Pemberkasan arsip aktif atau yang lebih dikenal dalam filling dituntut bertransformasi sering perubahan lingkungan kepemerintahan berbasis elektronik dan perubahan sosiologi komunikasi publik.
Salah satunya tantangan yang nyata berasal dari Presiden RI saat memberikan sambutan pada Hari Kearsipan Tahun 2021. Kearsipan perlu meningalkan cara lama ke cara yang baru sebagaimana sumber yang diakses pada tanggal 21 April jam 00,19 WIB https://anri.go.id/publikasi/berita/presiden-jokowi-pengelolaan-arsip-harus-gunakan-cara-baru
Jika kita menyimak Pidato Presoden RI pada tautan simber termaksud, cara baru dari cara lama harus berasal dari cara pandang baru sehingga menghasilkan cara yang berbeda sama sekali dari yang sebelumnya. Pun dalam cara atau menetapkan tahapan filling system yang sebelumnya kental dengan penyimpanan central atau center ke multi penyimpanan.
Pangalaman empiris saya, selama 16 tahun bekerja di kearsipan, Filling system lebih berfokus pada sarana simpan baik diatur melalui kronologis,melalui subyek, melalui numerik atau alfa numerik dan seterusnya (sesuai metodologi klasifikasi arsip) dimana batasan berada dalam folder folder elektronik, satu aplikasi database, atau satu server.
Bahkan sebagaimana konsepsi organisasi Kearsipan pada UU RI nomor 43 tahun 2009 dimana bertipologi unit pengolah dan unit kearsipan memuat management penataan dan pemberkasan yang terbatas pada lokasi simpan/satu aplikasi database berlandaskan konsepsi central file dan records center.
Satu Aplikasi database tersebut ialah Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis (AUBKD) yang kemudian dijuluki dengan nama SRIKANDI sebagai implementasi Perpres 95/2018 tentang SPBE dengan obyek surat surat dan administrasi yang diwajibkan bagi seluruh kementerian dan lembaga instansi pemerintah.
Aplikasi berbagi pakai tersebut (SRIKANDI), tentu menjadi sarana filling system yang mandatori menggenapi regulasi kearsipan yang berlaku saat ini. Aplikasi SRIKANDI digawangi oleh lembaga kearsipan nasional (ANRI) telah dilengkapi fitur filling system dimana pemberkasan dan penataan berfokus pada pemindahan objek naskah dinas ke dalam folder2 elektronik yang telah diatur secara logis menurut pengaturan Tata Naskah Dinas, SKKAD , Kode Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip yang dicostumize sesuai instansi pengguna.
Sebagai bahan diskusi, menarik jika kemudian kita mempertanyakan, apakah filling system elektronik masih harus dihadapkan pafa landasan berfikir central dan center yang mirip dengan cara lama? Bukankah preservasi dan konservasi arsip tidak terlepas dengan sistem pemerintahan yang kini hampir semua berbasis digital /online sehingga mengakibatkan penyimpanan data rekod pun berbeda aplikasi database dan ruang servernya berbeda beda?
Wajar kiranya mempertanyakan itu, karena di Tahun 2025 kita dapat menjumpai pada kesepakatan International OAIS (Open Archival Information System) pada edisi ketiga ISO :14721: 2025 dimana secara signifikan merubah cara pandang dalam filling system arsip elektronik.
Jika pada edisi kedua 2012, OAIS masih bisa dikatakan berfokus pada preservasi penyimpanan, secara signifikan ISO ini memberikan panduan transformasi menuju keberlanjutan akses. Filling Sistem arsip elektronik bukan metafora filling sistem arsip konvensional melainkan management object data digital. Filing bukan lagi tersusun sebagaimana susunan folder yang tertata secara hirarkis sebagaimana jenjangnya, namun berupa penamaan object yang secara kosakata dapat terakses dengan akurat bahkam kala berada dalam konsepsi Big data.
ISO 14721 versi 2025 memberi penguatan pada perlunya penyusunan metada yang terstruktur pada object data dalam kerangka data manajemen. oleh karena itu, menurut hemat saya, sebagai tahapan dalam filling system ala ISO 14721: 2025 perlu kiranya memulai memberikan nama file atau memperhatikan metadata yang memiliki keterkaitan konteks kegiatan, konten atau isi sesuai perihalnya dan tak lupa strukturnya apakah surat atau laporan serta log riwayat jika terjadi pengkopian, download dan transmisi.
OAIS ISO 14721: 2025 ini menekankan bantuan algoritma sehingga dapat menciptakan otomatisasi data menegamen misalnya saja dapat digunakan saat pemberian klasifikasi arsip. Bahkan bukan sata satu cluod system, dengan struktur teknis dokumentasu perangjat lunak diharapkan dapat merender komponem arsip yang tersimpan di berbagai lokasi oenyimpanan atau multi cloud.
Akhirnya dari diskusi tahapan filling syatem arsip elektronik versi OAIS ISO 14721: 2025 tersebut memastikan bahwa arsip dapat lestari dari tingkat keterbacaan bahkan dengan teknologi masa depan, data atau file tidak rusak, dan metadata dapat memastikan asal usul atau meriwayatkan perubahannya (autentik)
Nurul Muhamad 