Nurul Muhamad

Layanan Kearsipan Dinamis

“Eh mmg bisa diganti 😅, Owalah hahaha, Iya bisa ternyata aq yg ga mudeng 🤭” [5/7 09.35] dari Analis Kebijakan Muda yang mendapatkan peran tambahan sebagai Sub Koordinator Perencanaan Subsidi. Aplikasi persuratan versus pemahaman para pengguna. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik untuk Layanan Kearsipan Dinamis.

Nyatanya, single ID untuk jabatan utama dan peran tambahan memerlukan internalisasi. Belum pahamnya pengguna aplikasi persuratan memantik layanan internal urusan ketatausahaan.

Saat ini, bersamaan dengan kebijakan nasional tranformasi birokrasi masih menyisakan peran tambahan yakni koordinator dan sub koordinator yang mirip dengan jabatan administrasi dan pengawas yang diterjemahkan dengan kode unit kerja.

Alur persuratan yang seharusnya langsung ke ID JFT harus melalui peran tambahan. Hal ini pernah dibahas kala identifikasi disposisi menteri yang terlalu lama berjalan ke tataran user pelaksana. Justifikasi pengaturan organisasi dan tatalaksana belum mampu merubah alur persuratan. Alhasil alur persuratan masih melalui leveling yang diterjemahkan kode unit kerja sejak JPT Madya ke Pratama sampai pada peran tambahan yakni koordinator dan sub koordinator sampai ke level pelaksana.

Namun demikian, pendekatan single ID untuk beberapa peran dalam aplikasi persuratan mampu menerobos hal tersebut. ID pengguna persuratan dapat diatur untuk beberapa peran sekaligus yakni Peran sebagai JFT, peran tambahan (koordi dan subkoordi), bahkan beberapa peran tambahan lain seperti pengelola anggaran, pengadaan dan penguna barang.

Selanjutnya, edukasi dan sosialisasi kepada pengguna menjadi kata kunci untuk implementasi setelah disuahkan dokumen proses bisnis. Penetapan dokumen SOP menjadi penting sebagai kesepakatan tetap penggunaan aplikasi persuratan.

Berkas keselamatan hilir migas

Kode MG mewakili tema Minyak dan Gas Bumi. Nomor 06, menjadi urutan “Teknik dan Lingkungan”. Lengkapnya kode MG.06.06 mewakili berkas Keselamatan Hilir Migas. Jika dikerucutkan lagi, tema pengujian dan kalibrasi peralatan, instalasi, utilitas, alat ukur secara periodik sesuai standar nya dilakukan demi menjamin keselamatan operasi hilir Migas.

Baca seri arsip teknik dan lingkungan Migas 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/11/jenis-dan-seri-arsip-teknik-dan.html?m=1

Terhitung tiga kali penataan yakni yang pertama penataan sesuai dengan unit pencipta (per sub direktorat). Penataan kedua dilakukan mendasarkan JRA Migas versi 2011. Penataan ketiga mendasarkan pada Klasifikasi Arsip KESDM 2020.

Sampai dengan hari Selasa, 31 Mei 2022 , manuver berkas inaktif seri keselamatan hilir Migas berkode MG.06.06. Kode “MG” Sejumlah 210 boks. Aktivitas penataan dan penyimpanan arsip inaktif setelah libur lebaran 2022.

Kelompok kode angka 65-67 sebagaimana peraturan menteri ESDM tentang JRA Migas yang dicabut di tahun 2020, dihadapkan dengan ditetapkan dengan klasifikasi kearsipan. Sistem alpha numerik mengharuskan berkas teknik dan lingkungan migas mengalami pembaruan daftar berikut dengan susunan penyimpanan.

Sembilan ratus map berkas berurutan definitif, memerlukan pengecekan kembali. Target manuver berkas adalah memastikan tingkat perkembangan asli dan fotokopi serta penyimpanan arsip selektif.

Hasilnya, lebih dari enam ratus nomor berkas definitif telah ditempatkan kembali ke dalam boks. Susunan boks berurut dari nomor kecil ke nomor besar berada di ruang arsip migas. Penggantian nomor definitif hasil pengolahan data dari berkas yang tidak selayaknya disimpan. Berkas yang disisihkan ialah arsip mewakili tingkat kaslian dan kelengkapan lengkap, serta tidak tertera nomor registrasi.

File seperti data dukung berkas perlu dilakukan penyiangan untuk mendapatkan penyimpanan yang efektif. Hanya item berkas yang berkaitan langsung menjadi bagian berkas. Apa contohnya? Surat yang merujuk sebelumnya, atau lampiran yang tersebut langsung dalam suatu arsip. Rujukan umum seperti peraturan perundang-undangan dan bahan lain yang bersifat publis, tidak lagi menjadi bagian isi berkas yang akan dipertahankan dalam penyimpanan arsip inaktif.

Ratusan file terpisah yang tersortir dipisahkan untuk dialihmediakan ke format pdf. Format pdf untuk di upload ke aplikasi arsip digital. Sampai disini, tenaga dan waktu untuk merubah format analog media kertas ke pdf cukup besar. Lembar per lembar yang ditandatangani oleh kepala inspeksi migas sebagai bentuk pembinaan keteknikan memerlukan proses autentikasi.

Kelompok arsip teknik dan lingkungan yang paling mencuri perhatian ialah kasus kecelakaan kerja yang menewaskan para pekerja migas. Keselamatan pekerja migas menjadi fokus dalam pembinaan. Kategori fist aid sampai dengan fatal. Keterkaitan dengan kementerian lain seperti lingkungan hidup dan perhubungan laut untuk kasus tumpahan minyak di laut.

Disamping itu pemeriksaan peralatan migas secara periodik yang dituangkan dalam Surat Kelayakan Penggunaan Peralatan dan SKPI untuk Instalasi Migas merupakan dokumentasi yang perlu dijaga. Begitu pula dengan izin penggunaan peralatan yang diawali dengan berita acara bertanda tangan inspektur Migas. Jabatan fungsional tertentu di sub sektor Migas menjadi garda terdepan pembinaan keteknikan Migas.

Perusahaan inspeksi peralatan ditunjuk oleh Ditjen Migas untuk medukung kepastian layak operasi suatu peralatan dan instalasi. Sistem alat ukur gas orifis, timbangan LPG atau alat filling machine LPG di SPBBE. Alat ukur timbangan yang dimiliki perusahaan pengangkutan LPG yang dipergunakan sebagai alat verifikasi filling machine LPG. Usaha pengangkutan LPG dengan Fasilitas Bottling Plant mengajukan surat keterangan hasil pengujian atau kalibrasi yang di ttd oleh Kepala Balai kemetrologian pada Pemerintah Daerah.

Alat ukur tinggi permukaan cairan mendasarkan danya keputusan bersama menteri pertambangan dan menteri perdagangan tahun 1988 untik menjamin keselamatan operasi dan keakuratan alat ukur tangki permukaan. Keterangan hasil pengujian oleh direktorat metrologi Ditjen standarisasi dan perlindungan konsumen kementerian Perdagangan. Kalibrasi Ulang Dip Tape, alat ukur tinggi permukaan sistem tangki ukur. Dikeluarkan dan berakhir dengan masa berlaku satu tahun.

Akhirnya, tulisan ini hanya sebagai cara menarasikan pekerjaan arsiparis. Ratusan transaksi dalam pembinaan keteknikan akan berulang mengikuti regulasi yang berlaku. Arsip tematik sesuai kondisi yang menasional perlu diungkap dalam setiap narasi penataan dan penyimpanan Arsip inaktif. Sampai dengan tahun 2018 berkas keselematan hilir migas telah berada di ruang arsip.

Keselamatan Hilir Migas

Baca seri arsip teknik dan lingkungan Migas 👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/11/jenis-dan-seri-arsip-teknik-dan.html?m=1

Sampai dengan hari ini, 10 Mei 2022 , manuver berkas inaktif seri keselamatan hilir Migas berkode MG.06.06. Kode “MG” 150 boks. Aktivitas penataan dan penyimpanan arsip inaktif setelah libur lebaran 2022.

Sembilan ratus map berkas berurutan definitif, memerlukan pengecekan kembali. Target manuver berkas adalah memastikan tingkat perkembangan asli dan fotokopi serta penyimpanan arsip selektif sesuai kode klasifikasi MG. 06.06.

Hasilnya, enam ratus nomor berkas definitif telah ditempatkan kembali ke dalam boks. Susunan boks berurut dari nomor kecil ke nomor besar berada di ruang arsip migas. Penggantian nomor definitif hasil pengolahan data dari berkas yang tidak selayaknya disimpan. Berkas itu tidak memiliki tingkat keaslian dan tidak lengkap, serta tidak tertera nomor registrasi.

Halal bil Halal Ditjen Migas

“Jikalau pandai mensyukuri, maka keberkahan dan kesehatan akan menyertai” Kalimat Bapak Tutuka Ariadji, Dirjen Migas. Kalimat yang terucap kala acara halal bi halal Ditjen Migas di Gedung Ibnu Sutowo, Jumat 13 Mei 2022.

Pun tatkala terucap “….meski dengan cara yang sehari hari, namun hasil kerja Ditjen Migas akan meletakkan pondasi kemajuan pembangunan migas yang diapresiasi dunia”... Tentu dua kalimat magis itu memiliki keterhubungan.

Berikut beberapa penggalan informasi yang kudengarkan menyertai dua kalimat magis di atas. Bapak Profesor akademik dari ITB Bandung yang telah mengimami Ditjen Migas sejak November tahun 2020.

Dirjen Migas, melayani dan mengarahkan

Membawa gas untuk kebutuhan rakyat Indonesia dengan proyek nasional jalur pipa batang – cirebon, cirebon -semarang, batang – semarang, menjadi amanat kepada Ditjen Migas. Suatu pekerjaan besar yang nantinya akan menghubungkan transmisi Sumatera ke Jawa Timur. Infrastruktur energi menjadi program nasional yang setidaknya merogoh APBN triliunan rupiah.

Bidang hilir, tantangan besar LPG tepat sasaran. Ditjen Migas sebagai regulator punya andil untuk menswit dari ekspor ke kebutuhan domestik. Kedepan 2 per tiga produksi LPG dialokasikan kepada kebutuhan dalam negeri. Tentu hal tersebut dapat meletakkan fondasi pembangunan Indonesia ke depan.

Bidang Hulu Migas membikin orang surprise, secara revolusioner menarik investasi dengan skema bisnis. Dengan nantinya penemuan gas utara Bali dan Lombok, serta Aceh bisa menjadi penemuan terbesar di dunia. Investasi hulu Migas masih menarik sekali.

Di bidang keteknikan, beberapa negara menyambut baik adanya gagasan pengelolaan gas suar dan teknologi pengurangan emosi GRK atau carbon capture Utilization Storage atau CCUS. Yang dilakukan bisa dilihat dunia.

Akhirnya,sambutan Halal bi Halal diakhiri dengan kalimat motivasi yang menyentuh dan menumbuhkan cara berpikir yang kritis. Mengutip filosof dunia einstein “saya ada karena saya berfikir’. Seluruh pegawai diajaknya berkontribusi positif, terlepas salah atau tidak itu nanti akan build up. Setidaknya dengan membatasj diri untuk skeptis dan mengatakan salah, demi membuka ruang kreativitas.

Arus Balik 2022

Episode rehat di Sleman itu harus berakhir. Kamis, 5 Mei 2022. Aku mengawali perjalanan dengan hidangan Soto Mekar Jaya sebelum nembus gerbang Boyolali yang berjarak hampir 3 jam dari rumah Slemab. Soto ayam kampung yang berada di Pinggiran jalan Yogya- Solo, sebelum Tempat Sunat Bogem.

27 April – 5 Mei 2022 adalah episode rehat sejenak dari kehidupan ku di pinggiran ibu kota. Meski tak utuh delapan hari, keberadaan di Jabung dan Sucen Yogyakarta melengkapi status anak.

Status yang masih memiliki Bapak dengan keluarga dibelakangnya. Anak yang ingin mengenang romantika kehangatan ibu, meski telah almarhumah. Begitu juga status menantu yang harus berperan baik demi keseimbangan jiwa untuk ketiga anaku, Nasywa, Dipta dan Rara.

Tiga malam dalam peran ayah untuk ketiga anak yang belum lepas pelukan menjelang tidur mereka. Tiga malam berada di penginapan untuk pengenalan anak dan penyelaman arti rumah tinggal. Semalam untuk bapak, dan rencana malam untuk seting kamar yang tak terlaksana

Cerita di kampung itu, sengaja kutulis demi ingatan diri. Arus balik ke Jakarta pun menjadi catatan yang perlu kupertahankan. Berbekal arah jalan Google Map, veloz menyusuri jalan lternatif yang lebih dominan nuansa persawahan. Dari KM 483 Boyolali, laju kendaraan roda empat terhenti di KM 456 Salatiga untuk BBM. Adalah Pertashop yang hanya menjual Pertamax telah menenangkan perjalanan mudik.

82.500 rupiah ongkos pertama setelah nembus Semarang, kalikangkung. Rest area yang dipadati pemudik menohok pemandangan perjalanan. Menjelang jam 12 siang, aku pun ambil pintu keluar Kendal. Menghindari ress area yang penuh sesak untuk sekedar menghibur dan mengganjal perut.

Istri meminta waktu untuk ke Toilet, ketemulah Pom Bensin. BBM senilai 185.000 rupiah untuk meluber seluruh permukaan dalam tangki. Laju kendaraan terhenti tatkala akses masuk peristirahatan KM 225 terlihat lengang. Segelas kopi hitam menenangkan diri, tatkala kantuk memenjaraku.

Pak laper“, kata Nasywa tepat di sebelahku. Di KM 225, Nasywa tertidur pulas. Pintu Keluar Cikedung, dua cup pop mie berhasil menghibur ketiga anaku. Di pinggir jalan raya Subang itu, warung kecil yang menyediakan toilet tanpa tulisan menjadi pemberhentian ku yang keempat. Salatiga, Kendal, KM 225 dan Cikedung.

Kepadatan jalan tol berhasil mencatatkan lima belas jam perjalanan. Nyaris jam sepuluh malam, raga pun mendarat di Villa Tanah Baru. Perumahan yang menjadi arena keseharian sebagai kaum Urban.

Nasabku, Mudik 2022

Macan mati meninggalkan belang, gajah mati meninggalkan gading. Jika manusia mati, meninggalkan apa? Apakah cerita yang bisa diingat banyak orang. Kisah kebaikan yang selalu dikenang oleh kehidupan? Atau catatan amal kebaikan dan keburukan? Bisa jadi manusia mati meninggalkan kontribusi yang dianggap sebagai jariyah manfaat dan keburukan?

Kisah perjalanan manusia ribuan tahun yang lalu selalu mengajarkan eksistensi di dunia. Bahkan disambung dengan cerita cerita di alam ruh yang selamanya akan tetap ada. Yang Gaib dan tidak terlihat oleh kasat mata, terus menggelayuti. Stempel doktrin “percaya kepada yang gaib”.

Entah dimana mendudukkan kebiasaan saling mengunjungi di hari lebaran. Orang menautkan dengan doktrin silaturahmi. Atau menjalin eksistensi antara sesama makhluk sempurna yang disebut manusia.

” Petani, sopo sing medhot paseduluran ” Respon keras bapak Wahono kepada kerabat di timur kota Jogja. Tiap tahun di bulan ruwah, makam mendiang kakek buyut (ayah dari Waliman, bapak dari bapaku) itu menjadi magnit keterhubungan persaudaraan. Setidaknya, memori pada 15 tahun yang lalu terus mengisi acara di keluarga bapak Wahono.

Kebutuhan dan harapan mengambil manfaat dari silaturahmi, sedikit membutakan sesuatu yang gaib. Saling balas membalas menjadi tuntutan nyata. Atau paling tidak memberi ruang untuk dapat memetik buah keterhubungan dari ikatan yang telah lama dijalinnya.

“Pake sudah tua, harusnya saya sebagai anak yang dapat meneruskan tradisi ruwahan di Klaten” Kataku untuk menengahi perbincangan penuh emosional itu. Meski terasa klise, namun hanya itu yang dapat terucap dari mulutmu untuk merasa memiliki sebuah ikatan keluarga. Terang, kondisi kaum urban seperti aku tak selonggar pribumi yang memiliki jiwa sosial tinggi.

Akhirnya, mudik lebaran tahun 2022 ini meninggalkan untaian cerita lama yang perlu aku tuliskan. Selasa 3 Mei 2022 yang mengantarkan hasrat pengakuan alur keturunan dari jalur bapak. Nyatanya, dari jalur bapak aku tergolong Coklat… cowok Klaten.

Keluarga Waliman

Melewati enam malam di Sleman, belum mampu mengerti apa itu arti keluarga. “Bahagianya berkumpul bersama adalah tatkala terungkap kembali cerita konyol sewaktu anak dan remaja tinggal bersama orang tua” Kata lek preh di dalam mobil. Sepulang dari katekan Gantiwarno Klaten, perbincangan ringan mengiringi kembali ke Sucen Triharjo Sleman.

Di dalam mobil itu, ikatan keluarga satu darah antara bapak, dan kedua adiknya mulai cair. Sedangkan di mobil satunya, ada dua adiknya lagi yang juga turut mendatangi tanah kelahiran mbah buyutku. Berada di sebelah timur provinsi Yogyakarta, terukir cerita awal kehidupanku di dunia.

Kenanganku semasa kecilku pun ikut mengkonfirmasi, bahwa kesederhanaan keluarga membuktikan rutinitas “ruwahan” Di makam mbah buyut. Memori kecilku mengingatkan masakan tahu yang diguyur kuah santan, racikan perempuan yang aku sebut kakak mbah. Kini, perempuan itu sudah terdiam di kamar ditemani sisa sisa kesadaran sebagai makhluk nya.

Inilah kisahku, di mudik lebaran 2022 yang diakhiri makan bersama di warung mie ayam karunia. Dua puluh empat manusia dari seorang pria bernama waliman, mulai belajar menguak arti keluarga. Bisa jadi disebut sebagai keluarga “waliman”

Ma’e , Ibu

20 tahun yang lalu, perempuan hebat dan sangat berjasa meninggalkan dunia. Perempuan hebat itu perpanjangan tangan Tuhan yang telah melindungi ku dari segala mara bahaya. Bahkan yang mengukir jiwa dan ragaku. Namanya Romilah, anak perempuan dari Bapak Harto Wiyono dan Ibu Umi.

Dari perempuan ini, aku tumbuh dan mampu meniti hidup di dunia. Perempuan yang tak pernah jera untuk bekerja untuk menghidupi keluarga. Tak heran, berboncengan naik sepeda ribuan meter hanya untuk mendapatkan nomor peserta didik dari Murangan ke Banyurejo.

Ibu yang ku panggil “Ma’e” adalah orang pertama kali mengabarkan ku bahwa namaku tertulis di surat kabar, diterima di pendidikan UGM. Bahkan tak hanya itu, memberikan duit dua juta untuk membayar ongkos mengenyam bangku kuliah. Meski waktu itu aku sudah terdaftar di UIN Suka Yogyakarta.

Pada 20 tahun yang lalu, kurang lebih sebelum bulan syawal 2002, aku hanya mampu memberikan pijatan di ruang rumah sakit murangan selama tiga minggu, berlanjut seminggu di panti rapih. Takdir Tuhan begitu Indah dan mempesona, hingga terpendam rasa sayang dari anak kepada Ibunya.

Bhakti anak kepada Ibunya, tak sanggup menjalar hingga saat ini. Hanya kenangan indah yang selalu membayangiku. Hingga di hari Senin, 2 Mei 2022 terbersit untuk menyediakan air mineral kemasan yang kuniatkan sedekah untuk alm. romilah bin Harto Wiyono. Meski hanya dalam niatan dan khayalku.

Pun tatkala terjadi pertemuan di keluarga ibu. Ada kesempatan untuk menyampaikan kata demi kata di hadapan kakak dan adik dari keluarga mbah Harto. “Aku bilang ke Ari Adik saya, meski Ma’e telah tiada di dunia, namun Tuh nya terus memantau keturunannya di dunia” Ujarku.

Setidaknya itu kalimat untuk membela rasa sayangku kepada Ma’e yang belum sempat menikmati hasil perjuangan membesarkanku. Tak ada kiriman rutin yang kuyakini sebagai sumber terang di alam kubur itu. Selain doa Ya Allah Ampuni lah segala kesalahan kedua orang tua saya, sayangilaj Ibu saya sebagaimana Ma’e menyayangiku di waktu kecil.

Mudik itu apa?

Sejak 2010, atau 12 tahun yang lalu, aku menjalani istilah mudik lebaran. Bus angkutan mudik yang disediakan oleh kementerian ESDM. Berburu tiket kereta api pun pernah kujalani. Terngiang harga perjalanan dengan rel dan gerbong yang ditarik lokomotif, melonjak ketimbang hari biasanya.

Pun moda pesawat terbang dengan low cost setelah memiliki anak berumuran bayi. Tol cikopo palimanan yang masih gres kulalui waktu mudik di tahun 2016. Lanjut tahun tahun berikut nya setelah jalan tol trans Jawa. Sejak berkeluarga, moda transportasi kendaraan pribadi mendominasi acara mudik.

Mulai jalur purwokerto, dari exit pejagan di masa mudik perdana via veloz. Atau jalan tol sementara dengan incaran gerbang elok, via Weleri untuk menuju ke Yogyakarta. Pun di tahun 2022 dimana telah melalui mudik selama 10 kali. Vakum mudik di tahun 2019 dan 2021 dampak pandemi covid 19.

Apa yang dilakukan sewaktu mudik? Rasa apa yang muncul tatkala mudik? Rangkaian ingatan mudik diatas mengantarku bermalam di Java village resort. Di malam kedua, deluxe balcony merangkai kata meninggalkan ingatan demi cerita. Sudut pandang berbeda menyelami mudik lepas dari rumah mertua indah.

Dari sini, kudapati khayal, jika kaum urban itu cenderung mengharap undangan untuk kembali bersosialisasi dengan warga yang telah lama ditinggalkan. Undangan, mungkin itu yang akan menerobos kekakauan nostalgia kampung halaman. Kisah klasik semasa kecil, mungkin menjadi wisata yang menarik disela sela waktu mudik.

Bisa jadi Ide adalah kumpulan kampung. Semacam forum gitu, ada ajang makan bersama atau pengenalan kembali seperti sawah sebagai arena bermain layangan, atau ajang ngarit bersama, mencari jangkrik, dan otor bedian.

Yang paling memungkinkan adalah perhelatan panitia zakat sampai pembagian, atau bisa jadi pengajian berbuka diakhiri dengan takbir keliling? Setidaknya berbuka puasa dengan keluarga di satu rumah anggota keluarga inti. Seperti tahun 2022 ini, Bantul, Jabung, Sucen (di rumah lek preh).

Atmosfir mudik atau pulang kampung sewaktu lebaran memerlukan gelaran yang menghadirkan nuansa tempo dulu. Ini adalah keinginan ku. Yang sampai malam keempat ini tak mampu kulalui. Karena masih berkutat di rumah mertua, rumah orang tua, dan rumah kerabat. Nuansa sosialita tempo dulu bahkan tak satupun kudapati.

Untuk Bapak Wahono

Dusun Ndemi Bantul, membuka puasa kedua di Yogyakarta tahun ini. Bentuk penerimaan dan kasih sayang kepada Bapak, menjelmakan hubungan kekerabatan baru. Dua unit televisi merk Coocaa menjadi pelengkap keterhubungan bapak kepada anaknya. Disertai ungkapan terima kasih atas segala yang sempat diberikan kepada anaknya.

Berapa duit saja jika ditotal untuk singgah selama puluhan tahun di rumah bapak. Ada 29.000 hari, tentu akan mencatatkan puluhan juta. Sudah wajar jika harus mengembalikan biaya sebesar itu untuk sekedar merongankan hutang budi kehidupan dunia.

Berada di java village resort ini, kudapatkan makna berapa besar biaya untuk singgah bermalam. Hotel berbintang di kabupaten Sleman bermalam untuk tiga malam saja sudah lebih dari satu juta. Bagaimana dengan 29.000 malam menyinggahi rumah bapak???. Tentu tujuh milyar yang harus aku kembalikan untuk mengganti biaya singgah selama 27 tahun.

Inilah catatan hayalku. Dimana merasa berhutang budi dengan kehadiran Bapak. Selain pengakuan sosial sebagai orang tua, ada budi baik yang tertanam untuk ku ilhami sebagai bentuk Karunia Tuhan. Berharap tidak keluar dari konsep syukur sebagai makhluk Ciptaan Nya