim arsip Ditjen Migas, pemilahan arsip hukum kusasarkan pada koleksi arsip hukum hasil penataan terdahulu. Selaku arsiparis, aku pun merasa perlu membenahi susunan arsip hukum yang belum terpisah antara jenis substantif dan fasilitatif. 

Akhirnya, ilustrasi diatas menjadi gambaran bagaimana pemilahan arsip sangat perlu mendasarkan pada fungsi fasilitatif dan substantif. Arsip hukum yang menjadi satu diantara arsip fasilitatif yang memiliki karakteristik pemberkasan berdasar bentuknya/struktur naskah. Arsip hukum tidak semata mendasarkan proses bisnis atawa dan transaksi fungsi bagian hukum sebagai dasar pemberkasan. Oleh karena kelompok arsip fasilitatif, tentu akan menyebar ke seluruh unit kerja termasuk unit kerja substantif. 

Berikut kelompok arsip hukum mendasarkan  Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor : 167 K/04/MEM.2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanaan Arsip Kementerian ESDM berkode :HK

  1. HK.01 : Rancangan Peraturan Perundang-Undangan
    • HK.01.01 : Rancangan UU atau Peraturan Pemerintah pengganti UU
    • HK.01.02 : Rancangan Peraturan Pemerintah
    • HK.01.03 : Rancangan Peraturan Presiden
    • HK.01.04 : Rancangan Keputusan Presiden
    • HK.01.05 : Rancangan Instruksi Presiden
    • HK.01.06 : Peraturan Menteri ESDM
  2. HK.02 : Keputusan
    • HK.02.01 : Keputusan/Ketetapan/Surat Keputusan Menteri ESDM
    • HK.02.02 : Surat Keputusan Pejabata setingkat Eselon I
    • HK.02.03 : Surat Keputusan Pejabat setingkat Eselon II dan Kepala UPT
    • HK.02.04 : Surat Keputusan Bersama
  3. HK.03 : Instruksi/Surat Edaran/Surat Perintah
    • HK.03.01 : Instruksi/Surat Edaran Menteri ESDM
    • HK.03.02 : Instruksi/Surat Edaran Pejabat setingkat Eselon I
    • HK.03.03 : Instruksi/Surat Edaran Pejabat setingkat Eselon II dan Kepala UPT
  4. HK.04 : Bantuan Hukum
    • HK.04.01 : Bantuan Hukum Pidana
    • HK.04.02 : Bantuan Hukum Perdata
    • HK.04.03 : Bantuan Hukum Kasus Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN)
    • HK.04.04 : Bantuan Hukum Hak Uji Materiil
    • HK.04.05 : Bantuan Hukum Judicial Review
  5. HK.05 : Kasus/Sengketa Hukum
    • HK.05.01 : Kasus/Sengketa Hukum Pidana
    • HK.05.02 :  Kasus/Sengketa Hukum Perdata
    • HK.05.03 : Kasus/Sengketa Hukum Tata Usaha Negara
  6. HK.06 : Advokasi
    • HK.06.01 : Pertimbangan dan Konsultasi Hukum
    • HK.06.02 : Advokasi Hukum
  7. HK.07 : Pembinaan Hukum
  8. HK.08 : Dokumentasi Hukum
  9. HK.09 : Hak Kekayaan Intelektual (HKI)
    • HK.09.01 : Hak Cipta
    • HK.09.02 : Hak Paten
    • HK.09.03 : Hak Merek

Direktur Jenderal Migas, KESDM

Bapak Arifin Tasrif, Menteri ESDM RI melantik jabatan definitif Direktur Jenderal Migas. Penantian organisasi dengan jabatan Pelaksana Tugas atau Plt. pun berakhir di hari Jumat, 6 November 2020.

Terekam pergantian Dirjen Migas dari Bapak Ego Syahrial ke Bapak Djoko Siswanto pada 12 Juli 2019, tak berapa lama, kedua tokoh tersebut silih berganti mengisi jabatan Direktur Jenderal dalam status pelaksana tugas atau Plt. 

Baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/12/menanti-dirjen-migas/?preview=true

Selamat datang kepada Dirjen Migas yang keenam belas. Pasca Ibnu Sutowo, Soemantri Bojonegoro dan M. SADLI, atau tepatnya sejak tahun 1978, Direktorat Jenderal Migas telah mencatatkan putra dan putri terbaik bangsa sebagai pimpinan Direktorat Jenderal.

Sebagai Unit organisasi level eselon I yang mengurus regulasi sub sektor migas, kembali mencatatkan sejarah tokoh Migas. Berikut ketiga belas nama Direktur Jenderal sejak 1978 

  1. Prof. Ir. Tutuka Ariadji, M.Sc., Ph.D., IPU
  2. Djoko Siswanto 2019 
  3. Ego Syahrial 2019
  4. IGN. Wiratmaja 2015 – 2018
  5. Edy Hermantoro 2013 – 2015, Keppres 14/M Tahun 2013 tanggal 25 Januari 2013, ttd Susilo Bambang Yudhoyono 
  6. Evita Herawati Legowo 2008 – 2012, Keppres No. 69/M tanggal 24 Juni 2008
  7. Luluk Sumiarso 2006 – 2008
  8. Iin Arifin Tahyan 2002 – 2006 
  9. Rachmat Sudibjo melalui Kepres 88/M tahun 1999 tanggal 22 Maret ttd BJ Habibi 
  10. Soepraptono Soeleiman 1995-1999(Keppres No. 374/M Tahun 1995 23 Nov)
  11. Suyitno Patmosukismo 1988-1995 (Keppres No. 131/M tahun 1988, tanggal 25 Mei) 
  12. Brigadir Jenderal TNI (Purn) Ir. Soedarno Martosewojo 1984-1988, (Keppres 151/M tahun 1984, tanggal 26 Juni) 
  13. Ir. Wijarso 1978 – 1984 (Keppres 155/M tahun 1978 tanggal 15 Juli)
  14. Ibnu Sutowo

Arsip Perkantoran

Sepuluh tahun terakhir mengabdi di Direktorat Jenderal Migas, keseharianku berada urusan perkantoran. Menjadi bagian dari layanan internal perkantoran, kearsipan Ditjen Migas berada dibawah manajemen sub bagian tata usaha.

Meski kearsipan mempunyai landasan konsensus nasional berupa Undang Undang Republik Indonesia, namun tatkala berada di dalam unit kerja fasilitatif, kedudukan kearsipan melekat pada fungsi dan tugas organisasi. 

Dibawah Sekretariat Direktorat Jenderal sebagai Unit pemberi dukungan administrasi, tentu kearsipan memiliki enggel berbeda tatkala berada pada unit Sekretariat Jenderal atau bahkan unit organisasi berbentuk Badan.

Dalam memberikan dukungan administrasi kepada manajemen internal Direktorat Jenderal, Sekretariat Direktorat Jenderal terbagi menjadi empat bagian yakni Hukum, Rencana dan Laporan, Keuangan, dan Umum Kepegawaian dan organisasi. Pada empat bagian tersebut, Kearsipan Ditjen Migas berada pada bagian umum.

Bersama dengan sub bagian rumah tangga dan perlengkapan, Kearsipan Ditjen Migas menjadi binaan dari Biro Umum pada Sekretariat Jenderal KESDM. Untuk itulah rumusan tulisan ini menyimpulkan bahwa kearsipan Ditjen Migas terasa dekat dengan urusan layanan internal perkantoran yang menjadi indikator Performance bagian umum. 

Rumusan tersebut yang kemudian mengantarkan ilustrasi tulisan ini pada jenis arsip fasilitatif. Meski hampir serupa, namun jenis arsip fasilitatif memerlukan presisi yang tepat terutama terkait prinsip kearsipan yakni mengembalikan rekaman kegiatan kepada tugas dan fungsi unit pencipta. 

Presisi atau dg istilah bebasku “pijakan” dalam menempatkan urusan yang akan menghasilkan rekaman berupa informasi. Tugas dan fungsi Bagian Umum menjalankan urusan perkantoran diantaranya terkait yakni ketatausahaan, kearsipan dan kerumahtanggaan. 

Berikut Resume Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor : 167 K/04/MEM.2020 Tentang Klasifikasi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanaan Arsip Kementerian ESDM, dimana pada salah satu lampiran terdapat arsip fasilitatif Cq. TU, KA, dan RT. 

KETATAUSAHAAN (TU)

  1. TU.01 : Administrasi Menteri/Pimpinan
    • TU.01.01 : Sambutan Pidato Menteri/Pimpinan
    • TU.01.02 : Ucapan (ucapan terima kasih, simpati, pesan/kesan, dan rekomendasi)
    • TU.01.03 : Memori Jabatan Menteri/Pimpinan
  2. TU.02 : Keprotokolan
    1. TU.02.01 : Upacara/Acara Kedinasan
    2. TU.02.02 : Kunjungan Kerja (Kedinasan Pimpinan
    3. TU.02.03 : Agenda Pimpinan
    4. TU.03 : Pencetakan, Penggandan, dan Penjilidan
  3. TU.04 : Perjalanan Dinas
    • TU.04.01: Perjalanan Dinas Dalam Negeri
    • TU.04.02 : Perjalanan Dinas Luar Negeri
  4. TU.05 : Praktek Kerja Lapangan/Magang
    • TU.05.01 : SMU/SMA/SMK
    • TU.05.02 : Perguruan Tinggi

KEARSIPAN (KA)

  1. KA.01 : Sistem Kearsipan
  2. KA.02 : Pengendalian dan Pengurusan Surat
  3. KA.03 : Pemeliharaan Arsip
    • KA.03.01 : Pemberkasan Arsip Aktif
    • KA.03.02 : Penataan Arsip Inaktif
    • KA.03.03 : Alih Media Arsip
    • KA.03.04 : Kegiatan Fungsional Arsip
  4. KA.04 : Program Arsip Vital
    • KA.04.01 : Identifikasi dan Penataan Arsip Vital
    • KA.04.02 : Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital
    • KA.04.03 : Penyelematan dan Pemulihan Arsip Vital
  5. KA.05 : Pengelolaan Arsip Terjaga
    • KA.05.01 : Identifikasi dan Pemberkasan Arsip
    • KA.05.02 : Pelaporan Arsip
  6. KA.06 : Penelusuran Sumber Arsip
    • KA.06.01 : Wawancara Sejarah Lisan
    • KA.06.02 : Penelusuran Naskah Sumber
  7. KA.07 : Pelayanan Arsip
  8. KA.08 : Penyusutan Arsip
    • KA.08.01 : Pemindahan Arsip Inaktif
    • KA.08.02 : Pemusnahan Arsip
    • KA.08.03 : Penyerahan Arsip
  9. KA.09 : Pembinaan Kearsipan
  10. KA.10 : Pengawasan Kearsipan
    • KA.10.01 : Perencanaan Program
    • KA.10.02 : Pelaksanaan Audit
    • KA.10.03 : Pelaporan

KERUMAHTANGGAN (RT)

  1. RT.01 : Pelayanan Kerumahtanggaan
    • RT.01.01 : Pelayanan Umum
    • RT.01.02 : Pelayanan Khusus
    • RT.01.03 : Administrasi Pakaian Dinas Pegawai
  2. RT.02 : Pemeliharaan dan Perbaikan
    • RT.02.01 : Perbaikan Gedung
    • RT.02.02 : Perbaikan Rumah Dinas/Wisma
    • RT.02.03 : Pertamanan/lanscaping/penghijauan
    • RT.02.04 : Peralatan Kantor, Mesin, dan Pengolah Data
    • RT.02.05 : Pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja
  3. RT.03 : Pengelolaan Gedung
    • RT.03.01 : Manajemen Gedung
    • RT.03.02 : Green Building
  4. RT.04 : Pengelolaan Jaringan
    • RT.04.01 : Pengelolaan Jaringan Telekomunikasi
    • RT.04.02 : Pengelolaan Jaringan Listrik
    • RT.04.03 : Pengelolaan Jaringan Air
    • RT.04.04 : Pengelolaan Televisi Kabel
    • RT.04.05 : Pelaksanaan Penghematan Energi
  5. RT.05 : Pengelolaan Kendaraan Dinas
    • RT.05.01 : Pengurusan Surat-Surat Kendaraan Dinas
    • RT.05.02 : Pengelolaan Kendaraan Dinas
    • RT.05.03 : Penggunaan Kendaraan Dinas
  6. RT.06 : Ketertiban dan Keamanan
    • RT.06.01 : Pengamanan
    • RT.06.02 : Pengelolaan Ketertiban dan Keamanan
    • RT.06.03 : Adminstrasi Pengelolaan Parkir

Kata MC Jenazah & 2.500 pembaca

Dua kata “MC” dan “Jenazah” membuatku dirundung rasa penasaran. Dua kata itu terdapat di judul tulisan tanggal 28 Juni 2020. Penasaran ku pun menuntun pada satu pertanyaan “siapa sajakah dari 2.500 tampilan yang membaca tulisan itu?” 

Bagi penulis amatiran, wajar bila aku menerka nerka tentang siapa pembaca tulisan di akun WordPress. Lebih dari 600 tulisan yang sebagian besar bertema kearsipan, tentu akan menjadi bacaan di komunitas pekerja kearsipan. Terlebih, pemasaran tulisan pada tiap unggahan ke WAG komunitas tersebut. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/06/28/mc-pelepasan-jenazah/

Kemudian jika ditinjau dari 20 orang pengikut akun WordPressku, sangat mustahil dapat membawa lebih dari 2.500 pembaca untuk satu tulisan. Dan seingetku hanya di bulan Juni 2020 saja, aku memasarkan tulisan itu. Itu pun pasca berlalunya acara kemasyarakatan di lingkungan bermukimku. 

Otak kembali bertanya tanya. Apa yg menjadikan tulisanku terus dibaca? Apakah tampilan gambar yang menunjuk potret peristiwa yang sebenarnya?  Aku pun harus mengakui bahwa foto atawa gambar tersebut kuabadikan bukan semata mata terkait tulisan itu belaka, namun menjadi bagian dari kebanggaan terhadap keberadaan Mushola di lingkungan mukimku. 

Jika tilik dari riwayat tampilan pada bulan Juni 2020, tercatat hanya 7 tampilan. Bisa jadi ketujuh tampilan tersebut hasil pemasaran ke WAG komunitas yang aku ikutin. Tak ada sarana lain seperti Facebook atau IG yang kupergunakan untuk melakukan pemasaran. Khususnya pada tulisan itu.

Sebulan kemudian, tepatnya bulan Juli 2020 mencatatkan 34 tampilan.  Lanjut pada sebulan di bulan kedelapan, tampilan kembali melonjak ke 372 tampilan. Begitu juga selama bulan September, melonjak di angka 847 tampilan. Tak sampai disitu, di bulan Oktober pun merajai statistik catatan tampilan per satu tulisan yakni di angka 1174.

Peningkatan tampilan untuk tulisan yang berjudul MC Pelepasan Jenazah menimbulkan penasaran. Pun per hari ini yang memasuki hari kelima di bulan November 2020 pada angka 202.

“itu karena banyak orang yang bertugas sebagai MC dadakan” kata tetanggaku yang juga ikut ngeblog WordPress. Mendengar kata kata itu, nalarku pun bisa menerima, karena tulisan itu memang aku buat setelah mendapatkan kepercayaan untuk menjadi MC di acara pelepasan jenazah dari tetangga sekomplek. Tulisan sebagai bentuk kenangan atas kepercayaan tetanggaku.

“Ya, semoga memang begitu” pikirku di dalam hati. Di masa Pandemi COVID 19 ini, media berita terus menyajikan data kematian di tiap harinya. Tentu di setiap kematian akan terlaksana acara pelepasan jenazah y… Meski pada kasus kematian vonis rumah sakit positif paparan Covid-19, tiada acara pelepasan jenazah. 

Akhirnya, dari aktivitas menulis dan mencermati statistik tampilan tiap tulisan yang aku unggah di akun WordPress, terpersonifikasikan kondisi kehidupan. Meski aku harus menyadari bahwa personifikasi kehidupan terkait dengan kondisi otak dan kejadian serta kondisi yang dialami masing masing orang. Semoga bermanfaat