Nurul Muhamad

Arsip substantif merupakan rekaman kegiatan berdasarkan organisasi tata kerja. Arsip substantif dikelompokkan sesuai dengan klasifikasi masalah berdasarkan susunan unit organisasi dan tata kerja.

Numenkelatur unit eselon 1 menjadi masalah pokok dan numenkelatur unit eselon 2 menjadi sub masalah. Tugas unit organisasi, merupakan pokok masalah yang terurai dari susunan organisasi (menjadi sub masalah). 

#######

Sarwono Kusumaatmadja, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara menyetujui organisasi dan tata kerja Departemen Pertambangan Energi sesuai pola yang berlaku melalui surat nomor B-1489/I/92 tanggal 31 Desember 1992.

Sejumlah lima unit organisasi eselon 1 yakni  Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Ditjen Pertambangan Umum, Ditjen Geologi dan Sumber Daya Mineral, Ditjen Minyak dan Gas Bumi, dan Ditjen Listrik dan Pengembangan Energi. 

Ginandjar Kartasasmita, Menteri Pertambangan dan Energi menetapkan dengan Kepmen Nomor 1748 tahun 1992 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Pertambangan dan Energi yang mencabut keputusan serupa dengan nomor 1092 tahun 1984.

Susunan Organisasi Departemen seperti halnya Departemen Pertambangan dan Energi yang sering disingkat dengan DPE merupakan pelaksanaan lebih lanjut dari ketentuan Keppres Nomor 67 tahun 1992. 

Tugas Pokok Ditjen Migas 1992 ialah melaksanakan sebagian tugas Pokok Departemen di bidang pertambangan minyak dan gas bumi serta pengusahaan panas bumi berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri. 

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Ditjen Migas mempunyai susunan organisasi

1. Sekretariat Direktorat Jenderal 
2. Direktorat Eksplorasi dan Produksi
3. Direktorat Pengolahan dan Pemasaran 
4. Direktorat Teknik Pertambangan Migas
5. Direktorat Pembinaan Pengusahaan Migas
6. PPPTMGB “LEMIGAS” 
7. PP Tenaga Perminyakan GB Cepu

Dari uraian diatas maka arsip substantif minyak dan gas bumi sejak 1992 terdiri dari sub masalah yang tercermin dari susunan organisasi eksplorasi dan produksi, Pengolahan dan pemasaran, teknik dan pertambangan, pembinaan pengusaha, teknologi, dan tenaga perminyakan. 

Turunan sub masalah eksplorasi antara lain anggaran dan penerimaan, eksplorasi, eksploitasi, eksploitasi dan Produksi Panas Bumi, dan teknologi. 

Turunan sub masalah pengolahan dan pemasaran antara lain Kilang, proses khusus, pemasaran, Pengolahan, pengakutan, terkait panas bumi

Turunan sub masalah teknik pertambangan yakni lindungan dan Lingkungan hidup, kalibrasi dan alat ukur, instalasi dan peralatan, keselamatan pada eksplorasi eksploitasi, keselamatan pada pemurnian pengolahan. 

Turunan sub masalah pembinaan pengusahaan antara lain, barang operasi, tenaga kerja asing, jasa penunjang, standarisasi dan teknologi, serta data dan informasi. 

Pernahkah temen2 pembaca menjumpai arsip SIUP yang terpisah dari berkasnya tatkala berada di ruang records center? 

Bagaimana cara menyimpan arsip SIUP?, apakah dipertemukan dengan berkas asalnya? Apakah dideskrepkan sebagai satu arsip tersendiri? Atau malah justru disingkirkan? 

Dalam menjawab pertanyaan di atas, tentunya kita harus mendapat presisi yang tepat dalam memandang arsip SIUP. Apakah arsip SIUP merupakan produk administrasi utama dari suatu transaksi? Apakah arsip SIUP atas nama perusahaan tertentu hanya merupakan lampiran berkas sebagai suatu persyaratan dalam pengurusan lisensi atau rekomendasi tertentu dari suatu instansi pemerintah? 

Kedudukan arsip SIUP pada berkas inaktif tentunya tidak sama tatkala berada dalam berkas aktif. Batasan inaktif adalah selesai proses administrasi dengan diterbitkan suatu naskah oleh pimpinan instansi. Tatkala produk administrasi telah terbit, nilai arsip yang melekat pada lampiran berkas pun telah turun. 

Berbeda halnya SIUP yang berada pada berkas aktif yang merupakan lampiran yang dipersyaratkan. Untuk itu bisa saja, petugas arsip di central file dapat mendata arsip SIUP tersendiri. Diharapkan saat manajemen membutuhkan, SIUP yang terpisah dari berkas dapat segera dipertemukan dengan berkasnya. 

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) berisikan informasi nama perusahaan, milik sendiri/lisensi, alamat kantor, nama Penanggung Jawab, almmat Penanggung Jawab, NPWP, Nilai Modal dan Kekayaan bersih tidak termasuk tanah dan bangunan, jenis kegiatan usaha, bidang usaha, dagang kecil atau menengah, jenis dagangan utama. 

SIUP diterbitkan dengan ketentuan :

1. Diterbitkan oleh Badan penanaman Modal Kota/Kabupaten 
2. Berlaku di seluruh wilayah Republik Indonesia selama perusahaan menjalankan kegiatan usaha perdagangan
3. Penanggung Jawab wajib menyampaikan laporan sekali setahun 
4. Tidak berlaku pada kegiatan perdagangan berjangka komoditi, valuta asing, saham dan penggabdaab uang 
5. Tidak melakukan usaha selain tercantum dalmm SIUP
6. Daftar ulang setiap 5 tahun s.d tgl…. 
7. Catatan, menarik SIUP nomor sebelumnya 

Dasar hukum 

1. Undang-Undang Nomor 3 tahun 1982, tentang wajib daftar perusahaan (lembaga negara R.I tahun 1982 nomor 7 tambahan lembaran negara R. I nomor 3214)
2. Peraturan menteri perdagangan R. I Nomor 17 /M. DAG/PFR/2007 Tentang penyelenggaraan pendaftaran perusahaan. 
3. Peraturan daerah……… 

Tahapan penataan berkas inaktif yang  dilakukan oleh unit kearsipan Ditjen Migas terdiri dari penataan berkas inaktif status central file (penataan pertama) dan penataan lanjutan (statis records center). 

🌟 Penataan pertama, secara ideal dilaksanakan saat berada di unit kerja (central file). Hasil penataan adalah daftar arsip pindah. 

1. Mensortir bahan arsip dan non arsip
2. Pengelompokan arsip berdasar periode/tahun, unit kerja dan masalah/isi arsip
3. Mengikat arsip dengan kertas atau folder 
4. Deskrepsi dan input data arsip ke dalam komputer (aplikasi arsip digital)
5. Memasukkan ke dalam boks arsip
6. Penomoran boks 
7. Menyusun dalam rak atau lemari arsip

🌟 Penataan berkas inaktif lanjutan dilakukan setelah berkas inaktif dipindahkan dari ruang central file ke records center. Tahapannya terdiri dari:

1. Rekon data arsip dari aplikasi (menarik data arsip dari database ke format Excel) 
2. Olah data
3. Penomoran definifif 
4. Pengurutan dan perapian berkas hasil manuver
5. Memasukkan arsip ke dalam boks
6. Penomoran boks arsip
7. Editing data arsip pada aplikasi arsip digital 
8. Penyusunan daftar arsip sesuai nama unit kerja dalam bentuk excel 

Kondisi kearsipan di Direktorat Jenderal Migas memaksa penataan berkas inaktif baik status penataan pertama (central file) dan penataan lanjutan (records center) dilakukan oleh arsiparis dan petugas arsip pada unit kearsipan.

Beberapa catatan dalam penataan lanjutan pada tahap olah data yakni:

1. pastikan kesesuaian jumlah data pada Excel dengan jumlah fisik berkas 
2. Tambahkan kolom pada data excel untuk memisahkan antara berkas substansi dan berkas fasilitatif 
3. Arsip fasilitatif akan dikembalikan pada klasifikasi yang tercermin dari fungsi Sekretariat Ditjen Migas
4. Tambahkan kolom pada data Excel untuk memberikan indeks atau kata tangkap 
5. Periksa kembali konsistensi indeks sesuai dengan kelompok berkas yang terdaftar pada JRA Migas (Permen ESDM No. 18 tahun 2011)
6. Tambahkan kolom pada data Excel untuk penomoran definifif 
7. Urutkan data berdasarkan kolom tahun kemudian copy level kolom indek
8. Berikan nomor definifif secara otomatis(drag atau klik 2 kali) 
9. Cetak daftar berkas yang telah diberikan nomor definifif sesuai kondisi susunan penataan pertama untuk keperluan penomoran berkas
10. Cetak daftar berkas sesuai urutan nomor terbaru untuk keperluan pengebokan arsip
11. Edit kolom lokasi simpan (kolom boks dan lemari serta ruangan)

Beberapa pendapat terkait susunan berkas inaktif direkonstruksi sesuai dengan alur transaksi semasa aktif pun bersua dengan kenyataan kearsipan. Nyatanya berkas inaktif berdatangan ke ruang arsip dengan kondisi sangat beragam. Ragam tersebut berada pada tiga kesamaan yakni transaksi, bentuk naskah dan perihal/isi. 

Ketiga ragam kesamaan yang menjadi dasar berkas inaktif tersebut menjadi menarik untuk dilakukan analisa. Hasil analisa akan menjawab “Apakah penataan berkas inaktif harus dikembalikan pada kesamaan transaksi?”

Berkas inaktif yang datang dari suatu unit kerja tidak semua menyatu dalam kesamaan transaksi, namun beragam kesamaan seperti kesamaan bentuk, kesamaan isi/perihal/masalah bahkan sampai dengan kesamaan inisial staf pelaksana

Sebelum kita bahas, perlu kita sampaikan batasan dua kondisi penataan arsip yakni arsip aktif dan (berada di unit kerja) dan arsip inaktif (berada di unit kearsipan). Selain itu batasan selanjutnya adalah arsip dalam tidak kacau atau teratur. 

🌟 Berkas dalam kesamaan transaksi. 

Jika kita tengok karakteristik unit kerja sebagai pelaksana transaksi, maka akan mendapatkan fakta bahwa alur penyelesaian transaksi sangat berpengaruh terhadap bentuk pemberkasan. Terdapat dua kondisi penyelesaian transaksi yakni

1. alur penyelesaian satu transaksi oleh satu pegawai sejak surat permohonan sampai dengan terbitnya surat balasan. Contohnya satu penerbitan rekomendasi teknis kemigasan untuk satu permohonan. 
2. alur penyelesaian satu transaksi dengan pembagian peran beberapa pegawai. Penyelesaian transaksi dilaksanakan satu pejabat pengawas (level eselon IV) dengan dukungan beberapa orang pegawai. Tiap pegawai mendapatkan peran agar terlaksana penyelesaian satu transaksi yang apik, cepat, dan sesuai dengan kompetensi masing masing.

Pada kondisi poin kedua di atas, berkas inaktif yang datang ke ruang arsip tidak memberkas dalam kesamaan transaksi semata. Fakta dilapangan, alur penyelesaian transaksi poin kedua menggambarkan berkas inaktif sangat beragam. 

Lain halnya pada kondisi poin kesatu, sejak surat diterima pertama kali dan beberapa proses penyelesaian lanjutannya telah disatukan kedalam berkas yang sama sampai dengan surat balasan yang telah dikirimkan (memberkas dalmm kesamaan transaksi) 

Berdasarkan analisa diatas, apakah masih berkas inaktif dapat direkonstruksi sebagaimana alur penyelesaian semasa aktif???? 

Kemudian fakta di lapangan menunjukkan bahwa pelupuk mata petugas arsip menjadi saksi, ratusan meter kertas terus berdatangan ke ruang arsip. 

Belum usai dalam rencana meng implementasilan ide penyatuan berkas ke dalam kesamaan transaksi, petugas arsip pun dihadapkan dengan kendala rendahnya pemahaman substansi prosedur penyelesaian satu transaksi. 

Untuk mendapatkan ketepatan dalam penyusunan berkas inaktif dalam kesamaan transaksi, petugas arsip harus mempelajari terlebih dahulu tentang bisnis proses atau SOP atau juknis suatu transaksi. 

Bagaimana bisa, seorang petugas arsip inaktif dengan cepat mempelajari SOP dan juknisnya tatkala tidak terlibat langsung di unit kerja sebagai pemilik bisnis proses?? 

Sampai disini, nalar kita pun akan sampai pada job deskrepsi petugas arsip aktif. Petugas arsip aktif adalah pegawai yang berada di unit kerja bukan berada di unit kearsipan. 

Pertanyaan berikutnya adalah, “siapakah petugas arsip aktif itu? Apakah para pengadministrasi umum yang mensuport para pejabat pengawas (eselon IV)? Ataukah para staf pelaksana yang terlibat langsung dalam proses penyelesaian suatu transaksi??? 

Akhirnya tulisan yang terbatas ini hanya akan membuat kesimpulan sederhana. Rekonstruksi arsip inaktif merupakan pekerjaan yang mustahil dapat dilakukan tanpa ada batasan jelas antara arsip aktif dan arsip inaktif. 

Kemustahilan tersebut bukan hanya terletak pada kompetensi petugas arsip inaktif, namun juga pemahaman proses bisnis oleh petugas arsip aktif. Disisi lain adalah keterbatasan waktu kerja. Waktu penyelesaian suatu transaksi saja telah menguras banyak jam kerja.

Atau kemudian waktu kerja yang dimiliki oleh petugas arsip inaktif dituntut penyelelesaian menata arsip inaktif dari puluhan unit kerja. Tak heran jika kemudian susunan berkas inaktif disusun berdasarkan kondisi berkas semasa berada di unit kerja (masa aktif).

Toh di kearsipan, berkas dapat disusun berdasarkan kesamaan masalah, kesamaan bentuk, dan kesamaan transaksi. 

Semoga berguna

Jabatan keramat sebagai persinggahan menuju puncak karir ASN . Sebutan tersebut bisa jadi disandang pada jabatan Sekretaris Direktorat Jenderal Migas (SDM). Tampuk kursi Pimpinan Tinggi Pratama di Direktorat Jenderal Migas ini telah menjadi jalan beberapa pejabat ke kursi Migas Satu/Direktur Jenderal MIGAS. 

Sebut saja Bapak Edy Hermantoro yang kemudian Migas Satu. Sebelumnya tercatat Bapak Rida Mulyana yang kemudian menjadi Dirjen EBTKE, sedangkan Bapak Waryono Karno dan Teguh Pamudji ke KESDM 3, atau Sekretaris Jenderal KESDM. 

Tercatat pula Bapak Rachmat Sudibjo melaju ke Migas Satu bahkan ke Kepala BPMigas. Tak lama ini, Bapak Susyanto melaju ke Sekretaris Kementerian BUMN.

Kepmen 1837 2009 tanggal 20 Agustus 2009, Memberhentikan Ir. RIDA Mulyana sebagai Sesditjen Migas, dan mengangkat Edi Purnomo

Kepmen 899 tanggal 3 Maret 2009,mengangkat Rida Mulyana sebagai Sesditjen Migas

Penguatan Ketahanan Keluarga semakin terasa melalui kegiatan kemasyarakatan tingkat RT seperti Posyandu & Posbindu (Pos Pembinaan Terpadu), pada hari Minggu 8 Maret 2020 di Aula Serba Guna, Musholla Al Ukhuwah Villa Tanah Baru. 

Usaha penguatan ketahanan keluarga tersebut seperti Penimbangan balita sampai dengan pemeriksaan tensi, pemeriksaan gula darah, kolestorol, asam urat. Ada juga “Sharing session” dengan tema penanganan luka bakar di rumah oleh Ibu Salimah (salah satu warga RT 10 VTB yang berprofesi perawat di RSCM). 

Sejak awal tahun 2020, bentuk kegiatan kemasyarakatan tersebut dapat diinisiasi oleh kepengurusan RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru, RW 11 Kelurahan Tanah Baru, Beji Depok periode 2019 – 2021. Secara rutin tiap bulanan, dan telah tiga kali terlaksana berhasil menarik kehadiran warga RT 10 VTB beserta balita. 

#PenguatanKetahananKeluarga

Semoga berguna 

Badan Pembinaan Pengusahaan Kontraktor Asing atau disingkat dengan BPPKA didalam struktur organisasi Pertamina sesuai Keppres No. 11 tahun 1990. Badan ini mempunyai uraian pekerjaan yakni:

1. Pembinaan kerjasama, integrasi dan sinkronisasi kegiatan operasi 
2. Peneleaahan anggaran dan program kerja 
3. Pengawasan eksplorasi, eksploitasi, pengadaan material dan peralatan, angkutan dan jasa yang dilaksanakan oleh kontraktor Asing
4. Pengendalian upaya peng-indonesiaan tenaga kerja pada kontraktor asing 
5. Pengawasan investasi dalam rangka mengamankan pendapatan negara
6. Pemanfaatan produksi dan jasa dalam negeri 
7. Pengawasan pelaksanaan perjanjian kerjasama antara kontraktor asing dengan instansi pemerintah dan pihak lainnya
8. Penatausahaan dan pengawasan asset kontraktor asing 
9. Pengawasan kewajiban kontraktor asing sesuai kontrak dan peraturan perundangan yang berlaku
10. Membina dan memelihara keamanan dan ketertiban lingkungan kontraktor asing 
11. Melaporkan kegiatan dan evaluasi pengeluaran kontraktor asing untuk direksi Pertamina dan Menteri Pertambangan dan Energi
12. Menciptakan iklim investasi dalam kegiatan eksplorasi dan produksi serta pemanfaatan gas bumi

BPPKA dipimpin oleh kepada dan wakil dengan pembantu para kepala Bagian atau yang saat ini disebut Direktorat yakni 

1. Bagian eksplorasi dan produksi yang membawahi kepala eksplorasi, kepala eksploitasi, kepala pengembangan gas, kepala teknologi, kepala Operasi – EP
2. Bagian Umum yang membawahi kepala hukum, kepala PSDM, kepala Logistik, kepala pengendalian pengawasan kesehatan, kepala pembinaan lingkungan dan hupmas
3. Bagian finek yang membawahi kepala konsolidasi & admin, kepala penelitian dan evaluasi, kepala perencanaan dan anggaran, kepala perhitungan bagian negara, 
4. Bagian perka paman, kebandaraan & komunikasi yang membawahi kepala komunikasi elektronika, kepala prasarana maritim/teknologi laut, kepala perkapalan

Sejak diberlakukannya Undang Undang 21/2001 tentang minyak dan gas bumi, BPPKA digantikan oleh BPMigas.

2012 sesuai putusan Mahkamah Konstitusi berganti  menjadi SKK Migas dibawah koordinasi Kementerian ESDM.