Alur Linear atau tahap demi tahap berlandaskan konsepsi Daur Hidup atau Life Cycle mengandung mandatori keberadaan organisasi kearsipan. Bentukan peran lokasi central file yang menjadi area arsip aktif dan kemudian berpindah ke records center yang menjadi habitat kala arsip inaktif secara linear menuntut keberadaan lembaga kearsipan sebagai muara (arsip statis).
Fokus fisik dokumen dan penjagaan secara berurutan menjadi pijakan organisasi dan lembaga kearsipan saat ini karena masih mempergunakan perspektive life cycle. Pada Pemerintah Pusat disebutlah ANRI dan pada Pemerintah Daerah disebutlah Kantor Dinas atao OPD Perpustakaan dan kearsipan. Pun di tingkatan Universitas diberikan pengenal sebagai Pusat Arsip.
Baik ANRI, OPD Kearsipan dan Pusat Arsip berperan dalam memori kolektif bernilai sejarah atau arsip statis. Bagaimana untik arsip dinamis??
Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 memberikan mandatnya bahwa Kementerian dan lembaga wajib menyusun organisasi kearsipan sebagai unit penyelengara kearsipan. Jelas aturan tersebut berada dalam perspektif life cycle akan menyelaraskan tujuan pembangunan kearsipan secara efektif. Adanya organ di dalam organisasi yang menangani kearsipan secara khusus menunjukkan sifat linearnya penciptaan arsip dimana adanya produsen/pencipta arsip, dan perantara arsip sebelum musnah dan statis (domain lembaga kearsipan).
Kemudian kearsipan berada dalam tantangan kompleksitas pengelolaan rekaman kegiatan dari pengaruh pesatnya perkembangan teknologi informai dan komunikasi. Realitas masyakrakat sebagai pengguna layanan pemerintahan telah menuntut kearsipan atau dalam hal ini organosasi dan lembaga kearsipan agar mampu mengimbangi perubahan tersebut.
Senafas dengan kritik Frank Upwoard, pakar kearsipan australia dan melakukan kritik pada pendekatan daur hidup arsip yang kemudian memunculkan pendekatan continum model.
Sebagaimana konsep Continum model ala frank upward maka organisasi dan lembaga kearsipan perlu bertansformasi penuh mengikuti sosilogi komunikasi yang kemudian menelurkan teori Produsen dan konsumen (Prosumer).
Ketidakjelasan antara produsen dan konsumen rekaman kegiatan ini atau dalam kerangka pelaksanaan kehidupan berbangsa bernegara (sebagimana diksi Undang undang kearsipan), maka Organisasi dan lembaga kearsipan perlu bergerak bukan hanya sebagai penerima donor, namun dapat berperan aktif sejak dimensi Penciptaan, perekaman, Filling system, dan pemasyarakatan arsip bernilai sejarah.
Sumbu contimum model yang dapat diperankan oleh organisasi dan lembaga kearsipan ialah mengubah kedudukan arsip sebagai perwujudan transaksi organisasi menjadi dialektika politik kenegaraan dan kebangsaan (memori kolektif). contohnya Ijazah seseorang yang kemudian menjadi Presiden bukan saja merupakan berkas pendaftaran pada Komisi Pemilihan Umum, namun menjadi ingatan bersama dan hak semua orang untuk melihantnya (publik sebagai tingkatan tertinggi dalam politik pemilihan secara langsung). inilah yang kemudian dalam continum model disebut sumbu evidential
Organisasi dan lembaga kearsipan juga dituntut bertransformasi dalam mendikotomikan arsip aktif dan inaktif, karena menurut cotinum model, akses arsip bersifat seketika saat dimensi bekerja secara simultan. Contohnya: pendalaman arsip vital dan arsip terjaga yang berada di unit pengolah benar benar dilakukan oleh unit kearsipan. Artinya arsip vital yang dikatakan bersifat aktif, namun perlu manifest (Daftar Isi Arsip) di unit kearsipan (notabene memiliki domain objek arsip inaktif)
Organisasi dan lembaga kearsipan dalam perspektif Continum perlu menekankan bahwa pentingnya metadata bukan pada fisik atau media arsip. Aksesibilitas jangka panjang kearsipan melalui kurasi dan reproduksi dapat mendukung penyelarasan pembaruan teknologi.
Akhirnya, diskusi ini mengerucutkan pada pemahamanku bahwa organisasi belajar dengan sistem terbuka bukan karena keharusan demi mempertahankan eksistensi. Organisasi dan lembaga kearsipan dalam perspektif life cycle adalah terbaik dikalanya (bukan dihapuskan), namun perlu bertransformasi dan menjelma dalam perspektif continum model sebagaimana dimensi pluralisasi (dimensi arsip guna kepentingan masyarakat luas)
Nurul Muhamad 