Resiko Kearsipan

Pada instansi Pemerintah, Pemetaan Resiko mendasarkan pada Peraturan BPKP tahun 2021 dalam kerangka Sistem Pengendalian Internal Pemerintah disingkat SPIP.

Kearsipan sebagai pemilik resiko menyatakan bahwa ketersediaan arsip menghadapi resiko “hilang, terselip, rusak, jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab berdampak ada terhambatnya tujuan organisasi.

Misalnya perjanjian kontraktual antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai wakil Pengguna Anggaran Negara memakai sumber APBN menjadi dokumen pokok dalam pelaksanaan project dan dasar pelaksanaan fungsi pembayaran oleh unit keuangan yang mengalami hilang atau rusak, terselip, bocor akan berdampak pada akuntabilitas pembayaran dan pelaksanaan pekerjaan.

Dari kerangka ini maka menurut Peraturan BPKP tahun 2021 perlu melihat penyebab, peristiwa dan dampak yang ditimbulkan.

Kemungkinan terjadinya peristiwa hilang atau rusaknya dokumen teridentifikasi dari alur kerja sejak penyusunan kontrak, ditandatangani dan didistribusikan kepada pihak yabg terkait.

Bagi organisasi, pernyataan resiko (Daftar Resiko/risk register) ini akan menjadi dasar analisa kemungkinan peristiwan dan penyebab dalam kerangka pemilik resiko (unit kerja yang menerbitkan atau menerima sebagai dasar jaminan akuntabilitas)

Bentuk mitigasi yang dapat dilakukan dalam mitigasi resiko ialah penyusunan kontrak perjanjian setidaknya rangkap tiga atau lebih sebagaimana pihak yang terkait dalam pekerjaan (PPK, Penyedia, KPA/Kuasa Pengguna Anggaran) atau pihak yang terkait dokumen termaksud.

PPK dan penyedia jasa serta KPA mengarsipkan masiang masing arsip asli begitu sebagai bukti akuntabilitas. Kemudian pada fungsi pembayaran dapat mepergunakan copy asli sehingga dapat memitigasi resiko hilang dan rusak.

Mitigasi berupa penyusunan arsip rangkap dan penggunaan copy untuk kerangka pembayaran menjadi mitigasi pertama. mitigasi kedua ialah pemindahan arsip  tatkala berakhirnya masa audit internal dan eksternal atau masa inaktif.

Kontrak Perjanjian kegiatan yang diperuntukkan KPA akan disimpankan oleh fungsi dokumen kontrol atau arsiparis untuk kemudian menjadi arsip vital pada unit kearsipan.

Pernyataan resiko “ketersediaan arsip kontrak atau surat perjanjian dengan kemungkinan terjadi peristiwa hilang atau rusak serta jatuh pada pihak yang tidak bertangungg jawab memiliki dampak terhambat pencapaian tujuan organisasi dan rusaknya akuntabilitas instansi pemerintah.

Dari hal tersebut diatas, maka manajemen resiko kearsipan harus diikutkan pada SPIP atau risk register yang diterbitkan organisasi (unit ortala).